Más te vale que en este mundo del emprendimiento sepas qué es y cómo se hace una orden de compra. Porque te aseguro que la vas a necesitar en tu negocio cuando compres o vendas un producto o servicio.
¿Qué es una orden de compra?
Es un documento con el que solicitas mercancías a un vendedor o proveedor y se conoce también como orden de pedido o nota de pedido. En esta se detalla:
- La cantidad de productos que vas a comprar o vender
- El precio
- Los términos de pago
- La forma de la entrega
¿Para qué sirve una orden de pedido?
- Ayudan al comprador y al vendedor a evitar confusiones
- Te ayudan a ordenar las operaciones
- Ayuda a que los proveedores visualicen el pedido para asegurar la venta
- Ayudan a dar agilidad y ahorrar tiempo
- Es un documento que sirve de soporte legal
- Válida la transacción comercial
- Sirve como respaldo mercantil
- Ayuda a visualizar movimientos de compra
En resumen, una orden de compra va a permitir que ambas partes tengan un registro detallado de la compra.
Clases de órdenes de pedido:
- Orden estándar (es la más usada)
- Orden planificada (se aplica cuando no hay certeza de la fecha de entrega)
- Orden abierta (se aplica cuando no se conocen todos los detalles de la compra)
- Orden contrato (Se usa cuando no se tienen precios fijos sino por convenio entre las partes)
¿Cómo hacer una orden de compra?
1. Elegir un proveedor: cuando quieres comprar un producto o servicio debes elegir un proveedor al que le emites una orden de compra con sus datos respectivos
2. Enviar la orden de compra al proveedor: entrega la orden y válida que tu proveedor pueda cumplirla en los tiempos acordados y que la información esté correcta.
3. Realiza la entrega: cuando el proveedor aprueba tu orden de compra procederá a entregar los bienes o servicios. La orden de compra te puede ayudar a confirmar que el pedido está completo.
Tips para generar una nota de pedido
- Identifica tu necesidad y los productos o servicios que vas a comprar
- Elige un proveedor que se adapte a las necesidades
- El vendedor se quedará con la orden de compra original y el comprador tendrá una copia
- El comprador detalla la cantidad de productos, el valor y los plazos de pago
Campos de una nota de pedido
- Datos de contacto del vendedor y del comprador
- Número de identificación del país en el que se hace la transacción
- Domicilio fiscal
- Razón social
- Dirección
- Correo electrónico
- Lugar y fecha de emisión
- Referencia del producto (nombre, cantidad de productos, valores, y descuentos si aplican)
- Método de pago y plazos
- Costo total (se suman si aplican gastos de transporte, seguros, etc)
- Impuestos
- Observaciones (si aplican)
- Fecha de entrega
- Términos de entrega
Es importante que guardes la copia de las órdenes de compra para que tu contador registre los pagos.
