¿Cuántos insumos puedo comprar? ¿Puedo adquirirlos al contado o es necesario pedir un crédito? ¿Puedo cancelar las deudas en el plazo correspondiente o tendré que solicitar un refinanciamiento?
Estas son algunas de las interrogantes que surgen diariamente en la actividad financiera de toda empresa, independiente de su rubro.
Y para resolverlas de manera efectiva, es necesario realizar un correcto informe de flujo de caja. Con este reporte conocerás el estado económico de tu empresa y podrás proyectar decisiones futuras.
La opción más eficiente para acceder a este informe es mediante soluciones tecnológicas. Estos softwares elaboran el reporte de forma automatizada y en tiempo real, agilizando procesos y disminuyendo el margen de error.✔️
Sin embargo, si no tienes los recursos para incorporar esta tecnología en tu organización, existe una alternativa accesible para todos: Excel.📊
Con esta hoja de cálculo podrás armar el documento de forma manual y así tendrás una visión general del estado de tu empresa.
Antes de revisar cómo hacer un diagrama de flujo de caja en excel de forma manual, veamos en qué consiste y cuáles son sus principales variables.
El flujo de caja y su importancia
El flujo de caja es un concepto financiero que alude a la diferencia que existe entre el efectivo que ingresa menos el efectivo que sale de una organización o de la cuenta personal de un individuo.
Los flujos de caja pueden cambiar en los distintos períodos, lo que entrega información respecto a las distintas decisiones financieras que debes tomar en el futuro. Por ejemplo, considerar tipos de financiamiento.
En términos generales, un informe de flujo de caja positivo quiere decir que los ingresos de un periodo determinado fueron mayores que los gastos o egresos.
En cambio, si es negativo, significa que los egresos fueron mayores a los ingresos.
Protip:
Es importante hacer la distinción entre rentabilidad y flujo de caja. Mientras que el primer concepto hace referencia a las ganancias menos gastos, el informe de flujo de caja alude sólo al efectivo.
Los desfases que se generan entre que se efectúan las ventas o gastos versus la fecha en que se pagan son los principales responsables de las diferencias entre rentabilidad y flujo de caja.
Algunos de los beneficios que nos provee este tipo de informes son:
- Prever condiciones de déficit o falta de efectivo. Esto ayuda a considerar fuentes de financiamiento de forma anticipada.
- Contar con un respaldo para sustentar la petición de créditos al realizar un proyecto de negocios y su gestión.
- Conocer de forma cuantificable el nivel de saldo positivo para destinarlo a la inversión en el mercado de valores o en la adquisición de tecnología que aumenten la productividad o rentabilidad de la empresa.
¿Quieres saber más acerca de qué es el Flujo de Caja y su importancia para tu empresa? Revisa este artículo.
Elaboración de un flujo de caja en Excel
Entendiendo la relevancia de este documento es fundamental que lo hagas de manera correcta.
Afortunadamente, para realizarlo, puedes aprovechar los excelentes recursos de Excel. 😉
Para elaborar el estado de flujo de caja en Excel es imprescindible que tengas la información sobre los ingresos y egresos de tu empresa, de forma ordenada.
Así sabrás cuáles son los saldos del periodo y podrás proyectar el flujo de caja en el futuro.
Algunos ejemplos de ingresos son: ventas, alquileres, cobro de préstamos, intereses, entre otros.
En tanto, los egresos pueden ser el pago de impuestos, pago de sueldos, préstamos, servicios públicos, entre otros.
A continuación, te mostramos un video que explica cómo usar esta planilla, para que sepas como hacer el flujo de caja en Excel (xls):
La planilla se divide en 3 hojas:
- Cartola: en esta hoja debes vaciar toda la información de las cuentas corrientes de la empresa, rellenando cada una de las columnas. Una de las columnas especifica si corresponde a un movimiento real de caja (un movimiento de efectivo que ya esté en la cuenta corriente) y si es un movimiento proyectado (por ejemplo, cuando hay un cheque que se cobra a plazo, pero que aún no está reflejado en la cuenta corriente). También es muy importante que rellenes la columna de clasificación. Ésta especifica si el movimiento bancario corresponde, por ejemplo, a un costo por venta de servicio o a gastos generales de la oficina.
- Flujo de caja: esta hoja corresponde al reporte de flujo de caja. Contiene todos los movimientos ingresados y clasificados en la hoja Cartola y se irá construyendo de forma automática. La estructura de este reporte tiene la misma configuración que el plan de cuentas definido.
- Plan de cuentas: esta hoja define la estructura del reporte del Flujo de Caja. Es un plan de cuentas básico extraído desde la página del Servicio de Impuestos Internos.
⚠️ ️ Atención: las hojas Flujo de Caja y Plan de Cuentas están bloqueadas para evitar pérdidas de información y de fórmulas.
Si necesitas modificar la plantilla, escríbenos un mail a soporte@chipax.com, solicitando la versión editable.
Si usas este documento, considera que si ingresas más detalles, más útil será la información.
Además, ten en cuenta que el flujo de caja proyectado se realiza de manera anticipada. Es decir, antes de que comience el periodo para el cual se va a elaborar.
Por lo anterior, debes conocer los movimientos financieros frecuentes de tu organización, saber de dónde provienen los ingresos y egresos y sus respectivas cantidades.
Ventajas de usar Excel para la gestión financiera
Utilizar una planilla de Excel para hacer un seguimiento a tus gastos e ingresos, tiene varias ventajas.
Las que se relacionan, principalmente, con el desarrollo de una estructura de egresos y entrada de dinero definida. Ésta te permitirá identificar variables como cuándo, cuánto y por dónde entra y sale el dinero de tu organización.
Asimismo, evitarás realizar cálculos manuales, disminuyendo la posibilidad de errores que pueden ocurrir, al realizar este ejercicio.
Otras ventajas de usar una hoja de cálculo son: podrás realizar proyecciones, conocerás con exactitud tu realidad financiera en un momento determinado y te facilitará el procesamiento de datos.
Además, podrás realizar modificaciones al documento, para que cumpla con los requerimientos particulares de tu empresa.
Por último, la plantilla permite a los usuarios importar los datos externos en un libro de Excel.
De esta manera, podrás ordenar y filtrar los datos relativos al flujo de caja de diferentes maneras, añadiendo resúmenes y subtotales.
Y para efectos de personalización, podrás añadir fórmulas que complementen el análisis de datos.
En conclusión:
Llevar el control de tu flujo de caja semanal, mediante una plantilla Excel, te ayudará a profundizar tus conocimientos acerca de este importante recurso financiero.
Además, si eres un fan de las hojas de cálculo, este proceso será muy entretenido y apasionante. 🤑
