Me desperté a mitad de la noche porque soñaba que mis finanzas eran un desastre y no sabía si yo debía o alguien me debía mientras los intereses crecían y el dinero se me escapaba de las manos como un fantasma. La sensación era tan agobiante que casi que sentía a un payaso al final de mi cama mirándome con detenimiento. Y es que le tengo mucho miedo a los payasos.

Y pensé, producto del insomnio tal vez. Que quizás no estoy sola. Seguro son muchos los emprendedores y dueños de negocios que temen tomar decisiones financieras que les quiten el sueño. 

No importa si estás empezando o si ya tienes un negocio próspero, estos escenarios de pesadilla pueden ocurrirle a cualquier empresa en el momento menos pensado. Nadie quiere que sus sueños financieros se vean aplastados y, sin embargo, todo empresario está expuesto a riesgos que pueden interponerse en su camino.

Así que decidí compartirte estas pesadillas financieras tan comunes y contarte cómo implementar un sistema de gestión online puede ayudarte a evitarlas antes de que acabes viviendo una.

Pesadilla #1 – No tienes visibilidad de los procesos 

Si no tienes claros los procesos financieros de tu negocio y no sabes cómo están tus cuentas, te va a costar mucho tomar decisiones coherentes sin tener la película clara. Un costo tanto económico como de tiempo. 

Para eso te puede ayudar centralizar tu información financiera en un solo lugar. Con un software de finanzas o un sistema en la nube te será mucho más fácil tomar decisiones estratégicas con base en información actualizada, certera y en tiempo real.

Además te ayudará a:

• Tener una visión más clara
• Entender dónde puedes reducir costos
• Tomar mejores decisiones 
• Optimizar procesos 
• Entender dónde debes poner foco 
• Tener acceso a información desde cualquier lugar y en cualquier momento

Pesadilla #2 – Errores manuales  

Si eres emprendedor seguro pasaste por un punto en donde administraste tus números de forma manual en planillas de Excel. Pero a medida que el negocio crece esta opción se puede volver una pesadilla. Porque el riesgo de cometer errores manuales y tener datos desactualizados aumenta. Tendrás una gran probabilidad de tener valores duplicados y errores muy grandes. 

Te preguntarás seguramente cómo llegaste a esa situación. Tu negocio creció más rápido de lo esperado y no tuviste tiempo de ajustar la administración a esa velocidad de crecimiento. Ahora que tienes una empresa más grande, ya el excel te quedó pequeño.

Y es que según Forbes 9 de cada 10 hojas de cálculo (88%) contienen errores. Y la mayoría de estos errores se debieron a fallos humanos que podrían haberse evitado. 

Muchas veces esos pequeños errores pueden costar miles de millones de dólares. Si no me crees, te invito a buscar historias como la de JPMorgan que perdió 6,200 millones en un incidente denominado “London Whale”, debido a errores en una hoja de cálculo. 

O el del banco británico Barclays que envió una oferta para comprar otra empresa en 2008 que ocultó, en lugar de eliminar, casi 200 celdas de hojas de cálculo, lo que provocó pérdidas millonarias. Y esto solo por mencionar algunos casos. 

Así que no te sientas mal, no eres el único ni el primero que ha sufrido por poner un cero de más en el Excel. 

Lo que sí puedes hacer para evitar esto, es implementar un sistema automatizado para simplificar tus operaciones, tener información veraz, actualizada y en tiempo real. Pero sobre todo disminuir la probabilidad de errores humanos. 

Pesadilla #3 – Incapacidad de generar informes financieros

Si no tienes claro cómo generar informes financieros como el flujo de caja, que es como el oxígeno que necesita tu pyme para respirar. Estás en problemas, porque ese tipo de reportes son básicos para entender tu realidad económica, tomar buenas decisiones o saber si es viable determinado proyecto o no. 

De nuevo, implementar un buen sistema de finanzas puede ayudarte en este punto, ya que para elaborar este reporte necesitas contar con resultados precisos y tener a la mano toda la información relativa a los cobros y pagos de tu empresa. Además, dicha información debe estar diferenciada y organizada, de lo contrario, los datos serán imprecisos y pocos ajustados a la realidad.  

Pesadilla #4 – No tienes tus finanzas en orden  

No tener orden en los procesos de finanzas y contabilidad puede poner en peligro la rentabilidad de tu negocio, la relación entre cuentas por pagar y cobrar y las relaciones con los proveedores y clientes.

Cuando tu pyme crece necesitas tener la información en un mismo espacio y visibilidad total de tu flujo de caja; resultado operacional y estado de resultados, entre otros. 

Además, es una pesadilla llegar al cierre de fin de mes sin tener las conciliaciones ordenadas, los estados bancarios y pagos. Para esto un sistema de gestión online también será ideal. 

Pesadilla #5 – Gastas más de lo que tienes

Cuando no tienes un plan financiero, ni sabes cuánto ganas y cuánto gastas es muy probable que se te haga muy fácil gastar sin que sea un gasto pensado. Vienen entonces los gastos excesivos y superfluos. En este caso el dinero se vuelve un “fantasma”, una pesadilla financiera muy común. 

En conclusión

No te preocupes, toda pesadilla tiene su despertar y la implementación de un software de finanzas te ayudará a dejar de tenerle miedo a revisar tus finanzas, además de darte paz mental a ti y a tus colaboradores. 

Te ayudará a eliminar la probabilidad de tener información duplicada, fugas de dinero indetectables y te dará herramientas para optimizar tu productividad y tomar de decisiones.

Volverás a dormir con tranquilidad.