Errores en excel: cómo evitarlos y plataformas que te ayudarán

excel vs plataforma
excel vs plataforma

Excel es uno de los programas más importantes de la era digital 💻📊 Esta hoja de cálculo desarrollada por Microsoft es el estándar para el manejo de datos para todo tipo de industrias. 

Sin embargo, nada es perfecto y también encontramos caleta de errores en el Excel.

Cuando decides emprender o tienes un puesto directivo, Excel se convierte en la principal herramienta para manejar todo tipo de datos. Esto es más común de lo que crees, pues Microsoft calcula que el 16% de la población mundial lo usa, es decir, cerca de 46 millones de personas.

Sin embargo, su longevidad y popularidad no aseguran que sea la mejor herramienta de su clase. Aunque su modelo es replicado por distintas compañías, hay otras opciones con mejores características que debes conocer si buscas alternativas a Excel.

En Chipax te contamos cuáles son los errores en Excel y cuáles son las alternativas que tienes en el mercado para llevar las finanzas de tu empresa sin errores, en la nube y actualizadas en tiempo real con tu banco y el Servicio de Impuestos Internos (SII).

¿Cuáles son los 8 errores más comunes en Excel?

Con casi 40 años en el mercado, Excel ha evolucionado y ha tenido más de 15 versiones en las que cada vez hay menos errores. 

Sin embargo, hay 8 errores en Excel que siguen generando problemas, sobre todo, si no conoces muy bien su lógica.

Aquí te dejamos una tabla con los errores más comunes al momento de insertar datos cuando usas Excel.

Tipo de errorSignificadoDetalleSolución
#N/ANo disponibleNo encuentra el valor buscadoVerifica varias veces todas tus fórmulas y asegúrate de mirar de cerca qué hojas o filas pudieron haberse eliminado o haber sido referenciadas incorrectamente. 
#¡VALOR!Valor inválidoArgumentos erróneos en la fórmulaUna solución fácil es verificar tu fórmula para asegurarte de que solo utilizaste números. Si sigues viendo un error, busca celdas en blanco, fórmulas faltantes que enlacen con celdas o cualquier carácter especial que puedas estar usando.
#¡REF!No hay referenciaEliminamos referencias que son parte de la fórmula de ExcelAntes de pegar sobre un conjunto de celdas, asegúrate de que no haya fórmulas que se refiera (por lo tanto, «REF») a las celdas que estás eliminando. Además, al borrar celdas, es importante verificar dos veces qué fórmulas se refieren a esas celdas.
#¿Nombre?No puede encontrar el nombreError en el tipeo de la fórmula de ExcelSi la fórmula está escrita correctamente y tu hoja de cálculo aún muestra un error, es probable que Excel se esté confundiendo con una de tus entradas dentro de la fórmula.
#¡DIV/O!Dividido por ceroEl denominador es de valor ceroSimplemente cambia el valor de la celda a un valor que no sea igual a 0, o agrega un valor si tu celda estaba en blanco. 
########No se puede mostrar valorNo se puede mostrar el contenido de la celdaHaz clic en el borde derecho del encabezado de la columna y aumenta el ancho de la columna.
#¡NULO!Valor vacíoNo se puede determinar el rango de la fórmulaDebes usar dos puntos para separar la primera celda de la última celda cuando te refieres a un rango continuo de celdas en una fórmula. Por otro lado, tienes que usar una coma cuando te refieras a dos celdas que no se cruzan.
#¡NUM!Número inválidoValores numéricos no válidosVerifica si has ingresado alguna moneda, fechas o símbolos especiales formateados. Luego, asegúrate de eliminar esos caracteres de la fórmula conservando solo los números.

Aun así, hay errores fuera del control humano. Por ejemplo, la compatibilidad de las versiones puede hacer que pierdas datos y valores importantes si quieres revisarlo en otro ordenador. Este también es un problema recurrente si trabajas entre diferentes sistemas operativos como Microsoft y Apple.

batalla de empresas

¿Existen otras hojas de cálculo para el manejo de datos? 📊👀

Sí. Hay varias plataformas que trabajan con la misma lógica, pero ofrecen más posibilidades y están más a la vanguardia. Estas son algunas que debes considerar si quieres probar algo diferente:

Google Sheets

Esta es la hoja de cálculo de Google. Es uno de los servicios gratuitos de Google Docs Editors basados en la Web. La principal diferencia con Excel es la conexión en la nube 💻⛅, lo que permite que varios usuarios tengan acceso a la información al mismo tiempo.

La aplicación también permite a los usuarios crear y editar archivos en línea mientras colaboran con otros usuarios en tiempo real. Las ediciones son rastreadas por el usuario con un historial de revisión que presenta los cambios. 

Está disponible como aplicación web, aplicación móvil para Android, iOS, Windows, BlackBerry y como aplicación de escritorio en Chrome OS de Google.

Zoho Sheets

zoho

Ofrece la interfaz similar a la herramienta de Microsoft pero, con más ventajas 🆙 Te permite crear hojas de cálculo y trabajar con ellas usando cientos de fórmulas y funciones. También, puedes crear gráficos (aunque hay menos tipos que en Excel) y exportar archivos en formatos xml,  xlsx, .xls, .csv, y volver a importar.

Las ventajas principales son que puede trabajar con las hojas de cálculo por su cuenta o con otras personas online desde cualquier lugar. Si necesita volver a alguna versión en particular, también es posible a través de su función. Aparte de esto, la app ofrece la posibilidad de crear informes y trabajar con formularios.

Numbers by apple

numbers

La app Numbers, es una alternativa a Excel, que viene preinstalada en los dispositivos de Apple ¡Y tiene más de 250 funciones!

Al igual que otras hojas de cálculo, puedes usar fórmulas, crear tablas 📊 y visualizar datos. Para pequeños grupos de datos, te permite crear gráficos atractivos en cuestión de minutos (típico de la manzana mordida 🎨✨). 
Apple, al igual que Google, te permite trabajar paralelamente con otras personas. Y también, lo que destacan la mayoría de sus usuarios, es muy fácil de exportar e importar archivos para cambiar de herramienta según sea necesario. Esto te permite manejar la hoja de cálculo de Numbers como un archivo Excel y Google Drive.

Rows

rows

Esta app parecida a Excel no solo proporciona una interfaz para trabajar con hojas de cálculo, sino que también dispone de gran variedad de integraciones con otras apps. Puedes sincronizar Rows con servicios que proporcionan datos y aplicaciones de negocios como Salesforce, o aplicaciones para redes sociales. A diferencia de Excel, esta app ofrece funciones de automatización de algunos procesos. Por ejemplo, facilita la creación de informes.

Otras alternativas para el manejo de tus finanzas

En el caso de que tengas una empresa, manejar una hoja de cálculo puede que NO sea la mejor opción 🧏‍♀️ A pesar de las diferentes opciones que te mostramos anteriormente, llevar las finanzas de forma manual puede ser complicado y desgastante. Para esto, puedes optar por diferentes plataformas o softwares que te ayuden con la administración y automatización de las finanzas de la empresa.

Si eres de los que no es bueno con las hojas de cálculo, o simplemente no te quieres involucrar con ellas, existen otras opciones 👋Una de estas es Chipax 👋 pues más que una herramienta para el manejo de datos, es un soporte financiero que hará tu vida más sencilla.

Este software de finanzas en tiempo real y sin errores 💻📊 te permite manejar las finanzas de tu negocio en 1 solo lugar. Chipax se sincroniza automáticamente con toda la información financiera de tu empresa (Banco+SII+Integraciones) y te entrega herramientas para automatizar la gestión del día a día. 

Ya con todo conectado podrás conciliar, clasificar, cobrar, pagarle a tus proveedores, conocer tu flujo de caja y además tener reportes financieros para la toma de decisiones.

Además, Chipax cuenta con un equipo de soporte 100% humano, listo para ayudarte en cualquier momento.

clippy
(Y créeme, nuestro equipo de Soporte es mejor que Clippy)

¿Bonus? Claro. También contarás con guías y descargables por si quieres resolver una duda rápidamente.

En conclusión

Hay muchos programas que te permiten manejar los datos financieros de tu empresa, pero lo más importante es que la herramienta que elijas puedas entenderla y te ayude a tomar las mejores decisiones. Aunque como te diste cuenta, excel, a pesar de ser una maravilla, no es la más avanzada en 2022 👴 Plataformas como Chipax te hacen la gestión del excel y de paso te integran tus bancos, se conectan al SII, te ofrecen reportes siempre actualizados, no tienes que ingresar datos manualmente y seguro es más económico que una persona que te se encargue de los números del negocio.

¿Listo para tomar el control de tus finanzas? Entonces parte tu prueba gratis de Chipax de 14 días y únete a nuestros más de 1.400 dueños de empresa chilenos.

Te va a encantar ✨

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