¿Cómo armar el Plan de Cuentas de una empresa?

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El activo, el patrimonio y los bienes en capital son parte de las cuentas contables de una empresa que permiten tener un mejor control de las finanzas y que garantizan la estabilidad en sus operaciones en el ciclo contable. 

 Lo anterior, significa que las empresas deben contar con un buen nivel de organización en lo que a finanzas se refiere.  Además, una buena organización permite tener un mejor control del patrimonio empresarial. 

Es una necesidad que en toda empresa exista un nivel de organización contable, es decir, que se cuente con un mecanismo que permita una buena lectura de los estados financieros lográndose a través de la implementación de un plan de cuentas contables. Dicho plan de cuentas se basa en un sistema que registra, ordena y clasifica de manera sistematizada todos los movimientos que hay en las distintas cuentas.

¿Qué es un plan de cuentas?

El plan de cuentas contable consiste en el listado de las cuentas que una empresa maneja dentro de su proceso de contabilidad y en el que se refleja la situación real de sus activos y pasivos. Estas cuentas son las que la empresa u organización usa para establecer y registrar sus procesos contables. 

Este plan de cuentas facilita la creación de una estructura para la organización del sistema contable, permitiendo la obtención, de forma sencilla, de toda la información financiera de la empresa. Con el uso de este instrumento toda empresa mantiene un orden de cada cuenta del activo, pasivo, capital, ventas, gastos, compras, ingresos y egresos.

Un plan de cuentas ayuda a la elaboración de importantes estados financieros, como por ejemplo, el balance general, el estado de resultados, estado de patrimonio o el flujo de caja.

¿Cómo armar el plan de cuentas de la empresa?

Todo plan de cuentas para que sea eficaz y verdaderamente útil, debe cumplir con los siguientes parámetros.

  1. Debe ser íntegro: con esto nos referimos a que un plan debe presentar todos los movimientos de las cuentas reales para así registrar cada hecho contable sin exclusión de ningún detalle.
  2. Debe ser sistemático: se debe seguir un orden preestablecido y en función de la clasificación de todas las cuentas generadas según su naturaleza. Al hacerlo, habrá una mejor organización y transparencia para obtener datos reales, de un modo práctico.
  3. Debe ser flexible: la estructura del plan debe permitir, de una manera sencilla y flexible, la incorporación o eliminación de cuentas, de acuerdo con lo que soliciten los entes económicos.
  4. Usar una terminología clara: las cuentas deben reflejar de manera clara y específica a lo que hace referencia, de allí la importancia de establecer una terminología sencilla en el proceso del plan de cuentas contables. Es por lo que se quiere evitar, en la medida de lo posible, caer en ambigüedades en los nombres asignados a las cuentas, es decir, que las denominaciones resulten muy “genéricas”.

Una vez cumplidos estos parámetros, estaremos listos para elaborar un plan que resulte eficaz. 

A continuación, te presentamos una sencilla estructura de un plan de cuentas

De entrada, es importante aclarar que esta estructura es un ejemplo de un plan de cuentas y no un modelo estándar aplicable para toda empresa. Toda compañía tiene sus particularidades distintivas, empezando por la actividad económica que realizan.  

Clases de cuenta  

  1. Activo
  2. Pasivo
  3. Patrimonio
  4. Ingresos 
  5. Gastos
  6. Costo de Venta 
  7. Costo de producción o de operaciones 
  8. Cuenta de orden o deudora 
  9. Cuenta de orden acreedora 

  • Grupos

Para simplificar la estructura del plan en este modelo de plan de cuentas, si centramos sólo nuestra atención en la cuenta Activo hay dos grupos que son propios de esta cuenta y que podemos colocar de esta manera:

             1. Activo 

                           1.1 Activo Corriente 

                           1.2 Activo no Corriente 

  • Cuentas

Finalmente, aquí entran las cuentas que comprenden los grupos. Si seguimos el ejemplo de la nomenclatura anterior, hay que agregar otro dígito para que quede de esta manera:

                    1. Activo 

                                    1.1 Activo Corriente 

1.1.1 Efectivo y equivalentes de efectivo

  • Sub-cuentas

Hará referencia exclusiva a los elementos que comprenden cada una de las cuentas. Si seguimos el ejemplo anterior, de la cuenta efectivo podemos agregar estas sub- cuentas: 

                        1. Activo 

                                    1.1 Activo Corriente 

1.1.1 Efectivo y equivalentes de efectivo 

                                                          1.1.1. 01 Caja

  • Auxiliares

Los auxiliares son los elementos en detalle, haciendo mucho más fácil de visualizar el registro y la sistematización de las operaciones financieras de la empresa. Para llevar un mejor control de las cuentas auxiliares, se sigue el formato de los dos dígitos, tal como hemos hecho con las sub-cuentas. Siguiendo con el ejemplo anterior, quedaría de la siguiente forma: 

                           1. Activo 

                                    1.1 Activo Corriente 

1.1.1 Efectivo y equivalentes de efectivo 

                                                          1.1.1. 01 Caja

                                                               1.1.1.01.001 Caja Menor

Este es un ejemplo sencillo y práctico de una estructura contable que funcionará como eje fundamental para establecer los lineamientos contables más efectivos en una empresa.

¿Y por qué gestionar el plan de cuentas con un software?

  • Se adapta a las necesidades de la empresa: a partir de un software podemos establecer un plan de cuentas contables que se adapte totalmente a la naturaleza de la empresa. Estas herramientas funcionan perfectamente con la estructura de la empresa al ser muy flexibles.
  • Disminuyen los errores humanos: como cada cuenta ha sido registrada previamente, todo está debidamente sistematizado en un software. Con esta herramienta es, mucho menos probable que alguna cuenta quede sin registrarse.
  • Facilidad de uso y lectura: Basta con crear tu plan de cuentas dentro del sistema, luego el usuario debe solo asignar los movimientos. Si es un sistema bien pensado este proceso será muy intuitivo y amistoso.
  • Es muy útil para los impuestos: gracias a este sistema organizado e integrado, podemos saber de manera más eficiente cuáles son los compromisos tributarios y otras obligaciones de la empresatener un mejor control de los periodos, o lapsos de tiempo, y cumplir con los compromisos ante los distintos entes tributarios.
  • Todo está más centralizado: con un software hay una mejor integración de los procesos de la empresa y esto se reflejará en un mayor crecimiento financiero. 

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Un plan de cuentas para mantener todos los registros y cuentas ordenados

Es una enorme ventaja para la empresa que existan herramientas que faciliten los procesos contables y este beneficio se multiplica aún más cuando la tecnología sistematiza algunos mecanismos que, de otra manera, serían engorrosos. 

En el caso del plan de cuentas, permite tener todo debidamente ordenado y registrado; no obstante, con el uso de un software hay un ahorro considerable en el tiempo de exportación e importación de datos.Cuando se tiene un registro sistematizado, el tiempo de respuesta es menor, los resultados son más precisos y la toma de decisiones será más acertada para quien dirige el negocio.

Consideraciones importantes

El plan de cuentas permite la organización y sistematización de las cuentas y de una manera fácil de entender ya que están agrupadas de forma decimal. Este sistema es flexible porque permite hacer agrupaciones ilimitadas y agregar nuevas cuentas, si ese es el caso, o eliminar otras cuentas.

Las empresas que se desempeñan con éxito siempre tienen una organización contable impecable y todo comienza con un plan de cuentas que en definitiva brinda la estructura básica para que todo el sistema contable tenga un orden lógico de la información y se pueda tener un mejor control de los ingresos y egresos.

Recordemos siempre que el objetivo final de todo plan de cuentas es que pueda ser fácil de leer y entender, que las características de las cuentas puedan ser fácilmente identificables y ser muy efectivo

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