Boletas de honorarios: cómo gestionar estos documentos en una pyme

Boleta de honorarios: ¿Qué es y cómo gestionarla en tu negocio?
Boleta de honorarios: ¿Qué es y cómo gestionarla en tu negocio?

Varias pymes ven en las boletas de honorarios la respuesta a muchos problemas. 

Es una decisión muy legítima porque la tercerización de servicios permite a estas empresas concentrarse en lo suyo (vender) y subcontratar aquellas labores o servicios que requieren capacidades o habilidades que en ese momento no tienen.

Es una relación laboral más sencilla que un contrato de trabajo. Sin embargo, conlleva la emisión de boletas de honorarios, documentos tributarios que afectan tu administración financiera y gestión contable. Por eso es crucial que entiendas cómo manejarlas.

¿Qué es el trabajo a honorarios?

Es un tipo de ingreso que genera un trabajador independiente o una sociedad de profesionales a cambio de prestar un servicio o producir algo. Es una renta que paga impuestos al Servicio de Impuestos Internos (SII).

Según el portal trabajando.cl, un trabajo debe cumplir los siguientes requisitos para calificar como a honorarios:

  • La entrega del producto o servicio es esporádica.
  • No hay una relación laboral fija ni obligatoria.
  • No existe subordinación o dependencia.

Es una relación laboral simple y directa; tu empresa solicita los servicios del prestador y le pagas una vez que los entrega, sin mediar contrato de trabajo ni derechos laborales regidos bajo el Código del Trabajo, tales como feriados, indemnización por años de servicio, descanso en días festivos, etc.

Durante todo el periodo en que este trabajador labora para ti, “arrienda” sus servicios de asesoría, consultoría, investigación o producción de una obra material.

Emplear este tipo de trabajo conlleva una gestión financiera y contable ya que afecta la organización de tus recursos (tienes que pagarle) y el registro de este servicio en tus estados financieros (es un costo y un gasto).

¿Cómo le pagas a tus trabajadores a honorarios? 

A través de una boleta de honorarios, un documento tributario electrónico (DTE) que está regulado por el SII.

¿Qué es la boleta de honorarios?

Es un DTE que emite una persona natural que realiza actividades comerciales de forma esporádica o como trabajador independiente. Esta persona paga impuestos como  un Contribuyente de Segunda Categoría porque no tiene un contrato laboral directo. 

En otro artículo te cuento sobre los otros tipos de documentos tributarios en Chile

¿Cuándo el trabajador emite una boleta de honorarios?

Una vez que recibes lo convenido, el prestador del servicio emite una boleta a través del sitio web del SII. Al hacerla, elige que el receptor del documento (ósea, tu empresa) actúa reteniendo un porcentaje del total de los honorarios.

El prestador no requiere de tu autorización para emitir el documento. Así que no puedes negarte a recibirla porque es un documento tributario autorizado por el SII.

¿Y por qué tu pyme debe retener ese dinero?

Según la Ley de Impuesto a la Renta (LIR), tu empresa tiene la obligación tributaria de retener ese dinero y pagarlo al Fisco como impuesto a la renta durante la Operación Renta del año correspondiente a la boleta.

Al retener el dinero, tu empresa ayuda a garantizar que ese tributo sea pagado. 

Leer también: Cómo calcular una boleta de honorarios en Chile 2022

¿Cuánto se descuenta por boleta de honorarios en 2022?

Desde el 1 de enero de 2022 que la retención es de 12,25% del valor bruto que le pagas al trabajador a honorarios por sus servicios. 

Por ejemplo: 

  • Acordaste pagar $200.000 brutos por el trabajo realizado.
  • La retención del 12,25% es de $24.500 del monto total.
  • El dinero líquido que le entregas al trabajador es de $175.500.

¿Cómo le paga tu empresa esta retención al SII?

Este dinero debe ser pagado a través del sitio web del SII el mes siguiente de la emisión de la boleta, el día 12. 

¿Qué sucede si no pagas la retención del 12,25%?

Perjudicas a tu negocio y al trabajador. Primero, tu empresa se convierte en un deudor fiscal, arriesgando reajustes, intereses y multas correspondientes. 

De hecho, el SII explica que tienes que rectificar el Formulario 29 de Declaración Mensual y Pago Simultáneo correspondiente al período cuando omitiste la retención.

Mientras, el prestador del servicio tendrá problemas cuando declare sus impuestos en la Declaración de Renta el año siguiente. 

Pero descuida, ¡porque al SII no se le pasa ni una! Si te atrasas en enterar este dinero, te enviará una notificación a ti y al trabajador para que rectifiquen el asunto en el sitio web.

¿Cómo saber si alguien emitió una boleta a tu pyme?

Este documento tributario siempre llegará en formato electrónico (PDF) al email que registraste para recibir notificaciones del SII. 

Si por alguna razón no llega a tu email o no puedes abrir el documento digital, puedes consultar en el sitio web del Servicio siguiendo estos pasos.

  1. Vas al menú principal, sección Servicios online
  2. Presionas el botón Boletas de honorarios electrónicas
  3. Luego aprietas el botón que dice Emisor de Boleta de honorarios
  4. Después eliges la opción Consultas sobre boletas de honorarios electrónicas
  5. Sigues a Consultar boletas recibidas, informes mensuales 

¿Tus trabajadores a honorarios tienen derechos?

Sí. El derecho a que les pagues lo acordado. La Dirección del Trabajo aclara que cualquier otro beneficio depende de lo que convengas con ellos directamente al momento de solicitar y contratar su servicio a cambio de un pago monetario. Muchas empresas prefieren dejar esto por escrito en un contrato de servicios a honorarios, pero otras simplemente tienen acuerdos de palabra.

¿Es la boleta de honorarios un contrato?

No. Pero muchas veces prestadores de servicios la usan como un “contrato tácito” que demuestra que hubo una relación laboral y comercial entre una empresa y ellos. La boleta adquiere otro valor cuando un empleador no paga el dinero acordado y el trabajador decide demandarlo ante Tribunales.

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¿Puedes pagar las retenciones a través de un software de gestión financiera?

No. Este pago se hace directamente al SII. Lo que sí puedes hacer es que el sistema lleve un registro de estos pagos y que forme parte de los informes de gestión financiera.

Bonus: 5 Consejos para gestionar exitosamente las boletas de tus prestadores de servicios

  1. Haz una correcta gestión contable de estas boletas para que no perjudique tu administración financiera. Es una cuenta por pagar en el balance general hasta que pagas el servicio, luego se convierte en un gasto y en un costo variable y queda registrado así en el estado de resultados.
  2. No la confundas con un contrato. Es evidencia de que hubo una relación laboral y comercial con el trabajador independiente, pero nada más.
  3. Mantén un registro del pago de las retenciones con la ayuda de un software de gestión de finanzas.
  4. Cuando hagas la conciliación bancaria, asegúrate de identificar claramente estos pagos con el número de la boleta al hacer las transacciones para que los puedas identificar rápido.

Ocupa los informes mensuales de boletas recibidas que te entrega el SII como respaldo para llevar un control adicional de los honorarios y retenciones mensuales y lo compares así con tu registro interno.

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