¿Qué es y para qué sirve la conciliación bancaria?

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La globalización en este siglo nos ha dado la oportunidad de emprender más fácilmente que en siglos anteriores permitiendo una economía que entrega más posibilidades de crecimiento, y por ende, un escenario más competitivo. Una de las claves para tener éxito en cualquier emprendimiento es la organización. Llevar un control sistemático de las cuentas de la empresa es sumamente importante para evaluar su rendimiento. Gracias a la tecnología, los procesos relativos a las operaciones financieras de los negocios, que hasta hace un tiempo se realizaban manualmente, pueden ser automatizados logrando hacer rentable cualquier proyecto de negocio.


A continuación, te contamos todo lo que necesitas saber sobre la conciliación bancaria, su automatización y los beneficios que le brinda a tu empresa.

¿Qué es la conciliación bancaria?

La conciliación bancaria es un procedimiento contable de control sobre el efectivo que disponemos y utilizamos en nuestras cuentas bancarias. Consiste en comparar las anotaciones contables sobre los movimientos de una cuenta bancaria con los movimientos registrados por el banco durante un período determinado y asegurarnos de que estas coinciden. Comúnmente se realiza de manera mensual, puesto que los bancos suelen enviar el registro de movimientos de nuestras cuentas mensualmente.

Por ejemplo:

  • En el caso de compras, supongamos que  un servicio de Marketing adquirió un nuevo escritorio por un precio de $80.000 pesos chilenos. Al realizar la conciliación bancaria mensual correspondiente al mes de la compra, debemos tener a mano la factura que la compañía que nos vendió el escritorio emitió por el importe de este (los $80.000 pesos) y compararla con el movimiento reflejado por esta transacción en nuestra cuenta bancaria, que debe ser un débito por $80.000 pesos.
  • Por otro lado, supongamos que, por un servicio de marketing, la empresa emitió una factura por $200.000 pesos. Al realizar la conciliación bancaria correspondiente, será necesario contar con la factura emitida por la empresa y verificar que esta factura esté reflejada en un movimiento de ingreso a nuestra cuenta por el mismo valor.

Como pudimos apreciar en los ejemplos, la conciliación bancaria es un procedimiento simple pero que requiere de mucha organización y atención, sobre todo en cuanto a las fechas y montos de dinero ingresados o debitados. 

Las organizaciones comerciales tienen muchos movimientos que conciliar a fin de mes, por lo que, dependiendo de la cantidad de transacciones realizadas, la conciliación puede convertirse en un proceso largo y tedioso, que requiera del tiempo y atención de más de una persona. Además, el proceso de conciliaciónrequiere del ejercicio de comparar las operaciones no solo con facturas sino también con depósitos, cheques, notas de débito y crédito (a veces hasta dos de estos por movimiento).

¿Por qué es importante?

La conciliación bancaria es un procedimiento indispensable para toda organización, pues nos permite saber el flujo del dinero, en qué se ha gastado y verificar que no hayamos ingresado menos o gastado más del que deberíamos. 

De esta manera, se logra evitar errores tanto de la empresa como de la entidad financiera permitiendo verificar transacciones aun cuando existan pérdida de documentación. Este elemento es importante al momento de enfrentar una inspección con seguridad de que los datos contables se apegan a la realidad evitando los descuadres y los problemas relacionados.

Otro de los beneficios que entrega es que otorga una información panorámica de la relación entre el banco y la organización, permitiendo ejecutar planes estratégicos y decisiones informadas referentes a la inversión, expansión de capital o gastos adicionales.

Además, la conciliación bancaria es un procedimiento previo al balance contable que deben emitir las empresas mensualmente.

Ventajas de la automatización de la conciliación bancaria

Aunque los procedimientos siguen siendo los mismos: conciliación, balance o emisión de facturas, la tecnología ha permitido que se simplifiquen enormemente los procesos.

Ahora los departamentos de finanzas y contabilidad cuentan con herramientas que les permiten automatizar procedimientos y mejorar las tareas en tiempo y resultados. 

Ese es el caso de los software para pymes que cuentan con conciliación bancaria automatizadaA continuación, te contamos las diferencias y ventajas que obtienes al automatizar el proceso de conciliación bancaria de tu empresa.

Menor probabilidad de errores 

Sabemos que tu negocio cuenta con las personas mejor preparadas del mercado. Sin embargo, están sujetas a caer en errores que significan una pérdida de dinero para la empresa, especialmente si se trata de fallos en procedimientos contables y financieros. 

Al automatizar la conciliación bancaria estás dejando el trabajo en manos de un sistema que realiza cálculos aritméticos con mayor rapidez y puede realizar varias tareas al mismo tiempo con un menor margen de error.

Mayor rapidez

Hasta ahora, la conciliación que ha realizado tu contador o algún responsable de finanzas requiere recorrer las facturas de todo el mes e ir comparando una por una con los movimientos registrados en la cuenta bancaria. Es así como comprobar el monto de las facturas recibidas y de las facturas emitidas, revisar que los datos de las respectivas personas jurídicas coincidan o fijarnos que los ingresos o los débitos hayan sido realizados en la fecha correspondiente puede resultar un proceso engorroso que puede tomar días dependiendo de cuántos empleados tengas disponibles. 

Sin embargo, con la conciliación bancaria automatizada, tus empleados solo tendrán que cargar las facturas desde el Servicio de Impuestos Internos en el software (esto solo con un par de clicks en el caso de los más avanzados) y autorizar al sistema para visualizar los movimientos en tu cartola del banco (o cargarlos manualmente), luego el software hará las respectivas comparaciones por sí solo y les avisará cuando algo no cuadre o no sea entendido por el programa, disminuyendo drásticamente el tiempo que normalmente tomaría realizar la conciliación bancaria.

Mayor eficiencia

Según una encuesta bienal de costos realizada por Deloitte en América Latina realizada en 2016, más de 60% de las organizaciones que se propusieron una reducción de gastos por sobre un 10%, no pudieron cumplir con esa meta. La encuesta reveló además que solo el 21% cumplió con aquellos objetivos, mientras que un bajo 17% señaló que bajo los costos por sobre ese 10%.

Una de las maneras de concretar tus objetivos de aumento de la rentabilidad es por medio herramientas tecnológicas que simplifiquen la gestión, por ejemplo, trabajar la conciliación bancaria de forma automatizada. Al disminuir la complejidad y el tiempo de las tareas y aumentar la rapidez del proceso, le das a tus empleados la oportunidad de dedicar mayor tiempo y atención al resto de sus actividades laborales, mejorando su productividad y, por tanto, la eficiencia de la empresa. Lo anterior, entrega una mayor rentabilidad y una optimización de los recursos utilizados. 

Ahorro de tiempo y dinero

Es importante tener siempre presente en los negocios que el tiempo es dinero, especialmente cuando se trata de procesos que debemos realizar todos los meses, como la conciliación bancaria. 

Mientras menos tiempo te tome realizar una actividad (manteniendo los estándares de calidad de tu empresa), más dinero ahorras y mayor tiempo disponible queda para otras actividades. La eficiencia de una organización, de la que hablábamos anteriormente, se construye tanto contratando a los mejores profesionales como brindándoles las mejores herramientas de trabajo. Automatizando tareas repetibles y que podría realizar una “máquina”, como conciliación bancaria, se ahorra tiempo y dinero que la empresa puede invertir en otras áreas de trabajo.

Es ideal para Startups o PYMES

El crecimiento de las pymes está en alza. Sin embargo, todavía existen limitantes que coartan su expansión y repercuten en sus ganancias. En Chile generan sólo el 16% del Producto Interno Bruto (PIB) mientras que las grandes y megas corporaciones contemplan el 84% restante.

Por esta razón es importante que las Startups y Pymes optimicen sus recursos operativos para generar ganancias que les permitan una mayor proyección de desarrollo.

Los software que permiten la automatización de la conciliación bancaria, flujo de caja, estados de resultado y cobranza, así como el resto de los procesos de contabilidad o finanzas, son muy útiles a la hora de entregar rentabilidad para empresas emergentes, pequeñas o medianas, pues permiten realizar dichos procesos con menos personas que las que necesita una gran organización, sin poner en riesgo la calidad. 

Así que, si estás comenzando un nuevo proyecto de negocio o necesitas mejorar algunos de tus procesos que no están andando como quisieras en tu empresa, te recomendamos evaluar una solución que podría resultar increíblemente útil y ahorrarte más de un dolor de cabeza por los gastos .

Los procedimientos contables no tienen por qué ser engorrosos o caros. El trabajo de tus empleados puede ser más productivo y tu empresa mucho más eficiente si realiza la conciliación bancaria de manera automatizada. 

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