4 formas para un correcto control de ingresos y egresos en tu Pyme

Control de ingresos y egresos
Control de ingresos y egresos

Controlar los ingresos y egresos es posible si aplicas estas buenas prácticas.

Si te tomaste el tiempo de entrar a nuestro blog, lo mínimo que puedo hacer por ti, es llenarte la cabeza de conocimiento valioso. Conocimiento que vale oro puro para cualquier emprendedor y emprendedora que quiera tener el control de sus finanzas.

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Toda Pyme quiere un flujo de caja en verde 🟢 Es decir, que los ingresos superen a los egresos y así contar con recursos para asumir nuevas inversiones, reinvertir, cumplir con los compromisos financieros y ahorrar para periodos de 🐄 flacas.

Un flujo de caja saludable es importante porque permite tener todo “bajo control” y ofrece una visión macro de las finanzas de tu Pyme.

Pero, ¿cómo logras un flujo de caja positivo? ¿Cómo tienes ese control? ¿Una Pyme puede tener más ingresos que egresos?

Sí se puede. Con disciplina y una buena administración financiera, un flujo de caja verde es posible. Todo depende de las tácticas, prácticas y procesos que adoptes en la gestión financiera de tu empresa.

Pero hay una idea preconcebida de que por ser Pyme, sus finanzas deben ser sinónimo de caos. También sucede que hay una fuerte cultura del endeudamiento asociada con ser pequeña empresa en Chile, y muchas de estas pierden el control de sus finanzas porque no saben enfrentar sus deudas y operan a la vuelta de la rueda.

Ahora bien, te aclaro que un flujo de caja negativo no es el fin del mundo. Igual te ayuda a evaluar e implementar mejoras y vivir esa experiencia te permite entender cuán importante es su control para tomar decisiones.

“De los errores se aprende”

calculadora flujo de caja

4 formas para lograr un correcto flujo de caja

Ahora sí, para que tu flujo siga verde 💻📈 o salga de los números rojos, te dejo mis 4 formas de lograrlo:

1. Uso datos actualizados

Procura contar con información actualizada de tus pagos y cobros para hacer tu reporte de flujo de caja. Apóyate en tus notas de venta, en tu sistema de facturación u cualquier otro método de control interno que uses para tener esos números al día.

Ojalá la puedas diferenciar y organices según fechas, si es ingreso o egreso, montos, cliente o proveedor, y cualquier otra clasificación que te ayude a identificar rápido estos datos. Si no, obtendrás cálculos imprecisos e irreales. Un registro actualizado y en orden también te ayuda a prever y evitar riesgos.

2. Conoce los desfases de tiempo entre ingreso y egreso

Lamentablemente, no todos los clientes pagan a tiempo por tu producto o servicio. Y, admítelo, no siempre le pagas a tus proveedores en la fecha convenida.

En fin, el tiempo de pago influye mucho en la fidelidad de tu flujo de caja. Así que es muy importante que tengas claro cuánto y cuándo ingresan o salen los dineros. 

Para eso te recomiendo que implementes una estrategia para cobrarle a tus clientes como lo hacen las grandes empresas. Es cuestión de hacerles el hábito; si no, seguirá habiendo desbalances.

Adopta también un plan de control de gastos cosa de saber cuándo, cómo y dónde usaste el dinero.

Ahora bien, si tienes dudas sobre si incorporar o no un monto que todavía debes cobrar o ingresar, pregúntate si incluir esa información afectará tu toma de decisiones. Otra manera es incluir en el flujo un monto estimativo prudente cuando sabes la fecha de pago o cobro, pero no cuánto es. Si tienes certeza del monto, pero no de la fecha, evalúa si impacta mucho tu flujo de caja, o no lo incorpores con la fecha al momento de hacer el estado financiero.

3. Revisa tu flujo constantemente

Acostúmbrate a revisar y actualizar tu flujo de caja de manera periódica. Este hábito sano te traerá más de un beneficio. 

Primero, usar revisión constante agiliza el tiempo que inviertes en analizar y ordenar todos los datos. O sea, te libera tiempo para que te dediques a vender, estudiar otras oportunidades, incluso tomarte un descanso.

Segundo, si verificas las cifras con periodicidad podrás responder rápido si un financista o inversionista te pide esa información durante una rueda de inversión. Por lo general, evalúan el flujo para saber cómo tu empresa ocupa el dinero que generó y si está endeudada dentro o por encima de sus capacidades de pago. 

CTA CALCULADORA FLUJO DE CAJA

4. Construye tu flujo con un software financiero

El Excel está bien cuando empiezas tu Pyme y tu única preocupación es vender 🤑💸 Pero después de un tiempo tu empresa tiene nuevas necesidades, entre ellas un mayor orden financiero. 

Ese orden lo logras automatizando el cálculo de tus estados financieros, entre ellos tu flujo de caja.

Un sistema digital de gestión financiera es una solución que aumenta la calidad de tus reportes, disminuye el error humano, y reduce las horas hombre necesarias para hacerlos. 

Es cierto que invertir en esta herramienta requiere de inversión, pero el retorno sobre la inversión aquí es doble: haces tus reportes más rápido y a un menor costo. Los beneficios incluyen:

  1. Datos actualizados y en línea
  2. Proyecciones financieras reales cuando las necesites
  3. Visibilidad total de tus flujos en cualquier momento y lugar
  4. Fijar recordatorios para que tus clientes paguen a tiempo (¡Chipax lo hace!)

¿Cómo elegir el software correcto para ordenar tu flujo de caja? Aquí te explicamos en qué debes fijarte

Consejos para que implementes estas tácticas de control con éxito

  • Anota la fecha de la última versión de tu flujo de caja proyectado.
  • Ocupa un sistema de documentación en línea y en la nube que registra cada cambio hecho al informe.
  • Ten claro quiénes son los clientes que pagan tarde siempre, o qué proveedores te demoran en pagar normalmente.
  • Planifica estrategias de pago o cobro específicas a las necesidades de esos proveedores y clientes.
  • Invierte en un software de gestión financiera que ofrece el servicio de automatización y de reportería, además de gestión de ingresos y gastos.

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