¿Qué es un ERP?

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A medida que una empresa crece, las tareas como el inventario, la gestión de pedidos, la contabilidad, los recursos humanos, las relaciones con el cliente, el marketing y los asuntos legales, entre muchos otros, se van tornando cada vez más complejas. Es así como al buscar soluciones para la automatización y optimización de estos procesos solemos encontrarnos varias soluciones: CRMs, Software de Gestión o sistemas ERP (Enterprise Resource Planning).


Primero, algo de historia…

El término ERP fue acuñado por la firma Gartner en 1990 pero nace en los 60s. Al principio se encargaban de la gestión de inventarios en la industria manufacturera, la generación de balances y la creación de reportes de estado. Durante los 70s evolucionó en algo que se llamó MRP, enfocado en la programación de procesos de producción, luego mutó a MRP-II y ya en los 90s adoptó su nombre actual al incluir no solo procesos logísticos, sino administrativos y de contabilidad. Hoy en día los ERP han adoptado áreas como la Inteligencia de Negocios, la automatización de procesos de ventas, el marketing y el ecommerce

¿Qué es un ERP?

Un ERP es un sistema de información que permite gestionar todos los procesos de una empresa de forma centralizada. Su principal característica es una base de datos multifuncional unica a la que pueden acceder diferentes unidades de negocio o departamentos como marketing, ventas, RRHH, finanzas, logística, legal y el directorio, entre otros.

Tener una base de datos centralizada permite a los equipos de diferentes áreas contar con la misma información y que siempre esté actualizada, resultando en la optimización de los procesos. Es así como, por ejemplo, durante un proceso de venta, facturacion y despacho de un producto, se interconectan los equipos de ventas, logística y contabilidad. La información centralizada permite al equipo de ventas ingresar los datos del cliente para que contabilidad prepare las facturas y adapte los estado de cuenta, y al mismo tiempo el equipo de logística pueda despachar el pedido con todo listo de forma casi instantánea.

Los ERP están compuestos por módulos de ventas, compras, producción, logística, inventarios, contabilidad, gestión de proyectos, GIS, control de almacenes, pedidos, nóminas y muchos más, y tienen la capacidad de interconectar todos los departamentos de una compañía, volviendo los procesos más eficientes y rápidos. También permiten cierto grado de automatización y la generación de reportes.

Así, en una empresa sin un sistema ERP, un proceso como la venta que mencionamos previamente dependerá de solicitudes lentas y descoordinadas entre departamentos, pues no tener una base de datos centralizada puede generar información duplicada o errónea y la carencia de reportes podría incluso afectar la capacidad de atraer nuevos clientes por medio de campañas de marketing.

Un sistema ERP le permite a la empresa escalar de manera organizada. A medida que se crean nuevos departamentos o crecen los que ya existen, los módulos integrados en el sistema solo necesitarán activarse y configurarse por medio de código. No obstante, existen dos tipos de software ERP: los open source y los licenciados. Esto es relevante porque algunas opciones open source (como Kepler) tienen una interfaz gráfica muy fácil de usar, pero son limitadas en funcionalidad y si bien pueden ser útiles en empresas pequeñas, en empresas con requerimientos más complejos se quedan cortas.

Por su parte, los ERP licenciados se adaptan mejor a empresas medianas y grandes, y son más robustos, pero no es extraño que te cobren mucho por la instalación, el número de clientes a instalar y la capacitación de personal. Además, también es posible que necesites invertir en infraestructura de servidores, a menos que encuentres una solución en la nube.

Ahora ¿Es lo mismo un ERP que un CRM o un software de Gestión?

Entrados en un punto del ciclo de vida de nuestra empresa es muy común que nos topemos con términos como “CRM” y “Software de Gestión”. Estos solemos encontrarlos antes que a los ERP, y su razón es muy sencilla: los CRM y software de Gestión no son tan completos como los ERP.

Los CRM son, básicamente, herramientas de marketing y ventas. Su propio nombre, Customer Relationship Manager (o Gestor de Relación con el Cliente), ya nos da pistas más que claras sobre su función primordial, y es muy difícil que se salgan de este reino aunque a veces incluyan algunas funciones relacionadas con la contabilidad.

Ahora, un Software de Gestión se especializa en uno o varios procesos necesarios en la empresa, y lo adoptan aquellas que requieran automatizar solo algunos procesos y que no necesariamente interactúen los unos con los otros.

Un ERP, por su parte, es algo más complejo. Este se encarga de procesos de diferentes áreas y en versiones recientes ya integra las funciones tanto de un CRM como los procesos específicos de un Software de Gestión.

La diferencia entre un CRM o un Software de Gestión y un ERP está en su adopción inicial. Los ERP te puede costar grandes cantidades de dinero, de tiempo y de recursos informáticos. Los CRM y Software de Gestión tienen precios razonables en promedio, tienes a tu disposición una gran cantidad de herramientas básicas para gestionar contactos, leads y clientes, y migrar a uno diferente no es un dolor de cabeza.

En conclusión…

Antes de la implementación, se deben establecer los procesos clave de la empresa y determinar los objetivos que se quieren cumplir; en este caso, un proveedor con experiencia y casos de éxito te será muy útil. Recuerda que estos sistemas son muy costosos y requieren de una planificación cuidadosa.

Si necesitas automatizar procesos para poder escalar tu negocio, pero no tienes dinero suficiente para contratar estos costosos ERP, nuestra recomendación es que busques sistemas que integren las principales fuentes de información clave para tu negocio, como el SII y las cuentas corrientes de tu banco, para que de manera automática cuentes con toda la información clave para tomar decisiones en tu empresa y tener claro la sanidad de la misma. 

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