Como emprendedores debemos saber cómo llevar el control del negocio, esto requiere que estemos al tanto de cada una de las áreas, desde el diseño de nuevos productos hasta el servicio al cliente y, sobre todo, llevemos un correcto registro de los ingresos y egresos de la empresa para determinar su estado financiero y proyectar su crecimiento, pero esto requiere un trabajo arduo y  si no tienes tiempo ¿Quién se hace cargo?

De hecho, cuando no se tiene una correcta contabilidad financiera y orden en el estado de resultado, en un abrir y cerrar de ojos se puede perder el control. Por otro lado, puede que se estén generando pérdidas de dinero por una mala gestión entre los gastos operacionales y las ventas generadas, y no se esté actuando para frenar esta situación.

Para casos como el anterior y muchos otros, es fundamental tener e control financiero de la empresa, pero probablemente la empresa creció y ya no tienes tiempo de llevar este ítem con el detalle que quisieras, pero tranquilo, ¡Para esto creamos este artículo! Para que decidas con información si necesitas un sistema, gente o ambas para lograr el orden que quieres. 

¿Cómo mantener las finanzas en orden?

Sabemos que realizar todas las tareas de la empresa y enterarse de cada proceso económico es demasiado para una sola persona. El ser dueño de una empresa no significa hacer el trabajo por uno mismo, más bien se trata de saber delegar las tareas a personas calificadas que serán pieza fundamental en los procesos laborales, especialmente, aquellos dirigidos a los aspectos financieros. A continuación, mencionamos algunos perfiles profesionales que te ayudarán a mantener las finanzas en completo orden.

Perfiles profesionales que te pueden ayudar

Contador

Es un profesional que no debe faltar. Son los responsables de realizar los registros financieros de la empresa, manteniendo actualizados los datos de los gastos, ingresos, balance de cuentas, reembolsos, pagos de sueldos, realizar las declaraciones de impuestos mensuales y mantener el cumplimiento de las obligaciones fiscales de acuerdo a la Ley. El perfil esperado es aquel que tenga un nivel de organización alto, que sea un profesional de mucha ética y que pueda apoyarse en el uso de tecnología y diferentes tipos de software, ya que manejará y administrará una gran cantidad de documentos y números con información sensible.

Administrador de empresas

Son profesionales que tienen conocimientos en áreas como economía, gestión de talento, administración y relaciones públicas. En sí, tienen a su cargo la gestión y análisis de los presupuestos empresariales, en donde procurará, ante todo momento, generar ganancias por medio de inversiones en capital humano, económico y material.

Para mantener en orden las finanzas de la empresa, se requieren perfiles de liderazgo y con visión, aquellos que tomen la iniciativa para tomar decisiones basadas en datos financieros y de realizar inversiones estratégicas para el futuro de la empresa.

Asesor financiero

Si nuestra empresa requiere de mayor enfoque y ayuda financiera, un asesor especializado en temas financieros proporcionará mayor certidumbre de la dirección que debe llevar el negocio. Sus principales roles son elaborar planes financieros, pronosticar diferentes escenarios de inversión económica, resolución de problemas de mayor impacto y realización de auditorías. Su perfil se basa en la capacidad de resolución de problemas, experiencia en inversiones, alguien que sea metódico para trabajar en la planificación de los riesgos financieros en el mercado.

Recomendaciones para emprendedores

Tener una visión financiera

Uno de los aspectos a considerar como emprendedores o dueños de una empresa es el estar familiarizado con la administración financiera, sin importar cuál sea el área que dominemos. La razón de esto, es que un negocio requiere un perfil que entienda las implicaciones de la toma de decisiones a nivel operativo, lo cual está conectado con el estado financiero de la empresa. 

Para ejemplificar, imaginemos que se requiere contratar el servicio de contabilidad a una empresa especializada, el cual proporcionará mayor visibilidad contable y financiera por medio de balances y estados de resultados periódicos a lo largo del año. Lo primero que debemos preguntarnos es: ¿se tiene el capital necesario para contratar ese servicio? o, en determinado caso, ¿se requiere efectivamente de contratar ese tipo de servicios?

La toma de decisiones sin una visión financiera provocará una serie de problemas que en un futuro dañen la integridad del negocio o peor, pueda generar pérdidas económicas para la empresa e incluso generar la quiebra.

Adquirir un software financiero

La introducción de la tecnología en los procesos financieros puede ser una gran alternativa si no quieres contratar a un profesional que se haga cargo de tus finanzas, ya que facilita la correcta administración y planificación de los recursos, la automatización de procesos clave, que muchas veces son repetitivos y engorrosos. Por ello, la adquisición de un software en esta área brinda mayor flexibilidad y visibilidad de tu negocio, que si son combinados con la persona correcta para que los opere ¡puedes llegar a la solución ideal!

Cabe mencionar que el uso de una herramienta correcta optimiza y reduce los tiempos de las tareas de los profesionales anteriormente mencionados. Con este software existe una considerable reducción en los potenciales errores que se pueden producir al digitar la gran cantidad de datos relacionados facturas de compra, facturas de ventas, pagos a proveedores o sueldos. Además, este sistema se conecta al Servicio de Impuestos Internos (SII) o SAT (dependiendo de tu país), y al banco elegido para facilitar el proceso de conciliación bancaria.

Por ejemplo, para el contador tener un software financiero brinda apoyo durante el proceso de conciliación bancaria, es decir, permite la gestión de todos los pagos y los cobros a fin de las cifras económicas de la empresa coincidan con los de la entidad bancaria.

Gracias a una plataforma web, el profesional financiero tiene al alcance los estados de resultados, sin el temor de que los datos se dañen o se pierdan por fallas en el disco duro de las computadoras, así como los flujos de caja, poniendo a su disposición la información necesaria para agilizar diversos procesos, como:

• Automatización de cobranza 
• Automatizar tu Flujo de Caja
• Generación de reportes y documentación
• Conciliación bancaria
• Información detallada y actualizada

Para mantener las finanzas en orden es necesario la contratación de distintos profesionales cualificados y con habilidades únicas que impulsen la estabilidad económica del negocio. Además, adquirir un software financiero proporcionará un mejor conocimiento de lo que está sucediendo con las finanzas de la empresa, y ayudará a tomar decisiones estratégicas adecuadas para su crecimiento. Recuerda que ambos no son excluyentes y está en ti elegir cómo distribuir tus recursos de la manera más eficiente posible.