¿Ibas a mandar tus facturas en PDF a tus clientes y al SAT? Piénsalo otra vez. Hay una buena razón por la que esta autoridad fiscal prefiere que todos los documentos tributarios que le envíes estén en formato XML.
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Te dijeron que mandaras siempre tus facturas a Servicio de Administración Tributaria (SAT) y a tus clientes en formato XML. Pero, ¿entiendes realmente por qué?
Ya sea que ocupes el software de facturación del SAT, SICOFI, o uno desarrollado por un proveedor privado, TODOS están obligados a ofrecer la opción de guardar y descargar este documento en XML.
Es más, por ley debes enviar a tus clientes y proveedores una copia de la factura en XML. Este archivo es el comprobante fiscal por defecto y el único que reconoce el SAT. Si quieres guardar o enviar versiones en Excel, PDF o impresa, es cosa tuya.
¿Qué es un XML? ¿Por qué el SAT lo prefiere? ¿Para qué sirve este lenguaje de texto?
No es un mero capricho que el Servicio pida que le envíes los siguientes documentos tributarios bajo ese formato:
- Factura electrónica
- Contabilidad electrónica
- Comprobantes Fiscales Digitales
- Controles volumétricos
Según explica el Servicio en su Guía básica de características de archivos XML, las principales ventajas de este tipo de lenguaje de marcado extensible son:
- Es digital
- Es fácil de crear
- Es simple de leer
- Es compatible con SGML
- Presenta la información estructurada
- Es fácil para los software escribir en XML
- Soporta una amplia variedad de aplicaciones
- Es un formato legible por un humano y razonablemente claro
Te recomiendo revisar esa guía del SAT así como estos dos links para que sepas cómo leer una factura XML en la práctica y cómo convertir un Excel a XML si es que todavía usas un sistema manual para hacer tu contabilidad 🙄
- Ejemplo de factura y XML
- Convertidor completo vigente de archivos Excel a XML
Así que, en resumen, el XML es un lenguaje de archivo de texto fácil de usar y de leer, y muy difícil de alterar. Precisamente este último punto es lo que más le interesa al SAT, porque así reduce las posibilidades de fraudes fiscales y robo de identidad.
También ayuda a proteger los datos de tu negocio, agrega el sistema de facturación Edifact México.
Consejos para emitir tus facturas en XML con éxito
- Cuando cotices un proveedor de servicio de facturación, confirma que puedes guardar y descargar tus documentos en este formato.
- Utiliza un software de contabilidad o de administración financiera que te ayude a vincular el XML con la cuenta por cobrar, la nota de venta o la orden de compra y la factura final.
- Invierte en un sistema de pago de facturas digital que te ofrezca la posibilidad de guardar y registrar los documentos XML fácilmente.
