El otro día escuchaba a unos emprendedores platicar sobre esos tips que todo nuevo negocio debería saber. Esos datos que hacen la diferencia en los primeros años de la empresa, cuando el entusiasmo abunda, el financiamiento escasea y todo es novedoso y terrible a la vez 👻
Me llamó mucho la atención el asunto de adquirir los folios digitales para las facturas. Hay mucho desconocimiento de si usar el SICOFI o un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) validado por el SAT para tener estos números.
Es que ambas opciones son válidas, pero su conveniencia varía según:
- El nivel de facturación
- En qué etapa está tu empresa
- Cuántos recursos hay
Así que me puse a indagar en el tema y esto es lo que puedo contarte 🤠
¿Qué es un folio fiscal?
Hace varios años, un folio fiscal hacía referencia a una serie de números y letras que se le daban a los comprobantes fiscales para que contribuyentes como tu, identificaran las facturas que emitían y las que recibian
Sin embargo, con la llegada de la facturación electrónica a México se establece como la versión digital del folio fiscal un Identificador Universalmente Único (UUID) formado por 32 dígitos alfanuméricos separados por guiones. Por ejemplo: 6HB5752G-567D-9876-5432-CDC6BH20CCD
Actualmente, los folios digitales 3.3 se generan de forma automática por un PAC.
SICOFI: relación directa con el SAT
Claramente ya sabes que el SICOFI es la herramienta que ayuda a verificar las facturas electrónicas, oficialmente llamadas Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) desde 2022.
Bien ¿Pero sabías que en esta plataforma del SAT también pueden adquirir los números de folio digital que van en sus facturas?
Hace mucho sentido. El SICOFI es el sistema que ayuda al SAT a controlar y visibilizar los movimientos fiscales de las empresas en México.
Sin embargo, muchos emprendimientos y pequeñas y medianas empresas no saben esto cuando comienzan, y creen que tienen que comprar los folios con un PAC.
Esto no es malo. Solo que para un emprendimiento o pyme que recién comienza es una inversión importante. Y todos sabemos que al inicio cada peso cuenta 🤑
¿Cuándo es conveniente usar el SICOFI?
Si tu pyme está empezando, este sistema digital ofrece todo en un solo lugar:
- Facturación con CDFI 4.0
- Timbrados
- Cobranza
- Documentación
- Adendas
- Seguridad
- Carta Porte 2.0
- Folios digitales
Así como otros complementos que pide Hacienda para operar en México.
Además, es la plataforma del SAT. Se actualiza solita cuando este hace reformas, y ¡usarla sale gratis! En serio, no pagan por usar el sistema sino cuando compran los folios.
Entonces, te conviene emitir el folio digital con el SICOFI si el emprendimiento o pyme:
- No tiene los recursos para invertir en un sistema de facturación propio
- Quiere construir una relación sana con el SAT desde el inicio
- Busca cumplir con toda la normativa de facturación (que al principio desconoce)
De hecho, considerando que el folio digital es lo que usa el SAT para validar las facturas, es lógico comprarlo directamente a la fuente que los legitimará después. Así alimentas dos pájaros de una vez.
¿Para qué sirven los folios digitales?
Además de ayudarte a identificar los comprobantes fiscales, los folios digitales pueden servir para:
-Emitir facturas ya que se relacionan con el Timbre Fiscal. Pues este último está compuesto por elementos como el folio fiscal, el Sello Digital del emisor del comprobante, el Certificado del SAT y el Sello del SAT
-Relación de comprobantes fiscales, ya que el folio fiscal mejora la relación entre los comprobantes fiscales
-Verificación de comprobantes fiscales digitales por internet
¿Cuándo conviene adquirir folios digitales a un PAC?
Probablemente si tu empresa es más grandecita te puede convenir más un PAC para facturar. Obtener estos números de un proveedor privado autorizado por el SAT funciona mejor cuando el SICOFI queda chico.
Lo mismo pasa cuando necesitas gestionar las finanzas de tu negocio, para eso puedes contratar un software como Chipax, que funciona como un espejo del SAT para que puedas tener en orden los números de tu negocio.
Consejos para seleccionar con éxito al proveedor de los folios digitales de tus facturas
- Usa el demo gratuita que ofrece el SICOFI para probar la plataforma y evaluar si les funciona o no desde un inicio
- La labor de un PAC es validar los requisitos de la factura, asignar el folio, e instalar el sello digital del SAT. Si dejan de hacer algo, tienen que notificar al Servicio
- Algunos PAC ofrecen servicios de facturación, cálculo de estado de resultados, gestión de flujo de caja, etc. Pero es mejor tener uno especializado en facturación. Zapatero a tus zapatos. Porque estos son servicios extras no están regulados por el SAT. Para la gestión financiera lo ideal es contratar un software especializado como Chipax.
- No todos los softwares de gestión de facturas que funcionan en México son PAC
- Cotiza varios planes de precios de folios digitales del SICOFI y PAC antes de elegir. Algunos están vinculados con servicios complementarios que pueden ser beneficiosos para tus finanzas
