Si quieres pagarle o ya entregas a tus trabajadores el aguinaldo de Navidad 🎄 o Año Nuevo, ¡te felicito! Es una excelente manera de mantener la fidelidad y reconocer el aporte de tus colaboradores a la empresa 👏

Aunque, hay un PERO… 

No es tan fácil cómo sacar dinero de la caja una vez al año y ya. Este monto forma parte de tu gestión financiera (es una decisión) y de tu contabilidad (es un gasto y pasivo). Por eso, si quieres que este beneficio perdure en el tiempo, tienes que entender cómo afectará tus cuentas y cómo manejarlo.

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Empecemos por lo básico ¿Qué es el aguinaldo?

Es un tipo de remuneración extraordinaria que pagas una vez al año a tus trabajadores 💸 Por lo general, entregas este beneficio económico para conmemorar un evento o fecha importante. 

Ahora, los aguinaldos más comunes son los de Fiestas Patrias, Navidad y Año Nuevo, pero los puede haber sobre cualquier hito en la empresa; aniversario, cumpleaños, vacaciones, inicio de clases escolares, etc.

Para efectos legales, el aguinaldo que entrega una empresa no es:

• Un regalo
• Una propina
• Una comisión
• Un soborno
• Parte del sueldo

Tiene que estar debidamente estipulado en la liquidación de sueldo del colaborador que lo recibe y aparecer en el contrato de trabajo si ambas partes así lo acuerdan 🤝

¿Es obligatorio el aguinaldo en Chile?

NO es obligatorio para las empresas privadas. Ninguna ley indica que estas deban realizar este pago extra. Pero SÍ es obligatorio para los trabajadores del sector público.

Aun así, es una práctica común en el sector privado. Según un estudio del software de gestión de recursos humanos Rankmi, 7 de cada 10 trabajadores chilenos dice recibir esta gratificación. No te quedes atrás con tu Pyme. Recuerda: mantener felices a tus colaboradores. 

Ahora bien, después de un buen tiempo pagando este beneficio, se convierte en un derecho adquirido o tácito, explica la Dirección del Trabajo. Y para lograrlo debe cumplir estos requisitos:

• Pago constante durante un período significativo de tiempo.
• Tanto el trabajador como el empleador están conformes con el pago de este dinero.
• La empresa no pone requisitos para entregar esta gratificación.
• El monto no puede ser relacionado con materias laborales legales como el ingreso mínimo o la jornada máxima.

Es más, la Clínica Jurídica Derecho UC aclara que, junto con el derecho adquirido, este pago se vuelve obligatorio para las empresas privadas, así se indica en:

• Un contrato de trabajo
• Un anexo al contrato de trabajo
• Un convenio colectivo

Entonces ¿Cómo pagas este aguinaldo a tus colaboradores?

Puede ser dinero pagado en efectivo o transferencia electrónica, o un bien no monetario como una canasta familiar, o ambos, añade la Clínica UC.

¿Paga impuestos este tipo de remuneración?

Sí. Es un ingreso, es tributable, por ende, paga impuestos ante el Servicio de Impuestos Internos (SII) bajo el Impuesto de Segunda Categoría. Este gravamen sale del dinero de los trabajadores, pero tú como empleador es quien hace el trámite ante el Servicio de impuestos internos, llenando los formularios de impuestos mensuales.

¿Dónde aparece el aguinaldo en la contabilidad?

El aguinaldo es un gasto que forma parte de la nómina de pagos de tus trabajadores. Es también es una cuenta por pagar (activo) y un pasivo. 

Por ende, aparece identificado en el flujo de caja en el mes cuando lo pagas y en el balance general como un activo mientras no lo pagas y como pasivo el mes cuando lo pagas.

¿Cómo se calcula el aguinaldo?

Como no es una obligación legal, la cantidad la define tu empresa y debe ser igual para todos tus trabajadores 👀 Si vas a mantener este beneficio en el tiempo, debes asegurarte de no pagar menos de lo que ya has entregado.

Ahora bien, según podemos observar con varios clientes de nuestro software, las Pymes por lo general no presupuestan este dinero. Esperan al mismo mes de pago para calcular el monto a pagar, y sacarlo de la caja. Y es muy entendible; todo peso cuenta cuando eres emprendedor.

Para la pyme que recién empieza, pagar si hay liquidez no es un problema. Pero si lleva un tiempo pagando, corre el riesgo de dejar de entregar este monto o de pagar menos. Y eso a la larga puede terminar enfrentándose con la Dirección del Trabajo.

Por eso recomendamos provisionar este monto en su planificación anual. Que lo incluyan en la contabilidad como un gasto diferido en el balance general. El dinero se quedará como un activo hasta que lo paguen, y luego se transformará en un pasivo.

¿Puedes gestionar el aguinaldo con un software financiero?

¡Yes yes yes! ¡Claro que yes! Junto con decidir la cantidad de este monto, debes insertarlo en tu contabilidad y gestión financiera. Estos son montos extraordinarios que debes declarar tributariamente, por ende, tienen un lugar obligado en tus procesos.

Así que es crucial que cuentes con la ayuda de un software de gestión financiera que te permita reconocer este gasto cuando haces:

• Conciliación bancaria
• Flujo de caja
• Estado de resultados

¿Qué pasa si no pagas el aguinaldo o modificas el monto?

Si recién estás empezando y no lo incluiste en ningún contrato o convenio colectivo con tus trabajadores, todavía no se vuelve una práctica común, no pasa nada.

Pero si ya llevas tiempo significativo, el monto fue previamente acordado entre las partes, y está en un contrato, tu colaborador puede acudir a la Inspección del Trabajo y solicitar que fiscalicen a tu pyme.

¿Quiénes NO reciben aguinaldo?

Tus trabajadores a honorarios y con quienes no acordaste explícitamente el pago de este beneficio en sus contratos de trabajo. Pero te recuerdo que si empiezas a pagarlo a todos tus colaboradores, aunque no esté estipulado en su contrato, y pasa un tiempo, se convierte en un derecho adquirido.

¿Qué sucede con el aguinaldo cuando tu trabajador renuncia o lo despides?

Si este beneficio aparece expresamente indicado en su contrato como parte de la indemnización por despido o renuncia, tienes que pagarlo.

Sin embargo, en la mayoría de los casos, no forma parte del cálculo de la indemnización por años de servicios porque es esporádico, explica la Dirección del Trabajo.

BONUS: 4 Consejos para pagar el aguinaldo en 2022 

• Considera este monto en el presupuesto para el año siguiente, así no tocas este dinero y ya lo tienes considerado en tu plan de gastos.
• Si la adversidad (pandemia, crisis financiera, recesión económica) te impide seguir pagando, acuerda con tus trabajadores expresamente la suspensión del pago y registra esta decisión ante la Inspección del Trabajo.
• Si te complica seguir pagando el aguinaldo como dinero en efectivo, evalúa la opción de entregar enseres o bienes (canastas familiares, descuentos en tiendas, gift cards, etc).

En caso de estar recién empezando con el aguinaldo, y no tienes claro si podrás pagarlo todos los años y un monto fijo, mejor no lo incluyas en los contratos de trabajo.