Para todas las empresas es vital contar con un equilibrio entre todos sus ingresos y egresos para así mantener un control activo de su patrimonio. Esto recibe el nombre de flujo de caja y nos ayuda a monitorear todas las transacciones, como pago de arriendos, deudas, préstamos, entre otros, durante un período determinado. 

Controlar y ordenar el flujo de caja es una tarea compleja. La buena noticia es que si se realiza de la manera adecuada es posible obtener grandes ventajas. La ayuda de un software y contar con el personal calificado son decisiones clave para una correcta administración de los ingresos. Esto contribuirá a la sistematización y visibilización de las operaciones, así como la optimización del tiempo y los recursos.

¿Cómo automatizar el flujo de caja mejorará la administración de mi negocio?

Es importante desarrollar un plan de acción ante contingencias. Para ello, es necesario recabar y organizar la información precisa. En este sentido, el apoyo de la tecnología es fundamental, ya que sólo así será posible adelantarse a los hechos y tomar decisiones oportunas. 

Con las cuentas claras, será posible identificar los problemas que no están permitiendo un normal desarrollo y crecimiento de la empresa. Contar con aliados tecnológicos facilitará el trabajo. Además, posicionará a nuestra empresa dentro de los márgenes del desarrollo y el profesionalismo. ¿Los resultados son los esperados? ¿Qué falló? Sólo así será posible retomar el rumbo.

Es necesario dejar atrás las técnicas engorrosas que involucren la revisión de libros contables y los procesos manuales. Actualmente, se pueden elaborar informes más claros, libres de potenciales errores humanos para los flujos financieros, de operación y de inversión. 

En estos tres ejes es importante encontrar un balance positivo en el flujo neto. Así tendremos la liquidez requerida para reinvertir, prepararnos ante períodos de déficit, liquidar compromisos financieros y asumir nuevas inversiones.

“Lee también: ¿Qué es el Flujo de caja?”

1. Excel 

Excel es la herramienta básica de hojas de cálculo de Office. Esta aplicación nos da la posibilidad de controlar automáticamente la información numérica de nuestro flujo de caja, jerarquizada por meses y actividades, con plantillas predefinidas o una simple tabla. 

Sin embargo, las alternativas que tenemos para nuestro trabajo con este tipo de herramientas son limitadas, teniendo en cuenta que no es un software personalizado ni diseñado en base a nuestras necesidades.

Las plantillas no cuentan con un respaldo ni un registro en línea. Por ello, solo será posible acceder desde un computador. Aunado a esto, podrían presentarse problemas con la compatibilidad de los archivos o desperfectos en el equipo.

2. Contratar a un administrativo responsable

Ya sea un administrativo de nuestro propio personal o un empleado externo capacitado, como un contador o similar, esta opción contribuye al logro de un mayor control de las labores de administración de los flujos de la caja.

Si bien no es una actividad de dedicación exclusiva, es importante contar con el apoyo de un trabajador que conozca sus funciones y esté enfocado en este tipo de tareas. 

Un contador está capacitado para mantener un registro y realizar análisis de los flujos. Este control nos librará de confusiones y potenciales errores o fraudes en el proceso de organizar el flujo de caja.

3. Software que permita la automatización de procesos

Las empresas financieramente responsables controlan este tipo de movimientos para mejorar la toma de decisiones. En este sentido, manejar el flujo de caja mediante un software nos ayuda a decidir de forma oportuna y proyectar posibles transacciones, excedentes o escasez de dinero para gestionar el capital de una mejor manera.

Un software trabajará de manera coordinada y personalizada sobre ejes principales basados en:

• Centralización: toda la data en línea y en el mismo lugar.
• Indicadores: visualización de la información instantáneamente, sin usar planillas.
• Orden y simplicidad: información jerarquizada automáticamente en una interfaz amigable, la cual resulta intuitiva y fácil de usar.

Las opciones de un software especialmente diseñado para estas labores son vitales para mantener la claridad y optimizar los procesos. Así, puedes obtener una solución para hacer un seguimiento de los estados de resultados, programar la cobranza automática de deudas, hacer una conciliación bancaria y mucho más.