Una empresa que busca la estabilidad financiera debe revisar e interpretar y sobre todo controlar de la mejor manera posible el flujo de caja.
Este reporte de carácter financiero sirve para obtener la diferencia entre los gastos y los ingresos de las operaciones en un periodo definido. La elaboración de este documento es una actividad primordial para que conozcamos nuestro contexto económico.
Además, es un instrumento para tomar decisiones estratégicas que ayuden a aumentar la rentabilidad de nuestro negocio y determinar la capacidad de pago en nuestras futuras obligaciones financieras.
Las planillas Excel, previamente diseñadas y personalizables, son de gran ayuda para obtener un registro financiero que se adecue a las necesidades particulares de nuestra empresa. No obstante, ingresar los datos de forma manual, con el tiempo y la concentración que eso implica, puede ser el terreno propicio para que cometamos errores, lo cual afecta la claridad de los resultados.
La solución tecnológica
En la actualidad, existen soluciones tecnológicas que pueden realizar el informe de flujo de caja en Chile de manera automatizada. Esto supone un trabajo con una mayor perfección y optimiza el tiempo que se dedica a este tipo de labores comerciales.
Los software para flujo de caja en Chile son una alternativa inteligente, debido a que reducen la posibilidad de cometer errores humanos. Asimismo, permiten realizar proyecciones financieras en tiempo real acerca de nuestra empresa con un mayor nivel de precisión.
¿Que debiese tener el mejor software de flujo de caja?
Ahora bien, ¿cómo saber si un software para la elaboración de este informe es el adecuado? Conozcamos algunas características que determinan si esta herramienta tecnológica cumple con los requerimientos necesarios que tiene nuestro negocio.
- Procesos rápidos y automatizados
Anteriormente, la mayoría de los procesos a nivel administrativo se realizaban de forma manual, lo cual ralentizaba el trabajo, y por ende, disminuía la productividad.
La transformación digital ha provocado que estas actividades se realicen de forma automatizada, almacenando grandes cantidades de información, y lo que es más importante, gestionándola de forma efectiva para acceder a ella en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Un software de flujo de caja óptimo suministra información rápida y en línea acerca de los ingresos y gastos de nuestros proyectos, con un estado de resultados y el correspondiente flujo de caja automático. Esto ayuda a ganar tiempo, efectividad y productividad, sin que se pierda la rigurosidad de la operación y el correcto control de la liquidez de nuestro negocio.
- Amistoso e intuitivo
Debido a la importancia de contar con un informe claro y conciso, la solución tecnológica que escojamos debe contar con todas las herramientas necesarias para facilitar nuestra interacción con el programa. Para esto, es necesario que se disponga de información para comprender las diferentes opciones que ofrece el producto. De igual manera, es importante que el diseño sea intuitivo y fácil de usar por el usuario.
Un buen parámetro para medir esta característica es que el software no necesite de un prospecto o manual de instrucciones extenso, sino que sus características sean lo suficientemente amigables para que no se generen muchas dudas respecto a su correcta utilización.
- Todo en un mismo lugar
Uno de los aspectos fundamentales es que el software que utilicemos sea de característica integral, es decir, ofrezca varias funcionalidades que nos permitan realizar un buen control de las finanzas de la empresa. Debe estar conectado a aspectos comerciales como remuneraciones, impuestos, reportes financieros, cuentas corrientes, productos crediticios, facturas, honorarios, entre otros elementos.
De esta forma, revisaremos los costos en detalle, el tiempo y el método de cancelación. También podremos realizar previsiones realistas que consideren los gastos; o monitorear nuestras cuentas bancarias asociadas a la empresa para detectar salidas de capital que no estaban pronosticadas.
- Prueba de garantía
Debido a la gran cantidad de software que realizan labores administrativas en el mercado, es importante que analicemos los servicios diferenciadores que le agregan valor a nuestra actividad comercial. Entre esos elementos, está la posibilidad de realizar una prueba del servicio para comprobar su efectividad.
En ese sentido, las pruebas gratis son una excelente oportunidad para saber si la herramienta tecnológica está en sintonía con nuestros objetivos.
- Seguridad y confianza
Es de vital importancia adquirir una herramienta tecnológica que garantice la protección de nuestros datos financieros y la seguridad de nuestras operaciones. Esto requiere la integración de medidas de protección de la privacidad, entre ellas evitar el acceso no autorizado a los datos.
Por otro lado, debemos tener una absoluta confianza en la correcta interpretación de la información, así como la fiabilidad de los resultados financieros de nuestra empresa.
- Un excelente soporte
Un correcto soporte técnico para un software de flujo de caja en Chile no debe estar limitado a la atención de problemas y a la solución de fallas en el sistema. También es necesario que se entregue una asesoría continua para que los miembros del personal encargado de su utilización se encuentren instruidos en su correcto uso, la corrección de errores, el análisis del servicio y sus utilidades.
- De fácil control
Al ser manejados por humanos que son proclives al error, un software de gestión administrativa debe estar creado con el foco en que el usuario pueda tener un buen manejo del sistema. Esto significa contemplar la posibilidad de que las personas puedan cancelar acciones que hayan comenzado, iniciar o detener actos de cualquier índole.
Adicionalmente, es vital que cuando existan fallas en la ejecución del sistema, el usuario pueda conocer de forma clara qué ocurrió, la causa del problema y las posibles soluciones.
- Aprendizaje automático (machine learning)
Este concepto se refiere a la inteligencia artificial (AI) que entrega a los sistemas informáticos la capacidad de aprender sin que el programador tenga que “escribir” códigos para ello. Esto funciona gracias a algoritmos que pueden darnos conclusiones o hallazgos relevantes extraídos en base a la exposición de nuevos datos.
Existen softwares de flujo de caja en Chile que al momento de consignar y clasificar los movimientos financieros aprenden de nuestra interacción con el programa. En función de esto, nos dan recomendaciones para aumentar la calidad de nuestra gestión comercial.
Poder contar con un gran control, seguridad y tranquilidad sobre nuestro flujo de caja, con métodos prácticos que nos ahorran tiempo y nos ayudan en el día a día, es fundamental para el correcto funcionamiento de cualquiera de nuestros proyectos comerciales. Por esta razón, al momento de cotizar el mejor software de flujo de caja para ti, no dejes de considerar sus principales características y las herramientas complementarias que nos ofrecen.
Te recomendamos realizar un cuadro comparativo entre diferentes productos, y establecer variables de evaluación sobre características como las que hemos visto. Esto puede ser de gran utilidad para elegir el programa correcto y mejorar de una vez por todas la visibilidad de tus finanzas.
