A medida que una empresa crece, las tareas como el inventario, la gestión de pedidos, la contabilidad, los recursos humanos, las relaciones con el cliente, el marketing y los asuntos legales, entre muchos otros, se van tornando cada vez más complejas.

Es así como al buscar soluciones para la automatización y optimización de estos procesos solemos encontrarnos varias soluciones: CRMs, Software de Gestión o sistemas ERP (Enterprise Resource Planning). Hoy nos enfocaremos en los ERP ya que son la solución más completa con la que una empresa puede contar, pero ojo que no necesariamente es la mejor para ti. 💪

¿Qué es un ERP?

Un ERP es un sistema de información que permite gestionar todos los procesos de una empresa de forma unificada. Su principal característica es la centralización pues cuentan una base de datos multifuncional única a la que pueden acceder empleados de diferentes departamentos como marketing, ventas, RRHH, finanzas, logística, legal y el directorio, entre otros.

Los ERP tienden a ser más relevantes a medida que una empresa va creciendo, siendo las medianas y grandes empresas aquellas donde se necesita más debido al volumen de información que manejan.

El término ERP fue acuñado por la firma Gartner en 1990 pero nace en los 60s. Al principio se encargaban de la gestión de inventarios en la industria manufacturera, la generación de balances y la creación de reportes de estado.📃

Durante los 70s evolucionó en algo que se llamó MRP, enfocado en la programación de procesos de producción, luego mutó a MRP-II y ya en los 90s adoptó su nombre actual al incluir no solo procesos logísticos, sino administrativos y de contabilidad.

Hoy en día los ERP han adoptado áreas como la inteligencia de negocios, la automatización de procesos de ventas, el marketing y el ecommerce.

Características de un ERP 👾

Tener una base de datos centralizada permite a los equipos de diferentes áreas contar con la misma información y que siempre esté actualizada, resultando en la optimización de los procesos. Es así como, por ejemplo, durante un proceso de venta, facturación y despacho de un producto, se pueden interconectar varios equipos, como ventas, logística y contabilidad. 🚚

La información centralizada permite al equipo de ventas ingresar los datos del cliente para que contabilidad prepare las facturas y adapte los estados de cuenta, y al mismo tiempo el equipo de logística pueda despachar el pedido con todo listo de forma casi instantánea.

Otra característica de los ERP son los módulos. Estas son secciones de un ERP que se encargan de una función específica. Los hay de ventas, compras, producción, logística, inventarios, contabilidad, gestión de proyectos, GIS, control de almacenes, pedidos, nóminas y muchos más.

Los módulos tienen la capacidad de interconectar todos los departamentos de una compañía volviendo los procesos más eficientes y rápidos. También permiten cierto grado de automatización y la generación de reportes.📊

Así, en una empresa sin un sistema ERP, un proceso (como la venta que mencionamos previamente) dependerá de solicitudes lentas y descoordinadas entre departamentos, pues no tener una base de datos centralizada puede generar información duplicada o errónea y la carencia de reportes podría incluso afectar la capacidad de atraer nuevos clientes por medio de campañas de marketing.

Un sistema ERP le permite a la empresa escalar de manera organizada. A medida que se crean nuevos departamentos o crecen los que ya existen, los módulos integrados en el sistema solo necesitarán activarse y configurarse por medio de código. No obstante, existen dos tipos de software ERP: los open source y los licenciados.

¿Qué desventajas tiene un ERP? 👀

Los ERP tienen muchas ventajas para facilitar la realización de las tareas diarias en múltiples áreas de la empresa y además facilitan el alcance de los objetivos para un periodo determinado. Aun así, no están exentos de tener su parte negativa. Algunas de las desventajas de los ERP son:

• Su implementación es muy difícil, teniendo en cuenta que se debe ajustar más la empresa al ERP que el ERP a la empresa. Esto desemboca en constantes esfuerzos, tanto financieros como humanos para su correcto funcionamiento.
• Son muy amplios en herramientas, pero muy poco profundos en cada una de ellas
• Pueden ser muy caros, lo que puede llevar a la empresa a una encrucijada financiera si no se hace un análisis realmente concienzudo de sus pros y contras.
• Son difíciles de entender, ya que son sistemas que fueron creados inicialmente para funcionar por medios remotos y sin acceso a internet, por lo que sus interfaces y experiencia de usuario lucen y se sienten desactualizadas.
• Pueden abarcar mucho más de lo que realmente necesitas si no se establece desde un principio las necesidades correctas de la empresa, además de significar un gasto innecesario de recursos y personal.
• Requieren de una inversión constante no solo monetaria sino de capacitación de todas las personas involucradas en el uso del sistema.
• Está muy expuesto a fallos si no hay cooperación entre las diversas áreas de la empresa, departamentos o unidades de negocio, ya que requiere un cambio cultural.
• Sus beneficios no se dan de la noche a la mañana, lo que puede llegar a hacer pensar a directivos y otros jefes de área que su inversión fue más un gasto que una inversión.

ERP Gratis / Open Source 🆓

Para aquellas empresas que son aún muy pequeñas, en las que costear un ERP está fuera de su presupuesto o que tienen necesidades muy específicas, existen ERP gratuitos o de licencia libre que pueden facilitar algunas funciones dentro de la empresa. Algunos ejemplos son:

• Apache OFBiz
• Dolibarr
• iDempiere
• Metasfresh
• Openbravo
• WebERP

Antes de considerar un ERP gratuito es importante tener en cuenta que deben tener documentación completa, ser escalables (tus necesidades de ahora no serán las mismas que en el futuro) y si es posible funcionar en la nube, ya que un ERP local necesita obligatoriamente servidores dedicados e instalaciones adicionales para que funcione correctamente, además de capacitación de los empleados y un soporte constante.

Otros factores importantes a considerar en los ERP gratuitos son la seguridad y la capacidad de respaldar tu información.💽 Debido a que un software gratuito rara vez se hará cargo de tus datos, estos están expuestos a fugarse si no tienes la infraestructura y los protocolos necesarios para protegerlos, además de tener que destinar recursos adicionales para backups.

Algunos ERP open source (como Kepler) tienen una interfaz gráfica muy fácil de usar, pero son limitados en funcionalidad y si bien pueden ser útiles en empresas pequeñas, en empresas con requerimientos más complejos se quedan cortos.

ERP Licenciados 💵

Por su parte, los ERP licenciados se adaptan mejor a empresas medianas y grandes, además de ser más robustos. Aún así, no es extraño que te cobren mucho por la instalación, el número de clientes a instalar y la capacitación de personal. Además, también es posible que necesites invertir en infraestructura de servidores a menos que encuentres una solución en la nube. 💭

Tipos de ERP

Los ERP tienen características generales que los diferencia entre ellos. Se clasifican como:

• A medida: Son sistemas desarrollados, configurados e instalados específicamente para una compañía. Su creación e implementación siempre será más cara que otras opciones y requiere de un nivel de especialización mayor que un ERP genérico.
• Genéricos / horizontales: Son ERP que se pueden implementar en empresas de muchos sectores diferentes y se expanden o reducen de acuerdo a las necesidades de cada una mediante la adicion o sustraccion de módulos. Tampoco se especializan en un sector determinado.
• Locales: Consiste en instalar toda la infraestructura y los recursos necesarios para el funcionamiento del ERP dentro de la empresa que quiere implementar el sistema.
• En la nube: Con este la empresa no tiene necesidad de adquirir licencias para instalar software en sus computadoras sino que cada usuario puede acceder remotamente por medio de un navegador. Tiene la ventaja de ser adaptable, la empresa desarrolladora se encarga de su seguridad y mantenimiento, y no requiere tantos recursos financieros y físicos como un ERP local.
• Parametrizados o verticales: Tiene como característica principal que está ajustado a un sector o industria específica y sus módulos son pensados para satisfacer las necesidades, tamaño de mercado y optimización del trabajo en dichos sectores.
• Código abierto: Son sistemas que tienen su código visible para que cualquier desarrollador, tanto de la empresa como externo modifique sus características, cree módulos y mejore su seguridad mediante la colaboración.
• Privados / licenciados: son sistemas desarrollados, mantenidos y actualizados por una empresa que no da acceso (o lo da bajo licencia) a desarrolladores externos para que implementen mejoras.

¿Cuáles son los ERP más usados en Chile? Comparativa de ERP 🇨🇱

Ya que cada empresa tiene necesidades diferentes, no hay forma sencilla de establecer si un ERP es mejor que otro. En el caso de Chile existe una mezcla entre desarrolladores chilenos e internacionales. Sin embargo, veamos en qué aspectos destacan y fallan los ERP más usados en Chile.

Cabe anotar que la mayoría de ellos al ser sistemas que originalmente estaban basados en escritorios remotos y sin acceso a internet, al enfocarse en la contabilidad y debido a que fueron hechos hace tanto tiempo, sus interfaces y experiencia de usuario lucen y se sienten desactualizadas y tienen cierto grado de dificultad. No obstante, no sucede con todas, como veremos a continuación:

Chipax

Chipax es una solución que se encarga principalmente de la gestión de tus finanzas. No es propiamente un ERP pero hace las veces de uno al encargarse de todo el orden administrativo de una empresa, desde su integración con los bancos y el SII, puedes hacer la conciliación bancaria, cuentas por cobrar y pagar, hasta reportes financieros como el Estado de Resultados y Flujo de Caja, en general de la parte financiera, todo de forma muy sencilla, visual y automatizada para que no pierdas tiempo creando informes.

Varias de las ventajas que tiene sobre otros ERP son su facilidad de uso, se puede implementar de una forma sencilla, rápida y además gratuita, y es la única opción que está 100% enfocada en Pymes, un sector que suele no acceder a este tipo de soluciones debido a su complejidad y precio. 🚀

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Softland ERP

Softland es una de las marcas más antiguas que podemos encontrar, con presencia en casi todos los países de latinoamérica. Su ERP tiene módulos para las áreas más importantes de la empresa como contabilidad, el área comercial, las operaciones y la logística, los recursos humanos y la propia gestión de negocios.

Puede ser implementado localmente o ser manejado en la nube, y cuenta con una interfaz móvil para controlar su funcionamiento desde cualquier lugar por medio de un Smartphone.

No obstante debido a su antigüedad, su interfaz puede ser muy difícil de usar y poco intuitiva. Softland se ve así:

SAP ERP

SAP es una de las marcas más reconocidas en el mundo y con mayor experiencia en el desarrollo de sistemas de gestión empresarial. Su ERP no sólo lo utilizan muchas de las mayores empresas del mundo sino miles de Pymes. 😎

Las empresas que optan por este ERP suelen querer total control e instalarlo localmente, centralizando los procesos empresariales y la información, y reduciendo el exceso de aplicaciones. No obstante se puede adquirir de forma modular, por ejemplo empezando con un CRM, e irse expandiendo a medida que van aumentando los requerimientos.

Entre sus desventajas encontramos sus altos precios (solo la implementación puede costar varios millones de pesos), la dificultad de la implementación, que es una plataforma poco amigable y las actualizaciones constantes. SAP se ve así por dentro:

Manager ERP

Manager ERP tiene la ventaja de estar enfocado en pequeñas y medianas empresas, permitiendo que su implementación y uso esté enfocado en ser más digital que local, además de ser multidispositivo📲🖥. Cuenta con módulos para almacenamiento, ventas, contabilidad y finanzas, manejo de inventarios, tesorería, gestión de activos fijos y nómina.

Algunas de sus desventajas son similares a las de Softland, dado que es un sistema que puede ser difícil de usar e implementar y que está basado en la contabilidad, por lo que en si es enredado.

Lanix ERP

La mayor ventaja del ERP de Lanix es su interfaz gráfica unificada en la que puedes trabajar cualquiera de los módulos instalados sin necesidad de cambiar de software. Es escalable pues se pueden ir agregando módulos a medida que se necesiten, y aunque la instalación puede ser local, la empresa anima a sus usuarios a usar la opción en la nube para ahorrar costos. Está integrado con el SII para gestionar rápidamente el pago de obligaciones tributarias. Así es Lanix por dentro:

Random ERP

Este ERP está pensado específicamente para el comercio🏪. Dentro de las industrias principales en las que se especializa está la gestión de la producción y manufactura, el retail, la logística y la distribución.

El ERP maneja la gestión administrativa, la contabilidad, los locales e inventarios, el servicio técnico, la optimización en el punto de venta y la facturación electrónica. Cuenta con opciones multiplataforma pero no es posible utilizarlo en la nube.

Odoo ERP

Odoo es una solución que se enfoca en la facilidad de uso y es pensada para pequeñas empresas. No sólo cuenta con módulos para la gestión de recursos humanos, finanzas, gestión de inventarios o ventas, sino que también permite la creación, adaptación y publicación de sitios web interconectados con las otras áreas de la empresa. Odoo tiene incluso entre sus prioridades la gestión de los canales sociales de la empresa y la publicidad que se haga por medio de ellos. 

Defontana ERP

Defontana es una opción totalmente web, aunque no es la única dentro de las mencionadas. Con esta solución no se necesita instalar ningún tipo de software adicional y se accede a ella por medio del navegador. Es escalable y se puede empezar instalando unos cuantos módulos para la gestión de tareas básicas como la contabilidad o el área administrativa. Defontana luce así:

Oracle ERP

Oracle es uno de los más importantes desarrolladores de ERP en el mercado, con soluciones muy completas para gestionar todas las áreas de una empresa. Permite desde aquellas instaladas localmente, completamente personalizadas, y otras en la nube para empresas de todos los tamaños. Sin embargo, debido a su reconocimiento la implementación de un ERP de Oracle es muy costoso.

En sus últimas versiones han logrado mejorar y volver más intuitiva la experiencia de usuario. Así se ve Oracle ERP:

Otros desarrolladores de ERP, dentro de los que se incluyen varios chilenos, son:

• Cystra
• eWorkplace
• Gaci Group
• Infor
• Maximise
• PAC Software

Ahora ¿Cuál es la diferencia entre ERP, CRM y software de gestión?

Entrados en un punto del ciclo de vida de nuestra empresa es muy común que nos topemos con términos como “CRM” y “Software de Gestión”. Estos solemos encontrarlos antes que a los ERP, y su razón es muy sencilla: los CRM y software de Gestión no son tan completos como los ERP.

Los CRM son, básicamente, herramientas de marketing y ventas. Su propio nombre, Customer Relationship Manager (o Gestor de Relación con el Cliente), ya nos da pistas más que claras sobre su función primordial, y es muy difícil que se salgan de este reino aunque a veces incluyan algunas funciones relacionadas con la contabilidad.

Ahora, un Software de Gestión se especializa en uno o varios procesos necesarios en la empresa y lo adoptan aquellas que requieran automatizar solo algunos procesos y que no necesariamente interactúen los unos con los otros.

Un ERP, por su parte, es algo más complejo. Este se encarga de procesos de diferentes áreas y en versiones recientes ya que integra las funciones tanto de un CRM como los procesos específicos de un Software de Gestión.

La diferencia entre un CRM o un Software de Gestión y un ERP está en su adopción inicial. Los ERP te puede costar grandes cantidades de dinero, de tiempo y de recursos informáticos. Los CRM y Software de Gestión tienen precios razonables en promedio, tienes a tu disposición una gran cantidad de herramientas básicas para gestionar contactos, leads y clientes, y migrar a uno diferente no es un dolor de cabeza. 📥

En conclusión… ✅

Antes de la implementación, se deben establecer los procesos clave de la empresa y determinar los objetivos que se quieren cumplir; en este caso, un proveedor con experiencia y casos de éxito te será muy útil. Recuerda que estos sistemas son muy costosos y requieren de una planificación cuidadosa.

Si necesitas automatizar procesos para poder escalar tu negocio pero no tienes dinero suficiente para contratar estos costosos ERP, nuestra recomendación es que busques sistemas que integren las principales fuentes de información clave para tu negocio, como el SII y las cuentas corrientes de tu banco, para que de manera automática cuentes con toda la información clave para tomar decisiones en tu empresa y tener claro la sanidad de la misma.