Hoy entraremos en un terreno pantanoso y difícil de navegar si no eres un experto en números: la contabilidad financiera y administrativa. Pero tranqui, en este artículo quiero explicarte de forma simple y fácil los elementos básicos que debes entender y manejar en tu negocio. 

¿Qué es contabilidad financiera?

Básicamente consiste en contabilizar la plata que entra y sale de tu negocio mediante el registro de transacciones que alimentan los estados financieros. 

Para entenderlo mejor, debemos recordar que las finanzas son las actividades que se relacionan con la plata. Mientras que la contabilidad es el control y registro de todas las transacciones que realiza tu empresa. Por lo que, la contabilidad financiera es el correcto registro y control de las actividades económicas de un negocio.

¿Para qué sirve la contabilidad financiera?

Le da información contable a las entidades externas a tu empresa para diferentes fines por medio de los Estados Financieros y para que con base en estos se puedan tomar decisiones. Y se usa para recolectar, clasificar, registrar y detallar información de los movimientos económicos de un negocio. 

Ejemplo: un accionista siempre querrá ver los informes financieros antes de decidir invertir en tu negocio, mientras que un proveedor querrá conocer la salud financiera de tu empresa antes de darte un crédito. Por otro lado, los auditores o entes regulatorios usarán los informes financieros para garantizar que las empresas están cumpliendo la ley y pagando impuestos.

Si quieres tener una clase básica de contabilidad no te pierdas este vídeo, donde Joaquín uno de nuestros fundadores te lo explica todo muy fácil: 

Diferencia entre contabilidad financiera y administrativa:

Como vimos antes la contabilidad financiera está dirigida a los accionistas externos. Mientras que la administrativa, está dirigida a los dueños de negocios como tú y a los administradores para ayudarlos a tomar decisiones, planificar y controlar. 

La contabilidad financiera te ayuda a conocer la operación del patrimonio de la empresa gracias al registro continuo de las transacciones realizadas.

Los principales reportes de la contabilidad financiera son: 

– El estado de resultados
– El estado de variaciones del capital contable

Los principales reportes de la contabilidad administrativa son: 

– El estado de flujo de caja o efectivo

– Los Estados de posición de inversión

Ventajas de la contabilidad financiera:

1. Te da control de las operaciones económicas y financieras de tu empresa 
2. Te da información de la salud financiera de la empresa en el momento actual
3. Te facilita la toma de decisiones 

¿Qué conceptos debes saber para entender la contabilidad financiera?

• Ingresos: es decir las entradas de recursos o eliminación de obligaciones que generan incrementos de patrimonio.
• Gastos: es decir las salidas de recursos que disminuyen el activo o incrementan el pasivo como salarios, alquileres y servicios.
• Activos: es un recurso que posee tu negocio en un momento del tiempo. Pueden generar un beneficio futuro y ser tangibles, como propiedades o equipos. O intangibles, como bases de datos de clientes y patentes.
• Pasivos: esto es lo que una empresa debe a terceros. Como hipotecas, nóminas y préstamos. 
• Patrimonio: corresponde al monto de las obligaciones de la empresa  o deuda de la empresa con sus dueños. 
• Capital: es lo que queda después de restar los pasivos a los activos. Por lo general, es propiedad del dueño de la empresa y sus accionistas.
• Cuentas por pagar: son obligaciones de tu empresa con los proveedores (pasivos). Normalmente están relacionadas con la compra de materiales o insumos para la operación. 
• Cuentas por cobrar: son las deudas a crédito que un cliente contrae con tu empresa al adquirir el  servicio o bien que vendes. Es decir son activos. 

También te puede interesar este artículo sobre 5 errores que cometen las pymes en contabilidad (y cómo mejorarlos)

¿Qué son los estados financieros?

Son informes que te ayudan a tener una radiografía de la situación financiera de tu negocio. Entender para qué sirve cada uno, te ayudará a analizar toda la información para que puedas tomar decisiones llenas de sabiduría. 

Los principales estados financieros son: 

1. Estado de resultados: conocido también como estado de ganancias y pérdidas, te mostrará de manera detallada la situación de tu negocio en un período producto de la venta de bienes y servicios. Te ayudará a tener una comparación entre los ingresos obtenidos con los costos que genera la empresa, para sacar los beneficios o pérdidas. 

Los ingresos netos del estado de resultados incluyen las cuentas por cobrar y otros elementos por los que no se ha recibido efectivamente un pago. 

2. Balance: es el inventario o enumeración de los recursos (activos) y obligaciones (pasivos y patrimonio ) de tu empresa en una fecha determinada. Por lo general, se hace una vez al año, pero para tener un mayor control, lo ideal es que se haga mensual o trimestral. El balance lo hace tu contador y muestra: (Activos = Pasivo + Patrimonio) 

3. Estado de flujo de capital o caja: es un informe que realiza un seguimiento del capital que ingresa y egresa de una compañía durante un período de tiempo. Los accionistas utilizan este informe para determinar cómo una empresa administra su capital.

Este informe está compuesto por:

• Actividades operacionales: plata que ingresa y que sale.
• Actividades de inversión: controlan los cambios en los activos y pasivos de una empresa respecto de los equivalentes de capital. 
• Actividades de financiación: plata que entra y sale mediante inversiones, deudas y bonos.

A diferencia del Estado de resultados, el flujo de caja neto refleja los pagos que la empresa efectivamente ha recibido o realizado. Por eso es muy importante que se analicen esos dos reportes en paralelo para ver posibles problemas de cobranza, entre otros. 

4. Estado de los cambios en el patrimonio: es una conciliación de los saldos iniciales y finales del patrimonio de una empresa durante un periodo de presentación de informes. 

Si quieres saber más sobre los estados financieros puedes leer este artículo

Cómo la tecnología puede ayudarte a ordenar los números de tu negocio:

Contratar un software en la nube enfocado en el flujo de caja y Resultado Operacional como Chipax, puede ayudarte a mantener tu negocio preparado para cualquier eventualidad financiera. Si bien Chipax es un software que te entrega reportes financieros, no contables. Sí te permite entregar reportes útiles para tu contador y traspasar a cuentas del balance la información que corresponda. 

¿Qué hace Chipax? 

• Es un software pensado 100% para que tu como dueño de pyme tomes el control de tus finanzas en el día a día sin tener que esperar a fin de mes o fin de año
• Sincroniza el SII o el SAT con tu Banco de forma automática, en segundos y en un solo lugar
• Te permite ver el saldo de cuentas con las facturas que clasificas en las distintas cuentas de activo, pasivo y patrimonio, resultado operacional, informe de conciliación bancaria, libro de ventas, libro de compras y libro de honorarios
• Te ayudamos demasiado cuando tu negocio tiene contabilidad simplificada con reportes como el Resultado operacional

¿Cómo puedes ver algunas de las cosas de contabilidad en Chipax? 

1. Traspasar al balance: Si tienes movimientos que corresponden a cuentas de balance y por tanto, no tienes un documento de respaldo contra el cual conciliar. Chipax te entrega la opción de traspasarlo a la cuenta de Balance que corresponda. Como por ejemplo la conciliación de un crédito. 
2. Clasificar documentos en cuentas de balance: Si tienes documentos que corresponden a cuentas de balance y por tanto no corresponde que sean parte de tu resultado operacional, Chipax te da la opción de clasificarlos en la cuenta de Balance que corresponda. Por ejemplo, la clasificación de facturas que corresponden a compra de existencias. 
3. Reportes: Chipax te entrega reportes útiles para armar la contabilidad de tu empresa. Como el Flujo de caja, resultado operacional y presupuesto.  

¿Qué puede hacer tu contador en Chipax? 

Tu contador tendrá un usuario gratuito en Chipax y podrá acceder cuando quiera a ciertas secciones o módulos que le servirán para realizar la contabilidad a final de cada mes. Algunas son:

• Conciliación bancaria
• Libro compras y libro de honorarios con la información clasificada 
• Resultado Operacional
• Remuneraciones
• Registro de compras
• Registro de ventas 

Esta información en su mayoría, le será útil a tu contador para declarar en el f29 y f22 en Chile y hacerle muchísimo más fácil el trabajo.

Y si no tienes un contador actualmente, tranqui. Nosotros tenemos partners que hacen contabilidad a nuestros clientes y te pueden ayudar

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Es importante que sepas que al ser un software financiero: 

• No hacemos el balance completo porque hay muchos elementos del balance que no son necesarios para llevar un orden financiero como el nuestro, además de que nuestro reporte que se acerca al Balance (el Saldo de Cuentas) no necesariamente va a cumplir la condición de Act = Pas + Pat, ya que lo que buscamos con este reporte es simplemente darle visibilidad a las cuentas que traspasamos al Balance.
• Nuestro Resultado Operacional (RO) incluye intereses y no incluye D&A (depreciación y amortización). El RO de Chipax no es exactamente igual al RO contable. El RO Contable incluye la depreciación y amortización, y no incluye los intereses.
• No calculamos el IVA ni otros impuestos. Simplemente te ayudamos a llevar el registro de cuánto se está pagando por conceptos de estos. Pasa lo mismo con las remuneraciones.

En conclusión

La contabilidad financiera te da información sobre tu negocio y te permite saber si estás ganando o perdiendo dinero. Lo cual es básico para determinar si tu negocio es rentable.

Chipax, al ser un software financiero enfocado en el dueño de la pyme te da orden y control de tus números en el día a día de una manera muy simple y en tiempo real. Y esa es una de las ventajas de que sea financiero y no contable porque probablemente tu contador tiene otros tiempos más largos ya que su trabajo no ve el día a día.

El foco de Chipax está en el flujo de caja que es el corazón de tu negocio. Creemos que es importante que entiendas los conceptos básicos de contabilidad para que en el momento que tengas que hablar con tu contador, no sientas que te está hablando en chino.

Recuerda que además, Chipax facilita la gestión de la cobranza, el pago a proveedores y da visibilidad sobre cuentas por cobrar y pagar. Te muestra el resultado operacional y flujo de caja para la toma de decisiones y facilita el flujo de información entre tu empresa y tu equipo contable.