Todo lo que debes saber sobre notas de crédito y débito 👀

Cuando hay una transacción de compraventa, el vendedor da una factura o una boleta de compra al cliente no solo para dejar una constancia legal de esa transacción sino para proteger a cualquiera de las dos partes ante problemas que puedan surgir de este intercambio 🤝.

Pero en toda transacción siempre existe la posibilidad de que la cantidad de plata reflejada en una factura sea incorrecta, que existan errores en la glosa, fecha, y que haya que corregir la info o que haya que anularla del todo. Para esto existen las notas de crédito y las notas de débito.

Las notas de crédito y de débito son documentos tributarios electrónicos (o DTE) que ajustan valores erróneos que se presentan durante la facturación y que mantienen la estabilidad en los números de la empresa. Veamos qué son y cómo logran esta estabilidad.


¿Qué es una nota de crédito? 💵↗

Una nota de crédito es un documento tributario que le envía una empresa a un cliente cuando dicha empresa debe devolver una cantidad parcial o total de plata. Las notas de crédito siempre significarán un incremento de plata para el comprador y una disminución de plata para el vendedor.

Hay varios casos en los que se emiten notas de crédito pero la principal es cuando se anula una factura electrónica, pues eliminar facturas emitidas es ilegal en Chile y en muchos otros países. Para el fisco, una factura emitida es plata que entró a tu empresa así nunca la hayas recibido, entonces si no lo corriges con una nota de crédito se generarán desajustes en la documentación y nadie quiere que eso pase 📑.

Las notas de crédito tienen que emitirse y enviarse al cliente siempre que se quiera anular una factura final, no importa si está pagada o no.

Por ejemplo, una pyme emite una factura por $570.000 y el cliente le solicita que debe ser cambiada pues el valor es $550.000. Como ya hemos visto que eliminar una factura es ilegal, es como si hubiese entrado ese dinero a nuestra pyme.

Por tal razón, el vendedor debe emitir y enviarle al cliente una nota de crédito vinculada a la factura emitida por valor de $20.000 y así, como la nota de crédito significa una disminución de dinero para el vendedor, es como si se le hubiese devuelto el dinero al cliente. De esta forma, contablemente las cuentas quedarían equilibradas ⚖.

Las notas de crédito también se emiten cuando el vendedor se ve obligado a anular una cantidad de plata que ya ha sido cobrada físicamente, como cuando:

  • Un cliente devuelve un producto y pide un reembolso
  • No se ha aplicado un descuento en una factura que debía tenerlo
  • Se le ha cobrado más plata de la que se debía cobrar

Para estos casos, la nota de crédito tendría el valor del reembolso. Si un producto costó $20.000 y se reembolsó todo, la nota de crédito debe ir por valor de $20.000. Si por su parte en la factura de $20.000 se debía aplicar un descuento del 10% pero no se hizo, la nota de crédito debe tener un valor de $2.000.

Cabe anotar que no es necesario crear notas de crédito cuando se envía una cotización a un cliente. En algunos países de América Latina y en España a esta se llama factura proforma, que no debe confundirse con la factura final pues es un documento meramente informativo 📝.

Las cotizaciones no se registran por el vendedor como cuentas por cobrar ni por el comprador como cuentas por pagar, por lo que no hacen parte de la contabilidad y no son tomadas en cuenta por el fisco. Sin embargo si esta se convierte en una factura final, sí debe ser emitida y entregada al cliente una nota de crédito para corregir su información en caso de estar mal.

La notas de crédito deben vincularse a la factura anulada mediante una anotación, referenciando la factura que se quiera corregir.


¡Entendido! y ahora, ¿qué es una nota de débito? 💵↘

Las notas de débito por su parte son documentos legales que le envía una empresa a un cliente cuando dicha empresa necesita cobrar una cantidad adicional al cliente 😳.

Las notas de débito se emiten en los siguientes casos:

  • Cuando hay errores en la facturación, ya sea porque se ha cobrado un precio menor o porque no se ha cobrado el IVA
  • Cuándo se debe cobrar intereses por una factura no pagada
  • Por cualquier motivo que signifique un aumento de la cantidad indicada previamente

A diferencia de las notas de crédito, donde se devuelve plata, las notas de débito se emiten cuando el vendedor se ve obligado a cobrar una cantidad excedente a la indicada en la factura. Las notas de débito siempre significarán un aumento de plata para el vendedor y una disminución de plata para el cliente 📉.

Por ejemplo, si una pyme envió una factura a un cliente con un precio de $570.000 pero el valor era de $590.000, el vendedor debe emitir y enviarle al cliente una nota de débito vinculada a la factura con valor de $20.000, el valor faltante a ser cobrado.

Las notas de débito deben ser emitidas con la factura correspondiente y deben mostrar claramente la cantidad adicional a ser cobrada. También debe ir vinculada a la factura original, con numeración consecutiva para que no afecte el orden contable.


Preguntas frecuentes🤓:


¿Qué plazo tengo para emitir una nota de crédito?

Según el SII, no hay plazos máximos o mínimos para emitir una nota de crédito. Mira más info aquí.


¿Qué plazo tengo para emitir una NC y no pagar el IVA?

Tienes un máximo de 3 meses para que la nota de crédito no esté sujeta a IVA, según la normatividad vigente.


¿Puedo anular una nota de crédito o débito?

Las notas de credito y debito se pueden anular, pero para mantener una correcta contabilidad es necesario balancearla mediante la emisión de una nota de crédito o débito contraria. Por ejemplo, si necesitas anular una nota de débito, debes crear una nota de crédito por el mismo valor, así se estabilizan tus cuentas. Esto lo puedes hacer por medio de la web del SII o con una herramienta como Chipax.


En conclusión 💪…

Tanto la nota de crédito como la nota de débito sirven para notificar al cliente sobre la variación positiva o negativa de una deuda, y son muy importantes para mantener las finanzas de tu pyme saludables. Estas se pueden emitir de varias maneras: manualmente, desde la página web del SII, o mediante un software de automatización de finanzas como Chipax, que de hecho te facilita mucho el trabajo pues no solo te muestra las facturas que no cuadran sino como enviar las notas de credito y debito para que todo esté bien, además de estar integrada con el SII y el banco ¿qué hay mejor que eso? 😁. ¿Quieres conocer mejor cómo funciona? Empieza aquí.

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