Si crees que la factura electrónica es el documento tributario más importante para tu pyme, siento desilusionarte. No es así.
Hay un documento igual de fundamental (a veces más) que las empresas ocupan bastante: la nota de crédito. Es crucial que sepas cómo hacer este comprobante de egreso, porque así puedes deducir impuestos por el dinero que le devuelves a los clientes por concepto de descuentos, devoluciones, reembolsos y bonificaciones.
¿Qué es una nota de crédito?
Es uno de los seis tipos de Comprobantes Fiscales Digitales que tu empresa debe emitir por Internet (CFDI) para el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Es el nombre común que le damos al CFDI de egreso o comprobante de egreso. Los otros cinco son:
- Comprobante de ingreso o factura electrónica
- Comprobante de traslado
- Comprobante de recepción de pagos
- Comprobante de nómina
- Comprobante de retenciones e información de pagos
¿Para qué sirve este documento tributario?
Según explica el SAT, lo ocupas para realizar los siguientes trámites con una factura electrónica que emitiste:
- Anulación de una compra
- Devolución de un bien
- Descuentos por una venta
- Reembolsos por el cambio de un producto
- Bonificaciones por ventas futuras
¿Cuándo tienes que emitir este CFDI de egreso?
Si eres una persona física con actividad empresarial o una persona moral que realiza ventas de un bien o servicio con factura electrónica.
Por ley, en este documento deben aparecer los siguientes campos, los cuales aparecen explicados en esta Guía de llenado del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) del SAT:
- Nombre del emisor
- Serie interna
- Folio interno
- RFC del emisor
- Clave de Régimen Fiscal
- Número de certificado
- Forma de pago
- Método de pago
- Lugar de expedición
- Fecha y hora de expedición
- RFC receptor
- Uso del CFDI (si es una devolución, descuento, reembolso o bonificación)
- Clave del bien y/o servicio que adquiriste
- Número de identificación
- Cantidad de bien o servicio a egresar
- Valor del bien o servicio
- Importe de la unidad
- Descuento
- Base
- Impuesto
- Tipo de facturación
- Tasa de facturación
- Impuestos trasladados en la operación
¿Por qué es importante hacer una nota de crédito?
Este documento tributario es crucial para la administración financiera de tu negocio y el control de tu contabilidad porque permite:
- Reducir ingresos que registraste en facturas pasadas que quedaron anuladas.
- Corregir el monto indicado en una factura ya registrada; por ejemplo, la factura de complemento para recepción de pagos.
- Certificar que el dinero por concepto de devolución, reembolso o descuento fue entregado al cliente.
- Restar los impuestos que tu empresa ya no debe pagar por el monto de la factura que fue devuelto, reembolsado o descontado.
¿Qué necesitas para emitir este documento tributario?
- Ser persona moral o persona física con actividad empresarial que emite factura.
- Haber emitido una factura electrónica a un cliente por la compra de un bien o servicio.
- Requieres anular una compra, reembolsar una venta, o hacer una bonificación.
¿Cuándo funciona expedir el CFDI de egreso?
- Si necesitas devolver, reembolsar o bonificar el 100% del monto o una cantidad parcial del valor de la factura emitida.
- Si necesitas hacer el trámite para varios comprobantes de ingreso juntos o para una sola factura electrónica.
- Cuando haces un descuento para una factura electrónica de una venta futura.
- Si emites un CFDI de egreso sin todavía asociarlo con una factura electrónica.
A partir de la página 65 de la guía Anexo 20 del SAT puedes ver casos supuestos específicos de cómo emitir una nota de crédito.
¿Cómo puedes hacer un comprobante de egreso?
Puedes emitir una nota de crédito a través de un proveedor de servicios de facturación electrónica. Para asegurarte de que el documenta cumpla con la ley, te conviene usar alguna de las empresas certificadoras de facturas electrónicas autorizadas por el SAT.
¿Bajo qué regulación está la nota de crédito?
Este CFDI es un documento tributario y está regido por la Ley de Impuesto sobre la Renta (LISR) en los artículos 25 y el 103, y por el artículo 29 del Código Fiscal de la Federación (CFF). Revisa estas guías del SAT para hacer otros trámites relacionados con los comprobantes fiscales digitales por internet.
Consejos para que el SAT acepte tu CFDI de egreso:
- No incluyas comillas y respeta las mayúsculas, minúsculas, números, espacios y signos de puntuación.
- Utiliza la clave del RFC del receptor al que se le emitió la factura para hacerle seguimiento y tener trazabilidad de la misma transacción.
- Para la forma de pago, registra la misma clave que aparece en la factura, sea una devolución, descuento o bonificación, según el catálogo de formas de pago del Anexo 2 del SAT.
- Si emites una nota de crédito para una venta futura, registra el RFC de la persona a la que le otorgas el descuento, y usas después el mismo número cuando hagas la factura.
- Intenta amparar todos tus comprobantes de egreso con un soporte documental, de lo contrario no podrás disminuir estos ingresos ni sus impuestos relacionados.
- Verifica que el descuento, reembolso o bonificación está incluido en la nota de crédito, y que la deducción del impuesto es la que corresponde.
- Lleva un registro de todos tus CFDI de egreso indicando la factura relacionada y cada uno de los campos que te indiqué antes. Así te será más fácil validar esta información durante la declaración anual de impuestos.
- Invierte en un software de gestión que te permita emitir notas de crédito y así facilitar la administración de estos comprobantes fiscales digitales.
