¡Por fin ha llegado el día! 🥳 Tu Pyme está lista para dar el gran paso: facturar electrónicamente. Es momento de emitir el único documento comercial válido para el Servicio de Administración Tributaria alías “SAT”.
Y cuando generas una factura, el máximo poder supremo de las finanzas del país reconoce oficialmente a tu Pyme.
Es tu debut en sociedad ¡Disfruta! Porque a partir de ahora, el SAT considera que tus ingresos y egresos viables, por lo que técnicamente legalizas tu flujo de caja. Tu pyme se ha convertido en una adulta que puede solicitar financiamiento ante diversas entidades financieras 💸
Pero empezar a facturar no significa que dejes de hacer Notas de Venta 📄 De hecho, te invito a continuar esta buena práctica porque hará más fácil la emisión de facturas, te evitará errores y te alejará de los dolores de cabeza de los emprendedores.
Lo que sí puedes, es hacer un upgrade 🆙 Si usas estos documentos para mantener un control interno de lo que vendes a tus clientes, entonces es hora de darles el lugar que se merecen en el sistema de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI).
Las notas de venta funcionan tanto si usas la aplicación gratuita de facturación electrónica
del SAT, Factura Fácil, o bien un programa de facturación alternativo, idealmente ofrecido por un proveedor de certificación de facturas aprobado por el Servicio.
Pero ¿por qué son taaaaan valiosas las notas de venta? ✨
Porque con estos registros puedes organizar internamente la información de tus clientes de la siguiente manera:
🛒Reunir ventas por cliente
🔎Ingresar el detalle de cada ítem vendido
📚Clasificar ingresos por ítem, fecha, línea de negocio, forma de pago, etc.
💰Registrar ingresos por adelantado y así no tienes que esperar a la factura para contabilizar este dinero
🔗Asociar esta información a la factura cuando esté lista
¡Y te queremos hacer una confesión solo porque te consideramos cercano! En Chipax nos encantan las notas de venta 💘 Primero porque ayudan a nuestros clientes a mantener en orden sus ventas y segundo porque reducen la posibilidad de errores cuando traspasan esta información a una factura.
Es más, como un EXTRA, te permiten ver cómo le va a tu negocio en cuanto a ingresos y la salud de tu flujo de efectivo antes de tener todas las facturas del ejercicio cuadradas. Al analizarlas, tienes una foto rápida de cómo está la liquidez de tu empresa en un momento dado.
Ahora, en nuestro Centro de Ayuda te explicamos en más detalle cómo usar este documento en nuestro software 😏
¿Cuáles son los pasos para facturar tus notas de venta en el SAT?
Emitir una factura que especifique:
- Cantidad total de todas las notas de venta.
- Clasificar las notas de venta por número de folio de la factura.
Rendir la factura ante el SAT
Tu factura debe incluir información básica que no puede faltar, sino el SAT te rechazará el documento. Los contenidos básicos son:
- Clave del Registro Federal de Contribuyentes de quien los expida
- Nombre completo o razón social
- Régimen Fiscal en que tributen conforme a la Ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR).
- Indicar si el comprobante ampara una operación de exportación
- Folio de la operación proporcionado por el SAT si es un comprobante a través de un Proveedor de certificación de expedición de Comprobante Fiscal Digital por Internet o un Proveedor de certificación y generación de Comprobante Fiscal Digital por Internet para el Sector Primario.
- Señalar el domicilio del local o establecimiento donde fue expedida la factura si es que tienes más de uno.
- Número de folio y el sello digital del SAT.
- Sello digital del contribuyente que lo expide.
- Lugar y fecha de expedición.
- Clave del Registro Federal de Contribuyentes de la persona a favor de quien se expida.
¿Todo bien hasta ahí? Bueno, vamos a meterle Nitro 🏎
Luego debes detallar aspectos específicos de tu operación. Aquí es donde entran a jugar tus notas de venta; créeme, después de unas cuantas facturas, agradecerás haber mantenido este registro de las especificaciones de cada cosa:
- Cantidad, unidad de medida y clase de los bienes, mercancías o descripción del servicio o del uso que amparen.
- Valor unitario consignado en número.
- Importe total señalado en número.
- Si pagas la prestación en una sola exhibición o en parcialidades.
- El monto de los impuestos trasladados, desglosados por tasa de impuesto y, en su caso, el monto de los impuestos retenidos (si aplica).
- Forma de pago.
- Número y fecha del documento aduanero si fue una venta de primera mano de mercancías de importación.
Consejos para que tus notas de venta aporten a tu facturación
- Si usas el sistema Factura Fácil del SAT, prueba el simulador de facturas 4.0 para ingresar toda la información de tus notas de venta.
- Si utilizas un software de facturación externo, crea la nota de venta en cuanto esté hecha la actividad de operación, así te será más fácil asociarla a la boleta o factura cuando la emitas.
- Si emites estos documentos en papel, asegúrate de guardar la versión digital por si el SAT te las pide para corroborar una factura electrónica.
- Ten a mano tus notas de venta para cotejar el cálculo de tu flujo de caja y el balance general.
