Sin duda ha sido un año de locos. La pandemia nos ha afectado a nosotros y a varias Pymes con las que trabajamos de diferentes maneras, siendo la capacidad de adaptarse y el tener tus finanzas en orden la clave para poder tomar decisiones ágilmente y sobrevivir.
¿Cómo prepararse para lo inesperado? La clave es lograr ser flexibles. Definir tu presupuesto para el año que ya casi llega, es algo en lo que, si no habías pensado hasta este momento, es momento de darle prioridad. A pesar de la situación actual, definir tu presupuesto logrará que empieces el año de forma organizada, tengas claros tus objetivos y puedas ajustar tus acciones dependiendo de cómo se vaya comportando el mercado.
Pro Tip:
Si quieres ver en detalle en qué consiste un presupuesto, puedes revisar este artículo que analiza varios puntos al respecto.
Como bien sabes, los presupuestos parten de los ingresos y los gastos que tendrá tu empresa durante un periodo en específico, generalmente un año. El encontrar el equilibrio entre lo que se gasta y lo que ingresa es fundamental para conseguir el correcto funcionamiento de nuestros procesos y mantener la salud financiera de nuestro negocio.
Al momento de comenzar tu presupuesto ten en mente todo lo ocurrido este año, relaciónalo con un objetivo y contrastarlo con los registros de todas las compras realizadas, así como de lo que nos entra gracias a nuestra actividad comercial, inversiones, externalidades y otras ganancias.
¿Por dónde comienzo? Estos son 21 tips clave para construir tu presupuesto
Planifica diferentes escenarios
La pandemia puso el presupuesto de muchos negocios fuera de control y pesar de los meses aun nadie puede predecir cómo continúe la situación, es importante que consideres todos tres posibles escenarios que podrían afectar tus números directamente como nuevas medidas sanitarias o cambios en las operaciones comerciales, uno optimista, otro medio y uno pesimista. Procura mantener una reserva constante.
Comienza realizando un presupuesto de ventas
Aunque existen varios tipos de presupuestos, siempre es importante partir de un presupuesto de ventas para derivar de este el resto. El presupuesto de ventas nos da un estimado de lo que se venderá y por ende, de los ingresos que obtendremos.
Haz un estado de resultados
Los presupuestos no son lo mismo que los estados de resultados. Mientras los primeros son una mirada a futuro, los segundos consisten en mostrar los resultados que realmente hemos obtenido, tanto de ingresos como de gastos. Por eso antes de hacer nuestro presupuesto debemos hacer un estado de resultados por varios meses para conocer los ingresos y gastos, y con base en esto sabremos qué hacer con esa plata a futuro.
Establece objetivos
Definir cuáles son logros a mediano o largo plazo, además de cuales requieren de un plan de acción detallado y conocimiento previo del estado de ingresos y gastos de la empresa. Sin objetivos el presupuesto no tendría sentido y no sabrías como administrar un superávit.
Establece las metas
Las metas son diferentes de los objetivos en que estas son puntos específicos con plazos límite. Míralo de esta forma: las metas son hitos que alcanzas en el camino, mientras que los objetivos son el final del camino.
Analizar los resultados del año anterior
Para estipular metas y objetivos, lo óptimo es analizar qué se hizo bien y que hay por mejorar del año inmediatamente anterior, para luego considerar las oportunidades que presenta el mercado, en que nichos nuevos puede incursionar la compañía y en qué segmentos de la población se pueden encontrar nuevos clientes 💲.
Estipula cuales son los gastos fijos de tu empresa
Aquellos como los servicios, el alquiler, los impuestos y los costes de producción. Los gastos fijos permiten conocer cuánto dinero necesitamos para mantener la empresa funcionando, pues suelen ser gastos primordiales.
Divide el presupuesto
Separa lo que tienes presupuestado como ahorro al inicio y no al final de cada mes. Este ahorro es generalmente un 10%, aunque puedes ahorrar más de acuerdo a tus posibilidades. Ahorrar al inicio y no al final del mes te permitirá no gastarlo en cosas innecesarias en el transcurso año, y destinarlo a inversiones en tu propia empresa o en otras fuentes de ingresos.
No mezcles los gastos personales con los de la empresa
Esto puede ser especialmente difícil para emprendedores que incluso llegan a tener una cuenta bancaria para usar tanto personal como empresarialmente. Mezclar los gastos personales con los empresariales es un error pues evita reconocer cuáles gastos e ingresos pertenecen realmente a tu actividad comercial, generando inconsistencias en el presupuesto. Mira este artículo para aprender cómo ordenar las finanzas de tu Pyme.
Divide tus gastos en categorías
Las categorías te ayudarán a establecer como fluye tu plata, en donde se gasta más y en donde se ahorra más, además de permitir una fácil medición y visualización al momento de generar reportes.
Define tus topes
Establece límites para los gastos variables (conocido también como tope de gastos) para no incurrir en compras que al final no son necesarias.
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Establece un fondo de reserva para emergencias
Los fondos de reservas para emergencias te permitirán solventar problemas que surjan por cosas que no puedes controlar, como un accidente, una demanda, y muchos más eventos inesperados.
Procura al máximo no recurrir a financiación externa
Las deudas no son malas como tal, pero son un gasto que bien puede drenar nuestros ahorros e ingresos, así que evitarlas nunca está de más.
Clasifica tu deuda en una categoría independiente
No obstante, si ya tienes una deuda, asígnale como una categoría separada en el presupuesto para analizar cómo impacta al desarrollo de tu actividad comercial.
Sal de deudas lo más pronto posible
No olvides que antes que cualquier cosa, es importante salir de deudas lo más pronto que puedas. Incluso antes de ponerte a considerar opciones de inversión y ahorro, salir de las deudas pendientes es el primer paso para tener un presupuesto sano 😎.
Identifica tus obligaciones
Establece prioridades para los gastos de tu empresa: no es lo más sensato utilizar tu limitado dinero pagando unas remodelaciones o la actualización de equipos cuando está por vencer la factura de la luz o el alquiler. Por eso, primero lo primero, asigna prioridades a tus gastos para evitar problemas serios a corto, mediano y largo plazo.
Revisa los gastos innecesarios
Mantén un control sobre ellos, ya que estos gastos usualmente son conocidos como gastos hormiga porque son pequeños pero cuando se acumulan tienen un peso importante en las finanzas de tu compañía 😱.
Establece un presupuesto promedio
Cuando estamos empezando los ingresos suelen ser irregulares. Por eso has un promedio de los ingresos que has recibido durante los últimos 3 a 6 meses, y analiza en cuales meses tu empresa tiene menores ingresos, así puedes saber con certeza cuándo gastar menos y ahorrar más🔥.
Procura que tu empresa tenga ingresos recurrentes
Aunque este no es propiamente un tip para definir tu presupuesto, es importante contar con una fuente de ingresos en toda empresa que no caduque cada mes. Los ingresos recurrentes significan mayor estabilidad pues recibirás esa plata sin importar si llueve o truena cada mes.
Haz un seguimiento del presupuesto
El seguimiento continuo de los gastos evitará que el presupuesto no se descarrile, revisa que no se esté gastando de más y equilibra al mes siguiente los gastos que se hayan sobrepasado. Este artículo te enseñará cómo.
Evita incluir ingresos de los que no tienes certeza
A veces pensamos que obtendremos algún ingreso adicional debido a alguna inversión, un bono u otras fuentes, pero estos ingresos solo debemos agregarlos cuando se hagan efectivos, no antes. Contar con ellos de antemano nos podría hacer asumir gastos que en realidad no son necesarios y descuadrar el presupuesto 😩.
En conclusión 🔚
El gran desafío del próximo año será el mantenerse flexibles. Es importante tomarse el tiempo de ordenar tus datos, analizar y prepararse para diferentes escenarios. Debes tener todo en control para los primeros meses del 2021, ya que debes estar supervisando tu balance y resultado operacional más que ningún otro año.
Desde Chipax el único tip adicional que podríamos darte es que de la misma forma que prepararás tu negocio, te preocupes de las personas que trabajan contigo, el mantener a tu equipo seguro, informado, tranquilo y motivado es clave para la cultura de negocio y el desarrollo de sus procesos. Si quieres algunos consejos en este punto, puedes ver este artículo .
