Llega un momento en la vida de todo emprendedor, donde tu negocio empieza a vender como pan caliente y tienes que enfrentarte a una decisión crucial: escoger si emitir factura o una nota de venta por cada transacción. Esta es una decisión muy importante pues tendrá impacto directo en el cumplimiento de la normas del fisco y en el orden de los números de tu empresa.
¿Por qué esto te debe importar?
Porque por ley al realizar una transacción comercial de un producto o servicio con tu empresa, debes emitir un comprobante de toda operación comercial, para que el SAT pueda tener visibilidad de tus ingresos y egresos.
¿Qué es una factura?
Una factura se puede definir como un comprobante electrónico que tiene todos los datos de transacción de un producto o servicio más el IVA. Actualmente este documento tiene un timbrado de identificación único que permite que el SAT pueda tener viabilidad de los ingresos y egresos de tu negocio.
De esta forma, las facturas son el único documento válido para el SAT y son obligatorias para que esta entidad pueda tener control fiscal y financieros de tu negocio.
Además, las facturas son el documento que valida legalmente el flujo de caja que genera tu empresa. El flujo de efectivo o de caja es un reporte que necesitarás en caso de solicitar un préstamo ante un banco, pues este muestra tu capacidad de pago.
¿Qué es una nota de venta?
A diferencia de la factura, la nota de venta no es un documento válido para el SAT. Sino que funciona como un documento de control interno para tu empresa que agrupa 1 o más ventas de un mismo cliente. Y básicamente te puede ayudar en dos casos:
- Para clasificar los ingresos dentro del plan de cuentas de tu empresa
- Para registrar ingresos futuros y no olvidar facturarlos cuando llegue el momento
Por ejemplo, si tienes una agencia de Marketing y tu cliente te pide hacer su estrategia de redes sociales, renovar su página web y hacer un comercial de TV. Cada uno de estos 3 servicios equivale a una venta (o sea 3 ventas). En este caso tu Nota de Venta debería contener los 3 ítems.
Para legalizar estas ventas ante el SAT igual debes emitir una factura donde especifiques:
- Cantidad total de todos los comprobantes de la nota
- Clasificarlos por número de folio
¿Qué elementos debe tener una nota de venta?
- Logo de tu empresa
- Datos del emisor: Nombre, RFC, dirección, teléfono y correo electrónico
- Datos del receptor: Nombre, identificación
- Detalles de cada producto o servicio, cantidad, precio unitario, moneda
- Forma de pago (efectivo, cheque o transferencia)
- Fecha de emisión y/o vencimiento de la nota de venta
- Lugar de compra
- Folio (es un número que asignas para tener ordenadas todas tus notas de venta)
- Subtotal y total por pagar
¿Cuándo te conviene hacer una nota de venta?
- Para llevar un control interno de inventario
- Para llevar un control interno de las ventas de cada integrante de tu equipo comercial
- Para que tus clientes puedan hacer efectiva la garantía de tu producto o servicio
- Para clasificar tus facturas y tener un análisis detallado de la rentabilidad de cada una de tus líneas de negocio
- Para ver tus ingresos con apertura por producto o servicio
- Puedes entregarla a clientes que no necesiten factura para tener un registro de ventas realizadas
