Cuando empezaste con tu Pyme seguro tenías un plan financiero. Un plan que sirvió de guía para saber por dónde empezar y hacia dónde ir. Pero ahora que tu Pyme creció ¿Sigues con la planificación de siempre? ¡No lo hagas!
Tienes que actualizarla a pesar de que la estructura siga igual ya que sus componentes son los mismos (balance general, flujo de caja, y estado de resultados). Pero ahora los objetivos de tu empresa y las metas para lograrlos son diferentes. El uso que haces de tus estados financieros es más intenso.
Otra cosa es que tus procesos ahora son más complejos. Claro que al inicio improvisaste muchas cosas y otras surgieron de manera espontánea, como la administración financiera. Sé que el Excel fue tu mejor amigo al principio.
Pero la situación actual de tu Pyme amerita que inviertas en herramientas que permitan ejecutar tu plan en línea, y en tiempo real.
¿Cómo? Con un sistema confiable y automatizado. Ya que este tipo de programas centraliza toda la gestión contable y la administración financiera, ayudándote a saber dónde está todo
Por esta razón te voy a dar los 8 tips que debes ajustarle a tu planificación cuando tu Pyme crece, y te digo por qué un software de gestión de finanzas te ayudará en el proceso:
1. Fija bien los objetivos para tus ingresos
Primero que nada ¿Qué haces con el dinero que entra? Seguro que al principio se iba todo en gastos de operación e insumos. Sin embargo, en la actualidad hay nuevas necesidades como el pago de remuneraciones y obligaciones legales, gestión de inventario y transporte, entre otros.
Por lo tanto ten claro en qué inviertes o gastas la plata y los tiempos en los que esto sucede. Por esta razón debes clasificar tus objetivos según propósito y plazo, dice el grupo financiero Schwab.
¿Cómo? especifica montos y fechas objetivos si son:
- Corto plazo: Entre 1 mes y 5 años. Puede ser un crédito comercial o la compra de maquinaria nueva.
- Mediano plazo: Entre 5 a 10 años. Puede ser expandir el equipo de trabajo, crear una nueva área o producto, o expandirse a un nuevo mercado.
- Largo Plazo: De 10 años en adelante. Puede ser una fusión con un rival o empresa complementaria, o incluso el cierre del negocio.
¿Cómo te ayuda un software de gestión financiera?
Un software te informa cuánto dinero tienes para cada objetivo, ya que extrae los números desde la fuente misma: tus estados financieros. También te ayuda a decidir cómo organizarlos según prioridad (necesidades o ideas).
2. Actualiza tu patrimonio neto
Cuando comenzaste a trabajar en tu Pyme, sabías cuánto dinero tenías. Ahora que ya llevas un tiempo como dueño de negocio es momento de sentarse a revisar cómo va tu patrimonio. Idealmente, ya tienes una lista de todos tus activos y deudas, lo que queda ahora es comprobar si siguen las cosas iguales o no.
Pero no te sorprendas si te das cuenta de que tus pasivos son más que tus activos. Es normal cuando las Pymes crecen, porque acceden a financiamiento con créditos y otros tipos de deuda.
¿Cómo te ayuda un software de gestión financiera?
Un programa te permite emitir estados de cambio en el patrimonio en cualquier momento dado, y saber cuáles son tus actuales entradas y salidas durante un período determinado.
3. Flexibiliza tu presupuesto
Es posible que tu Pyme siga ocupando el presupuesto que planificó al comienzo. Si es así, es momento de modernizarlo. Un presupuesto que no crece con la empresa termina haciéndole mucho daño.
Es indudable que muchos costos pueden seguir igual. Pero tu Pyme está creciendo y tiene necesidades y gastos diferentes. Así que identifica estos gastos e inversiones, ordénalos según la lista de objetivos a corto, mediano y largo plazo que hiciste y evalúa ¿qué sigue? ¿qué cambia? o ¿qué no sirve?
¿Cómo te ayuda un software de gestión financiera?
Te entrega los números exactos que necesitas para actualizar el presupuesto de manera alineada a tus estados financieros.
4. Renegocia las deudas
Enfócate en las deudas con alto interés que todavía estás pagando, porque son las que más dinero te sacan.
Si estás al día con tus pagos, entonces re negocia la tasa o las cuotas para reducir el interés. Si tienes más de una deuda de este tipo, es mejor que te asesores con un profesional financiero porque vas a tener que meter mano en tu presupuesto.
¿Cómo te ayuda un software de gestión financiera?
Te permite automatizar todo lo relacionado con pago a proveedores y cobranzas de clientes, que son las principales fuentes de endeudamiento de una empresa. Si la plataforma permite sincronizar tus cuentas bancarias con tu administración financiera, también estarás al tanto de todos tus movimientos bancarios, incluyendo pago de créditos y dinero en efectivo que tienes a mano.
5. Incluye el costo de cierre de tu Pyme
¿Cuánto costaría terminar con el negocio? Este también tiene que ser uno de los objetivos. Evalúa los gastos legales, comerciales y financieros que requeriría cesar operaciones, finiquitar personal y vender tus activos.
¡Pero ojo! Que cerrar es totalmente distinto a liquidar tu empresa en caso de quiebra. Si acoges tu Pyme a la Ley de Reorganización y Liquidación de Empresas y Personas, podrás acceder a un conjunto de recursos para que esta pueda re organizarse o ser liquidada.
¿Cómo te ayuda un software de gestión financiera?
El programa no hará el cierre o la liquidación por ti, pero reúne y actualiza toda la documentación comercial, tributaria y financiera que te pedirán en estos procesos.
6. Aumenta el fondo de emergencia
Ya que tu Pyme ha crecido, las caídas o fallas duelen más fuerte vs cuando empezaste. Porque tienes más que perder: activos, personas y clientes. Por eso un fondo de emergencia te permitirá contar con ahorros a largo plazo para imprevistos o errores.
¿Cómo te ayuda un software de gestión financiera?
Al sincronizar tus finanzas con tu banco y dar visibilidad a tus movimientos bancarios, sabrás exactamente cuánto dinero tienes para este fondo, cómo lo gastas y dónde está.
7. Actualiza tus seguros
¿Los seguros que contrataste al iniciar tu Pyme siguen siendo útiles? Podrías estar pagando demás por cobertura para proteger tus finanzas. Piensa que podrías predestinar esos recursos a otros seguros más completos, como un seguro de salud complementario o un Ahorro previsional voluntario colectivo (APVC) para tus trabajadores.
¿Cómo te ayuda un software de gestión financiera?
Puesto que las pólizas de seguro se contabilizan como activo en el balance general, pero como un gasto en el flujo de caja, el software te permite conciliar esta información para saber cómo afecta tu estado de resultados cambiar o remover un seguro.
8. Actualiza tus métricas
Quizás al inicio vender era lo más importante y las ventas eran el indicador que más te preocupaba. Pero ya no es lo único. Ahora tienes que preocuparte de otras métricas para saber si el negocio funciona, además de los ingresos y las utilidades, entre ellos:
- Relación del flujo de caja con el nivel de deuda
- Margen de beneficio neto
- Tasa de rotación de cuentas por cobrar
- Tasa de ingresos por vendedor
- Costos de logística y transporte
- Tasa de retención de clientes
- Punto de equilibrio
¿Cómo te ayuda un software de gestión financiera?
Dependiendo del programa, puedes registrar esos indicadores y establecer rangos mínimos y máximos, así como alertas que indiquen si estás alcanzando o no esas métricas en un momento dado.
Bonus extra: Consejos para actualizar con éxito tu planificación financiera
- Monitorea tus objetivos de dinero para evaluar si siguen vigentes o necesitan cambios.
- Hazte el hábito de revisar tu planeación al menos una vez al año y cada vez que un evento ponga tus finanzas a prueba (pandemia, recesión, inflación, ataque alienígena, etc.)
- Guarda cada versión del plan que tengas, cosa de comparar cómo ha evolucionado tu planeación e identificar hitos o momentos importantes.
- Destaca tu planificación financiera en cada una de las presentaciones que hagas a socios o inversionistas para que vean que tienes control sobre tus platas.
