La verdad es que casi nadie creo su empresa para convertirse en un maestro de las finanzas, pero en la práctica es fundamental que tengas conocimiento suficiente para tener todo bajo control. Porque tenemos lo anterior muy en cuenta, creamos este artículo con varios tips básicos para que tengas todo en orden! 🤓
Primero dos conceptos que debes conocer:
Instrumentos contables 💸
Para controlar las finanzas de una empresa es necesario que entiendas y uses el estado de resultados. Su definición no es difícil, ya que consiste en el detalle de las entradas y salidas de plata en cierto periodo de tiempo, que por lo general es anual, trimestral o mensual. Este recurso te permite entender la rentabilidad de la empresa, lo que ayuda a implementar estrategias futuras, además de detectar errores y aciertos en el manejo del presupuesto.
Un estado de resultados consta de las siguientes variables:
- Ventas: Ingresos totales por ventas.
- Coste de ventas: El costo del producto o servicio para la empresa.
- Utilidad bruta: Diferencia entre ingresos por ventas y coste de ventas.
- Gastos de operación: Lo que cuesta el funcionamiento de la empresa en un periodo.
- Utilidad sobre flujo (EBITDA): Ganancias de la empresa sin gastos contables.
- Depreciaciones y amortizaciones: Bienes de la empresa que pierden valor con el tiempo.
- Utilidad operativa: Diferencia entre EBITDA y los gastos de depreciación y amortización.
- Gastos y productos financieros: Importes relacionados con bancos, generalmente.
- Utilidad antes del pago de impuestos: La ganancia al tomar en cuenta los apartados anteriores.
- Impuestos: Lo que paga la empresa al Estado.
- Utilidad neta: Ganancia total después de considerar impuestos.
Para el estado de resultados los detalles tienen que ser precisos y confiables. Así te entregarán cifras que concuerden con la realidad de tu empresa. Revisa acá ¿Qué es el Estado de Resultados y para qué sirve?
Otra herramienta útil es el flujo de caja. ¿En qué consiste? Te permite visualizar el flujo de dinero que tiene tu empresa en un tiempo determinado. Gracias a esto, puedes hacer estimaciones del dinero con el que cuentas para tomar decisiones oportunas en cuanto inversión, solicitud de créditos, entre otros aspectos.
Recomendaciones para controlar las finanzas 🍎
- Finanzas independientes 💰
Las finanzas de la empresa son exclusivamente de la compañía y por ningún motivo deben mezclarse con las finanzas personales. De esta manera, el control en el flujo del dinero será más claro al momento de llevar el estado de resultados. También es importante que las cuentas bancarias de la empresa no sean las mismas que las personales.
El tener un flujo de dinero exclusivo de la organización ahorrará tiempo, ya que no habrá necesidad de identificar qué gastos corresponden a las finanzas personales o a las de la empresa.
- Planeación y seguimiento 🕵
Todo empieza por el proponerte objetivos en un periodo X y la asignación de un presupuesto para cada una de las áreas. Lo que debes hacer es planificar los gastos futuros a partir de la experiencia y resultados de periodos anteriores.
Para ello, es importante monitorear constantemente el flujo del dinero como la asignación del presupuesto, los gastos cotidianos y los gastos extras. Esto te ayudará a identificar problemas en tiempo real y evitar dificultades económicas mayores al final del periodo. El flujo de caja es una herramienta esencial para ver cómo realmente les fue.
- Análisis 📜
A partir del estado de resultados, es más fácil controlar las finanzas de una empresa, pues se podrá saber con exactitud si los gastos y utilidades coinciden con las metas iniciales e identificar los procesos en donde les fue bien o donde los recursos no se aprovecharon de manera eficiente.
Pon atención en el desempeño de cada área y cada proceso, para que puedas tomar decisiones para solucionar los problemas y evitar futuros incidentes a partir de una nueva planificación.
- Apoyarse en la tecnología 🤖
Existen medios que permiten controlar las finanzas de una empresa de una manera mucho más eficiente y confiable, por medio de realizar el análisis, la generación del estado de resultados y del flujo de caja de manera automática.
Herramientas como Chipax ofrecen la posibilidad de tener toda la información financiera de nuestra empresa en un solo lugar, efectuar el monitoreo a partir de indicadores clave, contar con información precisa, detallada y sin errores, además de utilizar diseños simples e intuitivos que mejoran el uso del tiempo.
Ya sea que decidamos optar por una u otra alternativa, siempre será importante mantener las finanzas sanas en nuestra empresa, así como la adecuada gestión de los procesos para contribuir al desarrollo y el crecimiento de la organización.😎
