Una de las claves para tener éxito en cualquier emprendimiento es la organización. Llevar un control sistemático de las cuentas de tu empresa es sumamente importante para evaluar su rendimiento.
Y gracias a la tecnología, los procesos relativos a las operaciones financieras de los negocios, que hasta hace un tiempo se realizaban manualmente, pueden ser automatizados, logrando hacer rentable cualquier proyecto de negocio. Un ejemplo de esto es la conciliación bancaria.
¿Qué es conciliación bancaria?
La conciliación bancaria es un procedimiento contable de control sobre el dinero en efectivo que disponemos y utilizamos en nuestras cuentas bancarias. Consiste en comparar los apuntes contables sobre los movimientos de una cuenta bancaria con los movimientos bancarios registrados durante un período determinado y asegurarnos de que estas coinciden. Comúnmente se efectúa de manera mensual, puesto que los bancos suelen enviar el registro de movimientos de nuestras cuentas mensualmente.
Ejemplo de conciliación bancaria
- En el caso de compras, supongamos que un servicio de Marketing adquirió un nuevo escritorio por un precio de $80.000 pesos. Al ejecutar la conciliación bancaria mensual correspondiente al mes de la compra, debemos tener a mano la factura que la compañía que nos vendió el escritorio emitió por el importe de este (los $80.000 pesos) y compararla con el movimiento reflejado por esta transacción en nuestra cuenta bancaria, que debe ser un débito por $80.000 pesos.
- Por otro lado, supongamos que, por un servicio de Marketing, la empresa emitió una factura por $200.000 pesos. Al hacer la conciliación bancaria correspondiente, será necesario contar con la factura emitida por la empresa y verificar que esta factura esté reflejada en un movimiento de ingreso a nuestra cuenta por el mismo valor.
Como pudimos apreciar en los ejemplos, la conciliación bancaria es un procedimiento simple, pero que requiere de mucha organización y atención, sobre todo en cuanto a las fechas y montos de dinero ingresados o debitados.
Las organizaciones comerciales tienen muchos movimientos que conciliar a fin de mes, por lo que, dependiendo de la cantidad de transacciones efectuadas, la conciliación puede convertirse en un proceso largo y tedioso, que requiera del tiempo y atención de más de una persona. Además, el proceso de conciliación requiere del ejercicio de comparar las operaciones no solo con facturas,, sino también con depósitos, cheques girados, notas de débito y notas de crédito (a veces hasta dos de estos por movimiento).
¿Por qué es importante la conciliación bancaria?
La conciliación bancaria es un procedimiento indispensable para toda empresa, pues nos permite saber el flujo de caja, en qué se ha gastado, prevenir pérdidas y verificar que no hayamos ingresado menos o gastado más del que deberíamos.
De esta manera, logras evitar errores tanto de la empresa como del banco, permitiendo verificar transacciones aún cuando exista pérdida de documentación. Este elemento es importante al momento de enfrentar una inspección con seguridad de que los datos contables se apegan a la realidad, evitando los descuadres y los problemas relacionados.
Otro de los beneficios que entrega es que otorga una información panorámica de la relación entre el banco y la empresa, permitiendo ejecutar planes estratégicos y la toma de decisiones informadas referentes a la inversión, expansión de capital o gastos adicionales.
Además, la conciliación bancaria es un procedimiento previo al balance contable que deben emitir las empresas mensualmente.
Tal vez te interese leer un artículo completo sobre ¿Por qué es importante conciliar? 🤔💸
¿Cuándo se hace la conciliación bancaria?
Entre más frecuentemente concilies más ordenados tendrás los números de tu negocio. Por eso, lo ideal es que lo hagas al menos 3 veces a la semana. Esto te ayudará a justificar los movimientos de la cuenta bancaria y a que tus cuentas cuadren en todo momento.
¿Quién realiza la conciliación bancaria?
Depende del tamaño de tu negocio y del personal con el que trabajas. Si tu Pyme no es tan grande seguramente tu como dueño serás el encargado de ir conciliando los movimientos. Sin embargo, también habrá casos en los que cuentes con un administrador o un contador externo que te ayude en este proceso.
Tipos de conciliación bancaria:
1. Conciliación individual:
Se basa en el saldo de los libros contables y libros auxiliares de tu empresa. Aquí tienes que encontrar las diferencias con el saldo bancario para hacer los ajustes contables necesarios. Generalmente depende de las operaciones del mes que están en el extracto bancario.
2. Conciliación conjunta:
Se basa en un documento que contiene la información sobre los asientos que no corresponden para hacer las correcciones.
Conciliación bancaria en Excel
Generalmente cuando comienzas un negocio es probable que uses una planilla de excel como la que verás a continuación para hacer tu conciliación bancaria:
En esta debes registrar las fechas de las transacciones realizadas, el concepto de cada una y las consignaciones registradas en los libros de contabilidad y en el estado de cuenta bancario. Luego tendrás que comparar cada operación y monto para ver si coinciden.
Probablemente si tu negocio tiene demasiados movimientos esta opción en Excel puede volverse una pesadilla para ti. Por lo que puedes probar un software online para pymes que te ayude a hacer este proceso de forma automática y sin errores.
Ventajas de la automatización de la conciliación bancaria
Aunque los procedimientos siguen siendo los mismos: conciliación, balance de situación, flujo de efectivo o emisión de facturas, la tecnología ha hecho que se simplifiquen enormemente los procesos.
Ahora los departamentos de finanzas y contabilidad de una empresa cuentan con herramientas que les permiten automatizar procedimientos y mejorar las tareas en tiempo y resultados.
Ese es el caso de los software para pymes que cuentan con conciliación bancaria automatizada. A continuación, te cuento las diferencias y ventajas que obtienes al automatizar el proceso de conciliación bancaria de tu empresa.
1. Menor probabilidad de errores
Sabemos que tu negocio cuenta con las personas mejor preparadas del mercado. Sin embargo, están sujetas a caer en problemas que significan una pérdida de dinero para tu empresa, especialmente si se trata de fallos en procedimientos contables y financieros o errores en la facturación.
Al automatizar la conciliación bancaria estás dejando el trabajo en manos de un sistema que realiza cálculos aritméticos con mayor rapidez y puede realizar varias tareas al mismo tiempo con un menor margen de error.
2. Mayor rapidez
Hasta ahora, la conciliación que ha hecho tu contador o algún responsable de finanzas requiere recorrer las facturas de todo el mes y comparar una por una con los movimientos registrados en la cuenta bancaria.
Hacer alguna de estas revisiones puede resultar algo engorrosa dependiendo de cuántas personas se dediquen a hacerlo, por ejemplo:
- Comprobar el monto de las facturas recibidas y de las facturas emitidas.
- Revisar que los datos de las respectivas personas jurídicas coincidan.
- Corroborar que los ingresos o débitos hayan sido efectuados en la fecha correspondiente.
Sin embargo, con la conciliación bancaria automatizada, tus trabajadores solo tendrán que seguir dos pasos:
- Cargar las facturas desde el SII o el SAT en el software (esto solo con un par de clics en el caso de los más avanzados).
- Autorizar al sistema para visualizar los movimientos en tu cartola o extracto del banco (o cargarlos manualmente).
Luego el software hará las respectivas comparaciones por su cuenta y te avisará cuando algo no cuadre o no sea entendido por el programa, disminuyendo drásticamente el tiempo que normalmente tomaría hacer la conciliación bancaria.
Mayor eficiencia
Según una encuesta bienal de costos realizada por Deloitte en América Latina realizada en 2016, más de 60% de las organizaciones que se propusieron una reducción de gastos por sobre un 10%, no pudieron cumplir con esa meta. La encuesta reveló además que solo el 21% cumplió con aquellos objetivos, mientras que un bajo 17% señaló que bajo los costos por sobre ese 10%.
Una de las maneras de concretar tus objetivos de aumento de la rentabilidad es por medio herramientas tecnológicas que simplifiquen la gestión, por ejemplo, trabajar la conciliación bancaria de forma automatizada. Al disminuir la complejidad y el tiempo de las tareas y aumentar la rapidez del proceso, le das a tus empleados la oportunidad de dedicar mayor tiempo y atención al resto de sus actividades laborales, mejorando su productividad y, por tanto, la eficiencia de la empresa.
Conciliación bancaria: Ahorro de tiempo y dinero
Es importante tener siempre presente en los negocios que el tiempo es dinero, especialmente cuando se trata de procesos que debemos realizar todos los meses, como la conciliación bancaria.
Mientras menos tiempo te tome realizar una actividad (manteniendo los estándares de calidad de tu empresa), más dinero ahorras y mayor tiempo disponible queda para otras actividades. La eficiencia de una organización, de la que hablábamos anteriormente, se construye tanto contratando a los mejores profesionales como brindándoles las mejores herramientas de trabajo. Automatizando tareas repetibles y que podría realizar una “máquina”, como la conciliación bancaria; se ahorra tiempo y dinero que la empresa puede invertir en otras áreas de trabajo.
En este video puedes ver cómo funciona la conciliación bancaria en Chipax:
Es ideal para Startups o PYMES
El crecimiento de las pymes está en alza. Sin embargo, todavía existen limitantes que coartan su expansión y repercuten en sus ganancias. En Chile generan sólo el 16% del Producto Interno Bruto (PIB) mientras que las grandes y megas corporaciones contemplan el 84% restante.
Por esta razón es importante que las Startups y Pymes de México y Chile, optimicen sus recursos operativos para generar ganancias que les permitan una mayor proyección de desarrollo.
Los software que permiten la automatización de la conciliación bancaria, flujo de caja neto, estado de resultados y cobranza, así como el resto de los procesos de contabilidad o finanzas, son muy útiles a la hora de entregar rentabilidad para empresas emergentes, pequeñas o medianas. Estas herramientas las ayudan a realizar dichos procesos con menos personas que las que necesita una gran empresa, sin poner en riesgo la calidad.
Así que, si estás comenzando un nuevo proyecto y armando el plan de negocios desde cero, o necesitas mejorar algunos de tus procesos que no están andando como quisieras en tu empresa, te recomendamos evaluar una solución tecnológica. Te podría resultar útil y ahorrar más de un dolor de cabeza por los gastos.
Los procedimientos contables no tienen por qué ser engorrosos o caros. El trabajo de tus empleados puede ser más productivo y tu empresa mucho más eficiente si hace la conciliación bancaria de manera automatizada.
Bonus: 💃🕺
Si este tema de la conciliación bancaria te estresa mucho, te dejamos una playlist que creamos para que escuches mientras concilias:
