Hoy en día no necesitas predecir el futuro ni tener poderes de pitonis@ para saber en qué momento podrás concretar una venta. Tan sólo necesitas utilizar las herramientas adecuadas. Y una que no puede faltar en tu equipo comercial es un pipeline de ventas. 

¿Que es un pipeline?

Conocido también como embudo de ventas, éste lo puedes comparar con una línea de tiempo que divides en etapas y en la cual estarán todas las tareas o acciones que considera un proceso de venta. 

Las etapas son la parte más importante de tu pipeline, cada una  de ellas debe tener su propio fin, las que en conjunto contribuirán a alcanzar un gran objetivo final.  Probablemente, la tarea de crear un pipeline te tomará bastante tiempo, ya que además de definir las fases o etapas de tu proceso de venta, deberás identificar cuáles son las tareas o condiciones que se deberán cumplir, para que un lead o prospecto avance a una siguiente etapa.  

Toda la información contenida en el pipeline, le permitirá al vendedor gestionar sus ventas de manera más eficiente. En el caso de que esté manejando muchos prospectos, con tan sólo una mirada, sabrá quienes están avanzados, quienes necesitan ayuda para avanzar al siguiente paso y cuáles son los que no están calificados para seguir con el proceso.  

Esta es una herramienta que te permitirá ordenar, estructurar y visualizar cada una de las fases que considera un proceso de trabajo (en este caso las ventas), pero que también podrás usar en otras áreas de una empresa. 

En nuestro caso, usamos dos tipos de pipeline: uno enfocado a tareas y el segundo para los leads.

Un ejemplo de pipeline de tareas, totalmente gratuito, es Trello. Con éste podrás gestionar todas tus actividades diarias, asignando el estado o progreso de tus proyectos o actividades. Otro es Notion (yo la uso actualmente) también tienen un plan freemium y con ella armé mi propio roadmap, mis tareas y proyectos.

Para gestionar las ventas usamos el famosísimo Hubspot, el cual nos ayuda a entender cómo los clientes se van moviendo desde una fase a otra. 

Si aún no has armado tu pipeline, acá te dejo algunas sugerencias para que inicies este trabajo.

¿Cómo armar un pipeline?

Una pizarra, una gran cartulina o una planilla de Excel te servirán para comenzar a darle vida a tu primer pipeline. En el caso de que tu proceso de ventas tenga muchos pasos, necesitarás bastante espacio para anotar todas las tareas que éste considera.

Como mencioné anteriormente, el pipeline es como una línea de tiempo que define cuáles son los pasos o etapas por las que transita un lead o futuro cliente. Por lo tanto, cada una de las tareas o acciones que incorpores, deberán quedar consignadas en orden cronológico. 

Entonces, para partir, deberás trazar una línea horizontal y en la parte superior, anota cada una de las tareas que corresponden al vendedor y en la parte superior, apunta las que debiera ejecutar el usuario o cliente.

Este ejercicio también te ayudará a definir el Customer journey o el viaje de tu eventual comprador, es decir, podrás establecer cada una de las fases que tu potencial cliente deberá seguir hasta materializar una compra (que es el objetivo del departamento de ventas). Por lo tanto, cada acción asociada al equipo de ventas debe contribuir a concretar ese objetivo.

A continuación, te dejo una imagen de referencia que te guiará en la construcción de tu pipeline.

Ojo: cada negocio es único y tiene sus particularidades, por eso cada pipeline será diferente según las características y la naturaleza de la empresa. 

Etapa de descarte 

Una vez que identificaste todas las tareas, ya sea desde el punto de vista del vendedor como del usuario, el siguiente paso consistirá en pulir esa información.  O sea, tendrás que priorizar cuáles de estas actividades son las más importantes, las que finalmente conformarán tu proceso de ventas.

Puede que esta etapa sea un poco difícil, ya que significa eliminar algunos pasos, que probablemente consideres importantes. Sin embargo, para facilitar este proceso, acá te comparto cuatro criterios que te ayudarán a identificar cuáles son las acciones o tareas que sí o sí debes dejar dentro y cuáles son a las que deberás decirle adiós. Estos son: required, factual, inspectable y buyer centric. 

• Required: el primer paso consiste en dejar sólo lo necesario. De todas las actividades que registraste en tu pizarra, debes preguntarte cuáles de ellas son indispensables en tu proceso.

• Factual: se refiere a aquellas acciones concretas, que están amarradas a una acción específica. Puedes identificarlas fácilmente, si responden a respuestas cerradas: Sí / No.

• Inspectable: hace referencia a una acción que es medible, o que se puede registrar. Por ejemplo, una reunión quedará registrada mediante un calendario o un correo electrónico. 

• Buyer centric: por último, deberás poner especial atención a aquellas acciones o tareas que estén centradas en el usuario / cliente.

Identifica los “exit criteria”

Los exit criteria o criterios de salida, son las variables o acciones que tienen que ocurrir para que un deal se mueva desde una etapa a otra. 

Por ejemplo, algunas de las acciones específicas que podemos definir para que un posible cliente pase de una fase a otra, podrían ser: llamada realizada, agendamiento de demo, firma contrato, entre otras. Todas estas acciones dependen del proceso que hayas establecido en la estrategia de ventas. 

¿Por qué deberías usar un pipeline? 

Gracias a éste podrás establecer cuáles son las tareas que debe ejecutar tu equipo de ventas y habrá menos espacio para la improvisación. 

Además, te ayudará a identificar en qué etapa del funnel de ventas están tus prospectos: quienes están más cerca de cerrar una venta y quienes se quedaron atrás.  

Podrás ir modificando algunas acciones e implementar nuevas estrategias que te permitan mejorar los resultados de tu proceso de venta. Con todas estas ventajas, a medida que vayas avanzando de etapa en etapa, alcanzarás el objetivo final que tiene el pipeline, en mi caso, concretar la venta. 

Pro Tip:
No debes confundir el pipeline con el funnel de ventas o el embudo de ventas. Mientras que el primero contiene las acciones que un vendedor ejecuta para convertir a un lead en un cliente; el purchase funnel muestra el número de prospectos que tu empresa ha recibido (parte más ancha del funnel) y cuáles de ellos avanzan (parte más estrecha), hasta convertirse en clientes. 

En conclusión

Hacer este ejercicio te permitirá organizar cuáles son las tareas que sí o sí son necesarias en tu proceso de ventas y te permitirá eliminar todos esos pasos repetitivos, que entorpecen tu flujo.

Si actualmente, tienes una forma de hacer las cosas que sólo está en tu cabeza, o ya identificaste una forma de vender, pero es muy extensa, con este ejercicio podrás eliminar todos los extras y pasos que están demás y que no aportan en tu proceso de ventas.