Los proveedores son una pieza fundamental de tu Pyme. Sin importar el tamaño de tu empresa, son ellos quienes te suministran los materiales necesarios para desarrollar tus productos o servicios, por eso es importante que sepas sobre la gestión del pago a proveedores.

Esta relación es clave para la salud de tu empresa como para la economía nacional. De hecho, el Ministerio de Economía Fomento y Turismo afirma que el 21,3% de las empresas en Chile se ven comprometidas por el atraso en las fechas de pago pactadas.

Por eso a continuación, te entregaré una serie de recomendaciones para que administres la cadena de suministro y hagas el pago a proveedores como PRO.

Primero que todo ¿Qué es el pago a proveedores?

Es el trámite por el que abonas o adelantas una cantidad de dinero relacionada con el producto o servicio suministrado por un tercero para el desarrollo de tus productos. 

¿Suena sencillo verdad?

Pero ambos sabemos que es un proceso que involucra diferentes aspectos como las plataformas de pago, los plazos vigentes y mucho más.

4 Aspectos a tener en cuenta para el pago a proveedores

• Cualquier operación comercial que hagas debe tener una factura o documento, sea una electrónica o convencional. 
• Los proveedores están obligados a facilitarte la factura en un plazo máximo de 30 días desde la fecha en la que se entregó el producto o servicio. 
• Ningún acuerdo puede fijar plazos superiores a los 60 días hábiles para el abono de la factura.
• Si hay periodos de prueba de los productos o servicios establecidos en el contrato, debes aprobar o rechazar en un plazo de 30 días. A su vez, la fecha para el pago al proveedor tras la prueba también será de 30 días hábiles desde la aprobación del pedido.

Hablemos sobre el proceso de compra a proveedores

1. Generación de la orden de compra y factura

Una vez decidido lo que comprarás, debes enviar un detalle o emitir la orden de compra para tu proveedor. La documentación debe contener los detalles de la transacción como el número de productos solicitados, la dirección de tu empresa, precio, la forma de pago, la fecha de recepción, entre otros. De esta forma, la factura que generará el abastecedor tendrá los datos precisos de la transacción.

Este proceso puede tomar hasta el 35% del tiempo del departamento contable. Por esto, procesos como la factura electrónica pueden ayudarte a ser más eficiente con tus recursos.

2. Recibir y evaluar calidad

Es fundamental revisar la calidad de los productos o servicios adquiridos, es decir, que cumplan con las condiciones pactadas. Así evitas futuros problemas y agilizas los procesos si hay algún tipo de inconveniente.

3. Autorización de pago

Una vez que hayas recibido los productos tal como los solicitaste, acompañados de su respectiva factura, es momento de realizar el pago a tus proveedores.

¿Qué es el Periodo Medio de Pago? 

Para hacer una programación de pago a proveedores adecuada, es ideal que tengas tus finanzas organizadas para conocer tus plazos y los periodos medios de pago.

El periodo medio de pago a proveedores (PMP) es un indicador que te permite entender tu capacidad como acreedor al momento de pagar las facturas a proveedores a tiempo. La fórmula para el pago es:

• PMP = (Compras medias a pagar / Compras totales) x 365

El resultado será el intervalo de fechas que tienes para gestionar el pago de los proveedores. De esta manera, puedes establecer prioridades de compra y no comprometer tu imagen con ninguno de tus aliados comerciales evitando el vencimiento de tus facturas.

La fórmula te permite pactar los días de pago con tus proveedores, lo cual te permite automatizar pagos y tener un proceso más sano.

Ahora ¿Cómo puedes fortalecer la relación con proveedores? 

Mejora la comunicación

Abrir líneas y canales de comunicación, como reuniones, representa un beneficio mutuo. Esta debe ser regular y efectiva, enfocada en resolver problemas y tener objetivos en común. Una excelente idea 💡 es compartir con tus proveedores cuáles son los resultados positivos y la información relacionada con los casos de éxito que has logrado.

También hay que ser transparentes al expresar las expectativas y las metas a alcanzar con respecto al servicio que solicitas. En este caso, tú eres el cliente, así que estás en el derecho de demandar lo que solicitaste. Sin claridad, es difícil que se puedan satisfacer tus necesidades comerciales, lo que afectará la calidad del producto.

Buen comportamiento 

Si la calidad del producto es buena y cumpliste con el pago a tiempo, tienes la base para una relación duradera. Las exigencias de ambas partes se deben efectuar, lo que te ayudará a construir una relación sólida que beneficiará tus intereses comerciales. Además, esto puede concluir en algún descuento por parte de tus proveedores.

Forma el sentido de pertenencia 

Imagina un engranaje: si una de sus partes no funciona, afecta a todo el sistema.

Los procesos comerciales, en su sentido amplio, funcionan como cualquier tipo de engranaje. Por ello, debes crear las expectativas para que tus proveedores tengan conciencia de que son un equipo, es decir, tu éxito también es el suyo. No hay nada mejor que establecer lazos con los proveedores basados en el crecimiento recíproco.

Evalua los resultados 

Más que la simple formalización del contrato y el cumplimiento de las partes, lo ideal es implementar métricas o KPIs de cumplimiento y servicio. El seguimiento de estas estadísticas favorece la generación de resultados positivos y presenta desafíos comerciales futuros del uno y el otro.

Conoce los riesgos 

• ¿Son riesgos originados por nuestra Pyme?
• ¿Son riesgos que nacen de nuestro proveedor?
• ¿O de ambos?

En tu empresa puedes diagnosticar los riesgos que pueden afectar tus ventas: 

Si la última pregunta es afirmativa, debemos afrontar los peligros de manera conjunta. Sólo así podremos encontrar soluciones por medio del desarrollo de nuevos servicios o productos sin comprometer la relación.

Existen herramientas tecnológicas que te ayudan a gestionar el pago a proveedores y que permiten realizar esfuerzos en trabajar para el fortalecimiento del trato que tengamos con ellos o en otros aspectos productivos de nuestra compañía.

¿Cómo mejorar el pago a proveedores a través de la tecnología? 

Para las empresas con altos volúmenes de facturación, este proceso puede ser bastante tedioso. Para eso, hay varios productos financieros como el factoring o el confirming definition que permiten delegar tus cuentas a interventores o terceros.

Sin embargo, si eres de los que te gusta tener el control total, tienes la opción de automatizar el proceso para ser más ágil y ahorrar tiempo y dinero.

Estas son 3 claves al momento de optimizar tus recursos:

1. Utilizar servicios y aplicaciones de empresas especializadas en facturación electrónica y automatización para reducir los errores humanos.
2. La automatización de pasos en el pago a proveedores a través de programas informáticos estandariza dicho proceso de cara a replicarlo en próximas gestiones.
3. Emplear estos servicios reduce las tareas manuales que intervienen en la facturación a proveedores, ahorrando horas de trabajo y personal. 

El talento humano, es sin duda 👫 el recurso más grande de una empresa. Sin embargo, a través de la automatización de programas como Chipay (herramienta que simplifica el pago a proveedores GRATIS), puedes ahorrar tiempo y dinero sin ningún error.

Estos son los aspectos más importantes al momento de realizar el pago a los proveedores. Todas estas claves se pueden transformar en la oportunidad de incrementar el alcance de tu servicio o producto de forma exitosa.
Ajustar el balance financiero es esencial para cualquier negocio. Si buscas simplificar tus procesos y decirle adiós a los errores manuales, Chipax te ayuda con esta misión. En un solo lugar tendrás desde automatizaciones de flujo de caja, cobranza o pago a proveedores hasta reportes en tiempo real como estado de resultados y plan de cuentas.