El otro día hablaba con la dueña de una pyme que estaba complicadísima con las facturas a sus proveedores. No había podido pagarle a un proveedor a tiempo, iba a pasarle lo mismo con otros, y le estaba causando un incendio contable que intentaba apagar a duras penas.

Ella tenía clarísimo que todo el problema se debía a una sobre dependencia en el Excel; porque digitaba la información de manera manual, lo que aumenta las probabilidades de malos ratos como este.

Uno pensaría que desde que el SII hizo obligatorio usar la factura electrónica, esta práctica habría acabado. Pero no. Muchas pymes todavía lo hacen. Y cuando crecen, se dan cuenta de que esos procesos improvisados no dan para más.

En este caso en particular, la solución está en invertir en un sistema de pago de facturas de proveedores digital, automatizado y en línea.

Una plataforma tecnológica que automatiza el pago reduce la posibilidad de error humano y ayuda a las pymes a ordenarse. Es también una excelente solución para evitar problemas comunes relacionados con las facturas de proveedores que descolocan siempre a las pymes. Aquí te listo los 5 principales problemas:

1. El proveedor pide un anticipo de la factura

No falta el que solicita el pago de una parte del producto o servicio antes de entregarlo o inmediatamente después de la entrega, y el resto en un plazo de tiempo determinado.

Es entendible que lo haga; lo ve como un tipo de garantía. Pero si la pyme no tiene sus cuentas ordenadas, el pago de un anticipo a los proveedores puede desordenar todos los números del negocio.

¿Cómo ayuda un sistema automatizado de pago de facturas digital y en línea? 

Mantiene las cuentas claras y contabiliza este pago como debe ser, dándole la visibilidad que merece. 

2. La factura del proveedor prescribió

Esto se relaciona con el caso de la pyme que te conté más arriba. Cuento corto, la fecha de vencimiento de la factura pasó y había firmado un contrato con el proveedor que establecía multas en caso de suceder cosas así. 

Y nadie respetó la fecha de vencimiento porque nadie se acordó. Como diríamos en buen chileno, se les pasó.

¿Cómo ayuda un sistema automatizado de pago de facturas digital y en línea?

Agenda los plazos de pago con semanas o días de anticipación y lleva un calendario de facturas que alerta cuando las fechas de pago estén próximas o si pasó el plazo de prescripción.

3. Ausencia de una buena cobranza. 

Muchas pymes no le pagan a sus proveedores a tiempo porque sus clientes se atrasan en pagar. La falta de un sistema de cobranza efectivo hace difícil saber cuán grande es la brecha realmente.

¿Cómo ayuda un sistema automatizado de pago de facturas digital y en línea? 

Fortalece el manejo de las cuentas por cobrar. Es cierto, no hace la cobranza per se, pero sí hace visible cuánto es el dinero que se necesita y cuándo es necesario tenerlo para cumplir con los proveedores. Al transparentar ese monto, la pyme sabe dónde enfocar sus esfuerzos para obtener los ingresos requeridos para pagar las facturas. 

4. No hay control de las facturas.

Si no hay seguimiento o monitoreo de estos documentos, las facturas impagas se acumulan y al momento de intentar pagarlas se arma el desorden. Y ojo que guardar la factura en una carpeta electrónica no es control. Es simplemente organizar información. Este control (o falta de) puede hacer la diferencia en un juicio si el proveedor te demanda por falta de pago.

¿Cómo ayuda un sistema automatizado de pago de facturas digital y en línea? 

Controla la situación de inicio a fin; desde la contratación del producto o servicio hasta la emisión de la orden de compra y el pago de la factura correspondiente.

5. Falta de un procedimiento de pago de facturas.

Se relaciona con el punto 4 y con el ejemplo de la dueña de la pyme que te conté más arriba. 

Las planillas de Excel son una forma de control, pero es insuficiente. El problema de fondo es la falta de un proceso de pago a prueba de fallas que permita ingresar la información de los pagos, evite retrasos y garantice el pago.

¿Cómo ayuda un sistema automatizado de pago de facturas digital y en línea? 

Promueve la práctica. Tiene un procedimiento integrado en su diseño y operación. Entonces, si tu pyme no tiene un sistema u orden propio, adquiere el hábito y el proceso cuando usa una solución tecnológica de este tipo. Aunque cambie de plataforma después, habrá incorporado la práctica (¡ese sí que es valor agregado!).

Consejos para elegir una plataforma de pago de facturas

• Analiza y decide qué problema necesitas que solucione la plataforma: pagar a tiempo, ordenar las facturas, cuadrar los ingresos con los pagos, etc.
• Cotiza varias alternativas para evaluar cuál se ajusta mejor a tus necesidades.
• Consulta cómo es el servicio de posventa, el soporte técnico y de acompañamiento que presta el proveedor de la plataforma.
• Considera aspectos como facilidad de uso, simpleza, y la cantidad de tiempo que requiere destinarle al sistema en el día a día.