En sus marcas, listos, kick off…cuando empiezo un nuevo proyecto una de mis peores pesadillas es pensar en el lanzamiento. Demasiadas personas involucradas, muchas tareas y pocas veces un camino claro. Probablemente has sentido lo mismo.
No importa el origen. Aplica si estás planeando tu boda, si quieres lanzar un nuevo producto, si buscas organizar reuniones de trabajo eficaces o si planeas dar lo mejor de ti en una noche de Speed Dating.
Una reunión inicial siempre será importante para crear un proyecto organizado. Además, un kick off será un gran aliado a la hora de ganarte los corazones y las mentes de los clientes, inversores y los compañeros de trabajo XOXO.
Si soy un poco más nerd, te diría que las empresas pierden alrededor de $37 billones al año debido a errores en las reuniones. Por lo que más vale que leas hasta el final.
¿Qué son las reuniones kick off? 🏈
Empecemos con un término futbolístico. Aunque en el contexto empresarial el saque inicial no consiste en enviar el balón a la portería del otro equipo. Si se refiere a la primera reunión (presencial o virtual) que marca el inicio de un proyecto.
Es ese momento mágico donde defines las reglas del juego y las tareas de cada actor involucrado en tu proyecto. Como cuando en una película se reparten los roles de los actores y se les entrega el libreto para empezar el rodaje.
En general podemos hacer un kick off en dos situaciones:
- Para presentar un proyecto nuevo ante un cliente
- Para mostrar una mejora de tus productos a un grupo como tus trabajadores o nuevos clientes
¿Para qué sirve una reunión de kick off?
Como te contaba en un artículo anterior, si tienes una buena planeación puedes ahorrar hasta 28 veces más plata que los negocios que no lo hacen.
Por eso es muy importante que todas las áreas de trabajo de tu negocio estén alineadas. Y eso es lo que se logra con una reunión de kick off. Porque pones a todos en la misma página, con los objetivos claros y un plan de acción para garantizar el éxito.
Como quien dice, es un momento para que escuches las necesidades de tu cliente y conozcas la opinión de tu equipo (viabilidad y plazos).
Ventajas
No hacer kick off puede aumentar las probabilidades de que tu proyecto fracase o que el cliente lo rechace. De nuevo vuelven las pesadillas. Perderás recursos y tiempo.
En toda reunión de kick off debes evitar la improvisación y si lo haces bien lograrás:
- Tener claros los tiempos, objetivos y alcances
- Delegar más fácilmente
- Tener visibilidad y control de los avances
- Lograr el compromiso de los involucrados
- Remar para el mismo lado
- Ahorrarás recursos
- Serás más rentable, productivo y competitivo.
Cómo hacer un kick off meeting
- Participantes: identifica desde antes a las personas clave que deben asistir. Probablemente esto incluirá al cliente y los responsables del proyecto. (Lo ideal es tener un grupo reducido así ahorraras tiempo y llegarás más rápido a acuerdos).
Esto me recuerda a Jeff Bezos, con su regla de las dos pizzas: ninguna reunión debe tener más personas de las que se pueden alimentar con un par de pizzas de pepperoni.
- Designa un líder: escoge una persona que guíe la reunión y que haga un acta de los acuerdos para que puedan revisar los avances.
- Pon en contexto: no des por hecho que todos conocen el motivo de la reunión. Haz siempre un contexto del pasado, de la situación actual, de los objetivos y otra información que pueda ser útil como resultados financieros y operacionales, indicadores de clima organizacional y un benchmark de tu competencia.
- Setea las expectativas: ponte en los zapatos del otro y considera siempre las expectativas de tu negocio y las de tus clientes. Explica en tu cómo las vas a lograr y clasifícalas por nivel de prioridad.
- Responde a las preguntas clave: qué, cómo, cuándo, dónde y por qué son las preguntas que siempre debes tener en cuenta en cualquier proyecto. Las respuestas te llevarán a determinar qué es lo que estás buscando, el propósito, la manera de realizarlo, los pasos a seguir, quiénes van a ser parte del proyecto y cuáles son los plazos establecidos para cada una de las etapas.
- Presenta la estrategia: esta es el alma del kick off porque vas a comunicar los lineamientos y lo que se espera de los colaboradores, el rol de cada uno, y los plazos. Resume cada etapa del proyecto de forma clara y de principio a fin. En este punto te puede ayudar tener un cronograma con plazos realistas y tiempos de avances y revisiones.
- Concluye con acuerdos: el cierre de la reunión de kick off es tan importante como el comienzo. Debes hacer un recuento de los puntos más importantes, de los pasos siguientes y dar espacio a preguntas de los participantes. Cierra con un mensaje emocional que conecte a los participantes con tu propósito.
En conclusión
Siempre que vayas a realizar un proyecto considera que la reunión de lanzamiento o kick off es una de las partes más importantes. Y es que si tienes esa parte ordenada tendrás más posibilidades de éxito.
Tus clientes, tus colaboradores y tú podrán alinearse más rápido. Es una oportunidad para subir la motivación y comprometer a los participantes del proyecto con las tareas correctas y por supuesto lograr resultados positivos para todos.
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