¿Cómo armar tu flujo de caja en Excel?

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¿Cuántos insumos podemos comprar? ¿Puedo adquirirlos al contado o es necesario pedir un crédito? ¿Podemos cancelar las deudas en el plazo correspondiente o tendremos que solicitar un refinanciamiento? 

Cualquiera sea el rubro en que se desarrolla nuestra empresa, estas interrogantes surgen en el día a día dentro de toda actividad financiera. Para poder resolverlas de manera efectiva es necesario realizar un correcto informe de flujo de caja que nos permita conocer el estado económico de nuestra empresa y así proyectar nuestras decisiones para futuro. 

Para nuestro favor, existen soluciones tecnológicas que nos permiten elaborar de forma automatizada y en tiempo real dichos informes, agilizando los procesos y disminuyendo el margen de error. Sin embargo, gracias a Excel podemos producir el documento de forma manual y así tener una visión general del estado de nuestra empresa.

Pero, primero veamos en qué consiste el flujo de caja y cuáles son las principales variables

El flujo de caja y su importancia

Es un concepto financiero que alude a la diferencia que existe entre el efectivo que ingresa menos el efectivo que sale de una organización o de la cuenta personal de un individuo. Los flujos de caja pueden cambiar de acuerdo con distintos periodos, lo que nos entrega información respecto a las distintas decisiones financieras que debamos tomar en el futuro como considerar tipos de financiamiento, por ejemplo.

En términos generales, un informe de flujo de caja positivo quiere decir que los ingresos de un periodo determinado fueron mayores que los gastos o egresos. En cambio, si es negativo los egresos fueron mayores a los ingresos.

Es importante hacer la distinción entre rentabilidad y flujo de caja. Mientras el primer concepto evoca a las ganancias menos gastos, el informe de flujo de caja alude sólo al efectivo. Los desfases que se generan entre que se efectúan las ventas o gastos versus la fecha en que se pagan son los principales responsables de las diferencias entre rentabilidad y flujo de caja.

Algunos de los beneficios que nos provee este tipo de informes son:

  • Prever condiciones de déficit o falta de efectivo, lo que nos obliga a considerar fuentes de financiamiento con un margen de tiempo anticipado.
  • Contar con un respaldo para sustentar la petición de créditos al realizar un proyecto de negocios y su gestión.
  • Conocer de forma cuantificable el nivel de saldo positivo para poder destinarlo a la inversión en el mercado de valores o en la adquisición de tecnología que aumenten la productividad o rentabilidad de nuestra empresa.

¿Quieres saber más acerca de qué es el Flujo de Caja y su importancia para tu empresa? Revisa este artículo.

Elaboración de un flujo de caja en Excel

Sabiendo la importancia de este tipo de documentos es fundamental que lo hagamos de manera correcta. Para aquello, podemos aprovechar los excelentes recursos que nos entrega Excel. 

Para elaborar el estado de flujo de caja es imprescindible contar con la información sobre los ingresos y egresos de nuestra empresa de forma ordenada para que sepamos los saldos del periodo y proyectar el flujo de caja en el futuro. 

Algunos ejemplos de ingresos son los considerados por ventas, alquileres, cobro de préstamos, intereses, entre otros. Por otro lado, los egresos pueden ser el pago de impuestos, pago de sueldos y préstamos, servicios públicos, entre otros. 

Existen plantillas previamente diseñadas de flujo mensual, las cuales se pueden descargar de manera sencilla y personalizar de acuerdo con las características de la empresa, lo que permite tener un registro financiero que obedezca al contexto de cada compañía.

A continuación, conoceremos un video que explica cómo usar esta planilla y poder tomar el control del flujo de caja en Excel:

 

 

La planilla se divide en 3 hojas:

Cartola: esta es la hoja donde se debe llenar la información. Aquí debemos vaciar toda la información de las cuentas corrientes de la empresa rellenando cada una de las columnas. Una de las columnas especifica si corresponde a un movimiento real de caja (un movimiento de efectivo que ya esté en la cuenta corriente) y si es un movimiento proyectado (cuando por ejemplo hay un cheque que se cobra a plazo, pero que aún no está reflejado en la cuenta corriente). También es muy importante rellenar la columna de clasificación que es donde se especifica si el movimiento bancario corresponde, por ejemplo, a un costo por venta de servicio o quizás a gastos generales de la oficina.

Flujo de Caja: esta hoja corresponde al reporte de flujo de caja. Contiene todos los movimientos que vayamos ingresando y clasificando dentro de la hoja Cartola y se irá construyendo de forma automática. La estructura de este reporte tiene la misma configuración que el plan de cuentas definido.

Plan de Cuentas: esta hoja define la estructura del reporte del Flujo de Caja. Es un plan de cuentas básico extraído desde la página del Servicio de Impuestos Internos.

Las hojas Flujo de Caja y Plan de Cuentas están bloqueadas para evitar pérdidas de información y de fórmulas, pero si necesitas desbloquear alguna para modificar la plantilla, no dudes en escribirnos un mail a soporte@chipax.com solicitando la versión desbloqueada.

Entre más detallada se rellene la plantilla, más útil será la información. Es importante considerar que el flujo de caja proyectado se realiza de manera anticipada, es decir, antes de que comience el periodo para el cual se va a elaborar. Por eso, debemos conocer los movimientos financieros frecuentes de nuestra organización y saber de dónde provienen nuestros ingresos y egreso y sus respectivas cantidades.

 

Ventajas de usar Excel para la gestión financiera

Utilizar una planilla de Excel para hacer un seguimiento a tus gastos e ingresos conlleva varias ventajas. Estas, tienen relación, principalmente, con el desarrollo de una estructura de egresos y entrada de dinero definida, que nos permite saber de forma clara variables como el cuándo, cuánto y por dónde entra y sale el dinero de nuestra organización. Además, nos evitamos realizar los cálculos manuales evitando los pequeños errores que pueden surgir a partir de este ejercicio. 

Por otro lado, ocupar una hoja de cálculo para conocer el flujo de caja de nuestros proyectos permite realizar proyecciones, conocer con exactitud la realidad financiera en un momento determinado, facilitar el procesamiento de datos y realizar posibles modificaciones al documento para que cumpla con los requerimientos particulares de la empresa. 

Otra de las ventajas, es que permite a los usuarios importar los datos externos en un libro de Excel. De esta manera, podemos ordenar y filtrar los datos relativos al flujo de cajas de diferentes maneras añadiendo resúmenes y subtotales. Tenemos que mencionar también que, para efectos de personalización, se pueden añadir fórmulas que complementen el análisis de datos.

Como mencionamos anteriormente, en la actualidad existen software para flujo de cajas que cuentan con una serie de funcionalidades que le agregan valor a nuestra organización al optimizar la ejecución de estos informes. No obstante, llevar un control del flujo de caja por medio de una plantilla Excel sirve para profundizar nuestros conocimientos acerca de este importante recurso financiero, además de hacer el proceso entretenido y apasionante. 

¿Prefieres automatizar tu Flujo de Caja? 


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