¡Ay no! Le cobraste menos al cliente en la factura. Te diste cuenta recién y tienes que conciliar tu facturación ante el SAT, pero rehacer el papelito deja un desmadre…
¿Qué harás?
Sí, suena horrible. Pero le pasa hasta a las más grandes empresas. Así que tranquilidad, que, ¡las notas de débito van al rescate!
Aquí te explico por qué estos documentos son tus mejores aliados cuando se trata de cobrarle más al cliente 😬
¿Qué son las notas de débito?
Son Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) que tu empresa debe emitir online ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT) para cobrar una cantidad adicional a un cliente. Es un registro de una deuda temporal que este tiene contigo.
También se le conoce como nota de cargo, factura de abono y nota de ingreso y tienes que emitirla para cobrar:
- El IVA
- Diferencia entre el precio en la factura y el precio real
- intereses por factura no pagada
¿Por qué es bueno usar notas de débito?
Son una solución sencilla que evita que tengas que anular la factura y emitir otra, con todo el desmadre que eso le causa a tu facturación. También ayudan a actualizar tu flujo de caja en un momento dado.
De hecho, son ideales para mantener registro de estos cambios cuando ocupas un sistema de facturación electrónica automatizado, ya sea el programa gratuito del SAT, Factura Fácil, o un cualquiera pagado ofrecido por un proveedor de certificación de facturas autorizado.
Es más, si utilizas un software de finanzas como Chipax, asocias la nota de débito a la factura y reconoces el pago que hace el cliente (sea una transferencia electrónica a tu cuenta electrónica, pago en efectivo o un cheque, etc.) en un solo lugar.
¿Cómo haces una nota de débito?
Hay diferentes formatos, todo depende del sistema que ocupes para ordenar tus finanzas:
- Manual.
- Sistema de facturación
- Software de gestión de finanzas
¿Y qué pasa si te equivocas en la nota de débito también?
Bueno, errar es humano. En este caso, puedes anular la nota de débito y emitir otra que también la asocias a la factura original. Si ocupas un software de finanzas, todo quedará registrado y vinculado, así que la nota anulada no estará dando vueltas por ahí sin un propósito.
¿Son las notas de débito lo mismo que las notas de venta?
No lo son. Pero se complementan súper bien. La primera te ayuda a registrar una deuda pendiente del cliente, y la segunda a mantener en orden las ventas y a reducir la posibilidad de errores cuando traspasas esta información a una factura.
Es más, si una Pyme tiene que emitir muchas notas de débito es porque no tiene un buen registro interno de las ventas previo a la emisión de la factura. Si es tu caso, te recomiendo empezar ya a usar las notas de venta.
¿Las notas de crédito y las notas de débito se parecen?
Cumplen el mismo propósito: registrar. Ambas son CFDI también. Pero hasta ahí llega su similitud.
A la nota de crédito también se le conoce como comprobante de egreso y la usas para indicar cuando tu pyme le debe dinero al cliente.
Otra manera de explicar sus diferencias es pensándolo así 🤔:
- Las notas de débito significan más plata para el vendedor y menos para el cliente.
- Las notas de crédito significan más dinero para el cliente y menos para el vendedor.
¿Sirven las notas de débito en la conciliación bancaria?
¡Sí, y mucho! Es el respaldo por escrito de ese monto de dinero que ingresó a tu cuenta corriente de manera extraordinaria.
Consejos para emitir notas de débito como un pro
- Indica claramente la cantidad de dinero adicional que tienes que cobrarle al cliente.
- Incluye el número de folio fiscal de la factura que corresponde de manera visible.
- Vincula la factura original con numeración consecutiva para que no afecte tu orden contable.
