Restaurantes, tiendas de vinos, importación, distribución y e-commerce. Les Dix Vins ha crecido sumando distintas líneas de negocio bajo una misma empresa, y con ellas también aumentó la complejidad de administrar sus finanzas.

Marion Liss, representante legal y gerente general de Les Dix Vins, conoce bien ese desafío. Con cerca de 200 proveedores, clientes con diferentes condiciones de pago y unas 600 etiquetas de vino, llegó un momento en que llevar el control financiero de la empresa en Excel dejó de ser sostenible.

Conversamos con ella sobre el crecimiento de Les Dix Vins, los desafíos de administrar una operación cada vez más compleja y cómo Chipax les ha ayudado a recuperar algo fundamental para cualquier empresa: orden y tranquilidad.

Para partir, cuéntanos un poco sobre Les Dix Vins.

Somos una empresa que tiene dos restaurantes y tiendas de vinos especializados en gastronomía francesa, con cerca de 600 etiquetas distintas.

Además, importamos vinos y quesos franceses, distribuimos a hoteles y restaurantes y tenemos nuestro propio e-commerce. Al final son varias líneas de negocio funcionando al mismo tiempo bajo una misma razón social.

¿Cómo administraban las finanzas antes de usar Chipax?

Antes de Chipax yo hacía todo en Excel y era horrible.

Tenemos cerca de 200 proveedores y distintas formas de pago. En los restaurantes prácticamente todo es al contado, mientras que en distribución tenemos clientes que pagan a 30, 45 o hasta 60 días.

Entonces se volvió muy complejo saber a quién le debía, quién me debía a mí y cuándo realmente iba a entrar ese dinero.

Llegó un momento en que hacerlo todo manualmente dejó de ser sostenible. Había mucho espacio para cometer errores y algunos incluso podían significar perder plata, como olvidarnos de cobrar una factura.

¿Qué fue lo primero que cambió cuando empezaron a usar Chipax?

Poder saber claramente cuánto debemos y cuánto nos deben.

Yo partí usando Chipax solamente para conciliar las cuentas bancarias y eso para mí ya fue genial. Después, a medida que la empresa fue creciendo y haciéndose más compleja, empecé a utilizar cada vez más funcionalidades.

Hoy incluso mi contadora usa Chipax como parte de su trabajo, así que la información que estoy viendo también ayuda a alimentar nuestra contabilidad.

Tenemos una contabilidad mucho más limpia, un flujo de caja más claro, una mejor proyección y un estado de resultados mucho más cercano a la realidad de la empresa.

¿Qué tranquilidad te da hoy tener esa información ordenada?

Para mí, la principal tranquilidad es justamente tener orden.

Saber a quién le debo plata, quién me debe a mí y poder hacer seguimiento de las cobranzas.

Antes tenía que estar revisando estas cosas constantemente y, cuando tienes una empresa donde pasan tantas cosas al mismo tiempo, contar con ese orden te da mucha tranquilidad de cabeza.

¿Qué es lo que más te gusta de Chipax?

Tener toda la información financiera en un mismo lugar.

Tengo conectadas las cuentas bancarias, puedo ver el flujo de caja, el estado de resultados, los clientes y los proveedores. Además, Chipax se conecta con Bsale, que es el sistema que nosotros usamos.

En vez de tener la información repartida entre distintos Excel o plataformas, tengo todo conectado en un solo lugar.

¿También han notado un ahorro de tiempo?

El ahorro de tiempo ha sido brutal.

Antes tenía que descargar las cartolas bancarias, bajar las facturas desde el SII, cruzar la información y hacer todo manualmente.

Fácilmente podía dedicar unas 10 horas a la semana a esto. Hoy pueden ser alrededor de dos.

Obviamente Chipax también requiere trabajo y hay que mantener la información al día, pero la diferencia con hacerlo todo manualmente es enorme.

Mirando hacia atrás, ¿por qué crees que implementar Chipax fue una buena decisión?

Por varias razones.

Primero, porque hay mucho menos espacio para el error humano. Cuando hacía todo en Excel podía equivocarme, perder una factura o incluso dejar pasar una cobranza.

También puedo tener los números mucho más al día y entender mejor dónde está parada la empresa.

Y está todo el tiempo que ahorro. Al final, ese tiempo también es plata.

Pero para mí hay algo igual de importante: la tranquilidad de saber que tengo mucho más control sobre lo que está pasando.

¿Qué crees que tienen en común Les Dix Vins y Chipax?

Principalmente la relación con los clientes.

Para nosotros el servicio es súper importante y con Chipax siempre he sentido muy buena disposición para ayudar, incluso cuando hemos tenido problemas o situaciones particulares.

Nosotros también funcionamos así. Somos una empresa familiar y, aunque hemos crecido, intentamos mantener ese lado humano y una relación cercana con nuestros clientes.

Eso es algo que también veo en Chipax. Sigue sintiéndose como una empresa de tamaño humano, donde puedes conversar con alguien cuando necesitas ayuda y donde importa construir una relación a largo plazo.

¿A qué tipo de empresa le recomendarías Chipax?

Creo que Chipax hace mucho sentido cuando una empresa empieza a crecer y la administración se empieza a escapar de las manos.

Especialmente para empresas que tienen muchos proveedores, que venden a crédito o que trabajan con clientes que pagan a 30, 45 o 60 días.

Para mí, ese es el momento ideal para empezar a usar un software como Chipax: cuando tienes ese happy problem de haber crecido tanto que ya no puedes seguir haciendo todo a mano y necesitas ordenar la operación.

Lo veo especialmente útil para empresas medianas, que ya alcanzaron cierto nivel de complejidad y necesitan tener un mayor control.

¿Qué crees que ningún emprendedor debería descuidar de su empresa?

Su relación con las finanzas, el dinero y las cuentas.

Puedes delegar muchas cosas, pero no puedes perder la visión global de cómo se está moviendo la plata dentro de tu empresa: cuánto debes, cuánto te deben, qué estás pagando y qué está pasando con tu caja.

Yo todavía pago personalmente a nuestros proveedores y sigo mirando esa información porque siento que es lo que me permite estar realmente dentro de la empresa.

Para mí, la administración y las finanzas son parte del corazón del negocio. Si pierdes de vista eso, pierdes una parte muy importante de lo que realmente está pasando en tu empresa.