Uno de los primeros pasos para un negocio exitoso es vender, si lo lograste ¡Dame esos cinco! 👋” Pero aún te queda un trabajo pendiente que a veces puede ser hasta más difícil este es el proceso de cobranza “😢”. Lamentablemente, las cuentas de tu empresa no se pagan con las facturas de venta ni boletas, sino que con el dinero recaudado de ellas, así que tienes una dura tarea luego de concretar un negocio, pero no te desanimes, creamos este artículo para darte algunos tips que te ayudarán a cobrar como un campeón 🏆.

¿Qué pasa si no me hago cargo de mis cuentas por cobrar?🤔

Sólo imaginemos que pasaría si no capturamos los ingresos generados a través de las ventas. En sí, estaríamos realizando un gasto operacional muy importante (porque tus proveedores y empleados si cobran) sin contar con los recursos que permitan pagarlas, lo anterior ya que este flujo de efectivo sólo está funcionando del lado del gasto, no del ingreso. 

Entendemos que como emprendedores el fin es crear productos o servicios que generen valor, sin embargo, para lograrlo se requiere de grandes inversiones tanto de capital, como de tiempo. Por ello, es importante que la empresa tenga un control adecuado de las cobranzas a los clientes. 

¿Cómo acelerar tu cobranza? ⚡

La verdad es que a nadie le gusta llamar/escribir para cobrar, además de que hay que tener mucho cuidado con no herir los sentimientos de tu cliente, tenemos que tener un buen sistema o método detrás para saber a quién cobrarle y cuánto. Normalmente las Pymes tienen una o varias planillas Excel para esto, pero esto toma mucho tiempo en armar, es fácil equivocarse y quita muchísimo tiempo haciendo llamadas o correos uno a uno.

Por suerte para todos nosotros, actualmente la tecnología ha llegado para facilitar y optimizar los procesos, incluyendo el área de cobranza, utilizar un software financiero resulta en una gran opción para apoyar este proceso. Normalmente estos sistemas tienen la posibilidad de crear correos tipo de cobranza, filtrar cuentas por cobrar por monto/fecha de vencimiento/cliente, entre otros, mucho mejor si está integrado con tu banco y SII o SAT para que tengas toda la información en un sólo lugar de manera automática. 

¿Por qué utilizar un software de finanzas para la cobranza? 🤖

La respuesta es simple. Este tipo de plataformas permiten que los usuarios tengan toda la información disponible en todo momento y en cualquier lugar, sin errores. Además, mantienen los datos actualizados, en orden y automatizados, tres características esenciales en los procesos de cobranza que a continuación detallamos.

Datos visibles y actualizados 

Estos sistemas, al estar integrados con las principales fuentes de información relevantes para tus finanzas, como por ejemplo bancos y el SII, te ayudarán a tener todos tus datos en un solo lugar, disponibles en todo momento y sin tener que descargar y procesar diversos archivos, por ende vas a ahorrar horas hombre, además evitar posibles errores que todos podemos cometer.  

Automatización

Con este sistema se da seguimiento de cobranza a clientes de forma automática para que así se realicen los pagos oportunamente. Básicamente, al utilizar una herramienta para la cobranza se acelera la ejecución de este proceso al automatizarlo, se minimizan los costos por contratación de un call center o de agencias de cobranza, se mantiene la información sincronizada con el SII o SAT y bancos, además se lleva un control eficaz de los indicadores para la toma de decisiones a la hora de cobrar.

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Recomendaciones para una cobranza efectiva 🤓

No solo basta tener un sistema tecnológico de cobranza sino también es importante tener presente qué se necesita para mantener una relación saludable con los clientes a la hora de cobrar, sobre todo porque sin ellos no tendríamos negocio. A continuación, mencionamos algunos consejos por seguir en nuestras relaciones de cobranza.

• Ofrecer flexibilidad en los métodos y formas de pago como el pago por tarjeta de crédito. Con esto, se trata de proponer soluciones a los plazos de pago para los clientes, algo que les permita tener más de una opción para realizar y concretar sus pagos sin tener que crear una barrera en la relación comercial.
• Evaluar los beneficios para el cliente al saldar su deuda, como descuentos por pagos en la fecha correspondiente.
• Establecer un plan de penalizaciones en caso de que el deudor no esté saldando su deuda, ya que tendrá un impacto negativo en la empresa. Esto puede ser como el cobro de intereses por día, semana o mes de atraso.
• Hacer un análisis y evaluación de cómo está funcionando el proceso de cobranza a fin de corregir problemas que hayan surgido en determinados casos y solucionarlos para acciones futuras.
• Tener una relación personalizada que permita avanzar en una venta inicial y que permita desarrollar una relación de negocios en el tiempo.

No debemos olvidar que acelerar el proceso de cobranza resultará en un beneficio para el negocio en cuanto a su estabilidad y salud financiera y en los resultados de departamentos como ventas y servicio al cliente, quienes basan todo su trabajo en la adquisición de clientes y generación de ingresos.

Por ello, el uso de herramientas tecnológicas facilita que este proceso sea más fácil, eficaz y confiable, previniendo pérdidas en el capital e incrementado la liquidez del negocio para mantener un control sobre los flujos de caja y el estado financiero de una empresa. 🙋‍♀️🙋‍♂️