Más te vale que en este mundo del emprendimiento sepas qué es y cómo se hace una orden de compra. Porque te aseguro que la vas a necesitar en tu negocio cuando compres o vendas un producto o servicio. 

¿Qué es una orden de compra? 

Es un documento con el que solicitas mercancías a un vendedor o proveedor y se conoce también como orden de pedido o nota de pedido. En esta se detalla:

• La cantidad de productos que vas a comprar o vender
• El precio
• Los términos de pago 
• La forma de la entrega

¿Para qué sirve una orden de pedido? 

• Ayudan al comprador y al vendedor a evitar confusiones 
• Te ayudan a ordenar las operaciones 
• Ayuda a que los proveedores visualicen el pedido para asegurar la venta 
• Ayudan a dar agilidad y ahorrar tiempo
• Es un documento que sirve de soporte legal 
• Válida la transacción comercial
• Sirve como respaldo mercantil
• Ayuda a visualizar movimientos de compra

En resumen, una orden de compra va a permitir que ambas partes tengan un registro detallado de la compra.

Clases de órdenes de pedido: 

• Orden estándar (es la más usada) 
• Orden planificada (se aplica cuando no hay certeza de la fecha de entrega)
• Orden abierta (se aplica cuando no se conocen todos los detalles de la compra)
• Orden contrato (Se usa cuando no se tienen precios fijos sino por convenio entre las partes)

¿Cómo hacer una orden de compra?

1. Elegir un proveedor: cuando quieres comprar un producto o servicio debes elegir un proveedor al que le emites una orden de compra con sus datos respectivos

2. Enviar la orden de compra al proveedor: entrega la orden y válida que tu proveedor pueda cumplirla en los tiempos acordados y que la información esté correcta. 

3. Realiza la entrega: cuando el proveedor aprueba tu orden de compra procederá a entregar los bienes o servicios. La orden de compra te puede ayudar a confirmar que el pedido está completo. 

Tips para generar una nota de pedido

1. Identifica tu necesidad y los productos o servicios que vas a comprar
2. Elige un proveedor que se adapte a las necesidades 
3. El vendedor se quedará con la orden de compra original y el comprador tendrá una copia 
4. El comprador detalla la cantidad de productos, el valor y los plazos de pago 

Campos de una nota de pedido

1. Datos de contacto del vendedor y del comprador
2. Número de identificación del país en el que se hace la transacción 
3. Domicilio fiscal
4. Razón social
5. Dirección
6. Correo electrónico
7. Lugar y fecha de emisión
8. Referencia del producto (nombre, cantidad de productos, valores, y descuentos si aplican) 
9. Método de pago y plazos
10. Costo total (se suman si aplican gastos de transporte, seguros, etc) 
11. Impuestos
12. Observaciones (si aplican) 
13. Fecha de entrega
14. Términos de entrega

Es importante que guardes la copia de las órdenes de compra para que tu contador registre los pagos.