Para iniciar un negocio y dirigir una empresa con éxito, necesitas una gestión financiera a prueba de balas. 

Te lo decimos porque vemos diariamente a nuestros clientes enfrentar el manejo de sus recursos de diferentes maneras, ¡y lo observamos en nuestras mismas finanzas también!

Y esta experiencia nos demuestra que la administración financiera hace la diferencia más que cualquier otra práctica o proceso interno. 

Dejando de lado la coyuntura económica, que no podemos controlar, manejar eficientemente los recursos es la principal responsabilidad que tiene tu empresa. 

Esta práctica es directamente proporcional a tu capacidad de vender, captar clientes y expandir el negocio.

El talón de Aquiles de las pymes

Entonces, una mala gestión financiera hace la diferencia en la continuidad de tu pyme

¡Lo dicen las estadísticas! 

Aquí hay algunas cifras que ejemplifican esta realidad:

1. La consultora First Site Guide informa en su estudio de “Estadísticas de startups (2022): 35 hechos y tendencias que debes conocer” menciona que a nivel mundial, el 29% de las empresas tempranas o startups fallan porque la falta de liquidez les impidió sintonizar con lo que quería el consumidor.
2. El socio fundador de la consultora Business Consulting, Andrés Luco afirma que en Chile el 97% de las pymes tienen problemas en la gestión, lo que está directamente relacionado con la falta de conocimientos financieros de su dueño.
3. Un estudio de la Universidad de Chile identificó las principales problemáticas de las MiPymes en Chile revela que precisamente esa falta de conocimientos contables de  dueños y administradores es una de las razones por qué las pymes fracasan.
4. Y esa mala gestión financiera hace que las pymes sean el tipo de empresa que concentra la mayor cantidad de retrasos en el pago de su deuda;  el último Informe de Morosidad de Empresas de la Universidad San Sebastián y Equifax dice que de las más de 78 mil compañías con mora que había en el país al primer semestre de 2022, las pymes concentran el 86% de esa deuda.

Esta administración es crucial, claramente. ¿Realmente conoces qué significa gestionar las finanzas de tu negocio? Y si piensas que es hacer la contabilidad, desde ya te decimos que no. 

Aquí te explicamos en detalle todo lo que significa manejar la plata de tu pyme.

¿Qué es gestión financiera?

Comprende todas las operaciones y procesos internos relacionados con las finanzas de tu negocio. Es la definición de estrategias para llevar adelante el negocio con los ingresos y egresos que general.

¿Para qué sirve hacer esta gestión?

Su práctica permite entender cómo utilizar de manera óptima los recursos de la pyme para que subsista y crezca. Practicarla ayuda a determinar cómo financiar las operaciones y de dónde sacar el dinero para lograrlo, explica el portal Economipedia.

¿En qué se diferencia con la contabilidad?

La administración financiera no es un conteo de números, a diferencia de la contabilidad. Pero sí son prácticas complementarias; la primera ocupa los estados financieros que genera la segunda para tomar decisiones. Asimismo, estos informes son un reflejo de la gestión que haces de las finanzas.

Leer también: Diferencia entre contabilidad financiera y administrativa

¿Quién se encarga de hacer gestión financiera?

El objetivo es que sean los mismos dueños del negocio y administradores de empresas quienes se deben hacer cargo. Son ellos quienes deben tomar las decisiones, planificar y controlar porque son los líderes. Y no, el contador no tiene por qué administrar las finanzas de tu pyme; este profesional se preocupa de generar las cifras financieras que usarás en las decisiones.

¿Cuáles son los objetivos y las principales funciones de la administración financiera?

En resumidas cuentas, la prioridad es que tu organización cuente con suficientes fondos para operar; garantizar el uso óptimo y eficiente de estos fondos; y usarlos para realizar inversiones eficaces y seguras.

Son varias las funciones que hay que adoptar para lograr ese objetivo, y estas son de corto y largo plazo:

• Planificación estratégica
• Organización y dirección
• Gestión fiscal

¿Qué decisiones toma la gestión financiera?

Aquí algunos ejemplos:

Optimizar los gastos de venta

Son los gastos que haces para vender. Si no los haces, no generas ingresos. Son totalmente distintos a los costos de venta o costos de los bienes vendidos. El gasto de venta te permite conocer el punto de equilibrio de tu pyme; si tus ingresos igualan, superan o son menores a tus gastos y costos operacionales. Así te das cuenta si estás invirtiendo suficiente dinero o no en sus ventas.

Controlar los gastos financieros

Son todos los gastos que haces para devolver el financiamiento externo que obtuvo tu empresa; intereses del crédito o del factoring, las comisiones de la cuenta corriente o la línea de crédito, la prima del seguro y los descuentos que haces a tus clientes. Ayudan a reducir el nivel de deuda de tu pyme así que son cruciales para calcular las utilidades.

Fijar los gastos operacionales

Son los gastos que ayudan a tu pyme a operar, desde comprar materiales, arrendar un local o una planta, hasta pagar las cuentas de la luz y el sueldo de tus trabajadores.

Pedir financiamiento a una institución financiera

Una buena gestión financiera mejora las posibilidades de que tu pyme acceda a nuevas oportunidades de financiamiento. Financistas e inversionistas generalmente revisan el estado de resultados para ver si la pyme puede ganar dinero y si es rentable en el tiempo.  Luego analizan la contabilidad y el flujo de caja para evaluar cómo ocupas el dinero que genera la empresa y si está endeudada dentro o por encima de sus capacidades.

Cuidar la relación con proveedores

La gestión implica generar las órdenes de compra y pagar las facturas a proveedores, y hacer la cobranza con clientes. El pago oportuno de facturas es crucial para que miles de pymes como la tuya sobrevivan.

Por eso es fundamental que tengas un proceso de pago de facturas que funcione. Por ejemplo, un sistema de automatización de finanzas como el de Chipax te permite saber quiénes son tus clientes morosos, a qué proveedores les debes, y cuándo son las fechas de pago.

Evaluar el costo de oportunidad de inversión

Este cálculo es una referencia en la toma de decisiones. Te permite entender las ventajas y desventajas de cada oportunidad que surge para la empresa, y lo que implica dejar de hacer esa inversión. Hacer una buena administración te ayuda a evaluar si la implementación de la oportunidad será realmente beneficiosa para la operación de la empresa, agrega valor a los clientes, o ayuda en su expansión.

Pago de impuestos

La relación de tu empresa con el Servicio de Impuestos Internos (SII) es crucial si quieres que siga operando. La gestión financiera implica hacer gestión fiscal para cumplir con las obligaciones tributarias y con la ley. 

Hacer presupuesto

Es una tarea de gestión crucial a la que debes ponerle mucha atención y dedicarle tiempo. para eso necesitas conocer todos ingresos como los gastos y otros aspectos fundamentales que conforman ese presupuesto. 

Monitoreo de ventas 

Una buena gestión mantiene un control total sobre las ventas para observar el nivel de desempeño de un negocio y comparar esos resultados con años anteriores e identificar tendencias. Así será más fácil idear un plan para los meses en donde exista estacionalidad o las ganancias sean menores.

¿Cómo aplicar la gestión financiera en tu pyme?

Todas estas decisiones y acciones listadas anteriormente se concentran en tres decisiones fundamentales para hacer una administración de las finanzas eficiente y eficaz. Son complementarias, por ende, una influye en las otras.

1. Contables: es el uso de la información contable en los estados financieros para tomar diferentes decisiones operacionales, administrativas y comerciales. 
2. Financiamiento: con ayuda de la gestión contable, se entiende la evolución de un negocio comparándolo con períodos anteriores. Así puedes decidir qué financiamiento ocupar según la fase en que esté tu pyme.
3. Inversión: dependen en un 100% de las decisiones de contabilidad y financiamiento para saber cuánto dinero se tiene y se necesita. 

¿Cómo te ayuda un software de gestión financiera a administrar los recursos de tu empresa?

Un sistema que automatiza el manejo de la información financiera de tu pyme ordena, centraliza y facilita su uso en la toma de decisiones.

Es una plataforma que extrae los números desde la fuente misma: estados financieros, facturas, notas de venta, notas de pago y órdenes de compra.

Al contar con estos datos, y dependiendo del sistema, se puede priorizar y organizar según importancia y necesidad.

Acciones que puedes hacer con ayuda de un software financiero:

• Emitir estados de cambio en el patrimonio en cualquier momento dado, y saber cuáles son tus actuales entradas y salidas durante un período determinado.
• Entregar números exactos para actualizar el presupuesto de manera alineada a tus estados financieros.
• Automatizar todo lo relacionado con pago a proveedores y cobranzas de clientes.
• Conciliar la información financiera con tus bancos (conciliación bancaria) y el SII (conciliación tributaria)
• Incorporar información financiera no contable para saber cómo afecta tu estado de resultados cambiar o remover un recurso.
• Seguir métricas de desempeño para establecer rangos mínimos y máximos y o alertas en caso de no estar alcanzando esos indicadores. 

¿Por qué Chipax es una solución ideal para apoyar la administración de las finanzas de tu empresa?

Nuestro software en la nube ayuda a mantener tu negocio preparado ante cualquier eventualidad financiera. Entregamos reportes financieros no contables que ayudan también a la contabilidad y traspasar la información que corresponda. 

Así, puedes ver el saldo de cuentas con las facturas que clasificas en las distintas cuentas de activo, pasivo y patrimonio, resultado operacional, informe de conciliación bancaria, libro de ventas, libro de compras y libro de honorarios. 

Y lo mejor es que no necesitas esperar a la emisión de los estados de resultados o el pago de una factura para tomar una decisión. 

Consejos para hacer una buena gestión financiera

• Evitar gastar más de lo que genera tu empresa, aunque el costo de oportunidad sea atractivo.
• Ten los estados financieros de tu negocio a la mano con cifras actualizadas para tomar decisiones claras (no dependas solo del contador para esto).
• Centraliza la información financiera en un solo lugar con ayuda de un software de gestión de finanzas para reducir la posibilidad de error.