La respuesta a esta pregunta es muy sencilla, solo tiene una palabra y claramente podrías dejar de leer este artículo después de la siguiente línea:

¡Automatiza!

Sí, esa es la forma más fácil de trabajar las finanzas de nuestra empresa si queremos optimizar el tiempo y no tenemos a alguien que se encargue de ellas. Pero, no nos quedemos solo con eso, profundicemos un poco más!😎

¿Qué es y para qué automatizar?

La automatización es el arte de lograr que los procesos, en este caso los financieros, se lleven con mayor velocidad y eficiencia de lo que usualmente tomaría hacerlos por tu cuenta o con un encargado de finanzas.

Esta le da orden a las cuentas de la empresa pues la información se centraliza. Además, se vuelve relevante en la elaboración de informes, pues debido a que muchas empresas aún siguen llevando sus registros contables y financieros en hojas de cálculo o incluso en papel, los retrasos y los errores en la entrada de los datos son muy comunes.

La centralización de la información mediante aplicaciones de automatización de finanzas permite que todos los usuarios involucrados en la cadena (desde contabilidad hasta logística) que necesiten ingresar información al sistema lo hagan de forma ordenada, sin repetir datos, y que además se haga rápido. Así se logra crear informes actualizados incluso de manera diaria.

Así mismo, las tareas como las conciliaciones, que usualmente se tenían que hacer a mano se pueden hacer de forma automática y casi sin intervención manual. Este es el caso de Amazon, que según Oracle, logró reducir de 5 a 1 los días que le tomaba hacer su cierre financiero y más del 80% de sus conciliaciones se ejecutan de manera automatizada.🤖

La falta de automatización genera retrasos en todos los aspectos. Por ejemplo al tener que entrar al banco a bajar las cartolas o al entrar al SII o SAT (dependiendo de tu país), para descargar los comprobantes de las compras y ventas. Además, después de esto, debes ingresar manualmente todo en un excel para recién empezar a trabajar, esperando a no equivocarte en el ingreso de datos. Por si fuera poco ¿Has notado como se pone el excel de lento cuando tienes mucha info? 🐌 Bueno, esto no pasa con un sistema automatizado.

Uno de los aspectos críticos en una empresa y más en el área de finanzas es la seguridad de los datos. En entornos automatizados no queda información expuesta como en procesos regulares debido a que se almacenan y actualizan remotamente y son los directores financieros quienes tienen la posibilidad de dar o denegar acceso a un usuario específico, agregando una capa de seguridad a un sistema que ya es muy seguro.

De la misma manera, los sistemas no automatizados no sólo están expuestos a fugas de información por parte de empleados o de quienes intervienen directamente en él, sino a ataques externos, especialmente de ingeniería social. Un sistema de automatización financiera en la nube está monitoreado constantemente por los proveedores del mismo.

¿Cómo trabajar las finanzas entonces?

Ya que lo que nos concierne es saber cómo trabajar las finanzas mediante la automatización cuando no tenemos tiempo o alguien que se encargue de ellas, existen múltiples opciones de sistemas de automatización de finanzas en el mercado que nos ahorrarán mucho tiempo y esfuerzo en diferentes áreas de nuestras finanzas. Hoy veremos las ventajas de uno de ellos (adivinaste! Es Chipax💪).

Lo primordial: La conexión con el banco

Primero que todo, un buen sistema de gestión financiera como Chipax te permitirá conectar tu cuenta corriente con el sistema. Esto es particularmente importante ya que todos nuestros movimientos deben pasar por nuestra cuenta bancaria si queremos tener las cuentas claras, y una de las cosas que quitan más tiempo es precisamente tratar de conciliar lo que hay en tu cuenta del banco con lo que tienes en tus libros contables.

Al ser especializadas en finanzas, Chipax toma los movimientos y transacciones que se han hecho en la cuenta bancaria y genera su respaldo con apenas unos cuantos clics. Esto incrementa considerablemente el tiempo que tendrás disponible para encargarte de otras tareas en tu empresa ya que la herramienta se encargará de tus finanzas de una manera súper intuitiva.🚀

El pago de los impuestos🏦

Pero eso no es todo, una herramienta realmente indispensable también se conectará con la plataforma del servicio de impuestos de tu país, lo que hará que se reduzca también de manera considerable el tiempo que inviertes en la gestión, el control y el pago de tus impuestos. Sistemas como Chipax nos ayudan a tener respaldos fiscales de todas las transacciones comerciales que hagamos.

El sistema mismo se encargará de darte las herramientas para emitir facturas in situ, ya sean de compra o de venta, quedando registradas automáticamente. Por su parte, al estar conectado con la cuenta bancaria, te hará las conciliaciones en un dos por tres.

Hacer el presupuesto y el estado de resultados

Si bien el presupuesto es algo a lo que si le debes poner más de atención y dedicarle un algo más de tiempo, con Chipax la tarea se simplifica muchísimo teniendo en cuenta que te da múltiples opciones para organizar tanto los ingresos como los gatos y otros aspectos fundamentales de tu presupuesto. Además, puedes tener un control de todas tus líneas de negocio o sucursales para ver cuál está teniendo pérdidas y cuál está siendo más rentable.

En el caso de los estados de resultados, un proceso que usualmente haces tú recolectando toda la información necesaria de varias fuentes, mediante la automatización se hace literalmente solo: el sistema agrega los ingresos, los costos, los gastos y te muestra el resultado para analizar que tan bién le ha ido a tu empresa en el periodo analizado. Puedes comparar incluso si está o no ajustándose al presupuesto que has creado previamente.

Otras ventajas

Otra de las cosas que puedes optimizar mediante la adquisición de un sistema de automatización de finanzas es manejar tus cobranzas y saber quienes son tus clientes morosos, un proceso que siempre tomará mucho tiempo contactandolos y recordándoles que te deben.

Con los mensajes y recordatorios de Chipax, por ejemplo, le indicarás a esos deudores cuál es el momento preciso para pagar o si debes llegar a acuerdos de pago con aquellos clientes que son un poco más difíciles.👀

Chipax es incluso tan eficiente que aprenderá pequeños detalles repetitivos por su cuenta y los ejecutará el mismos en el futuro. Por ejemplo, si tienes un cliente qué te hace un abono regular, la aplicación puede “intuir” cuando te va a pagar el resto y hacer la conciliación respectiva en ese momento.

También puedes ver y analizar tu flujo de caja en tiempo real, saber si tus ingresos cubren tus gastos en un período específico y lo mejor de todo es que lo verás de una forma muy sencilla, con datos claros y sin errores, todo esto para poder crear reportes fáciles de explicar a accionistas y posibles inversores.📈

En conclusión… 

Aunque no lo creas, Chipax puede hacer todo esto y más. Puedes integrarlo a tu app o sitio web mediante su API, manejar varias cuentas al tiempo, conciliar Transbank y más. Incluso se encarga fácilmente de la migración, por si estás cansado de tu viejo software y quieres actualizarte. La herramienta hace todo por ti, solamente seleccionando la fecha desde la cual quieres migrar, y aunque no es gratis, verás como recuperas esa inversión cuando uses todo ese tiempo libre que te quedará para traer más clientes.💰