La facturación electrónica es obligatoria hoy en Chile para todas las empresas sin importar su tamaño. Por eso, el SII permite a los contribuyentes realizar su facturación por medio de varios tipos de software especializados en facturación electrónica.

Las tres opciones de facturación que están previamente autorizadas por el SII son:

• El facturador gratuito del SII
• Un facturador electrónico propio autorizado
• Un facturador de mercado autorizado

Pero ¿deberías usar la opción de facturación gratuita del SII o un facturador de mercado? ¿Cuál es mejor? Hoy analizaremos las diferencias, ventajas y desventajas de cada una de estas opciones para que puedas tomar la mejor decisión. 💡

Primero: ¿qué tienen en común todos los facturadores?

Todos los facturadores electrónicos, sea el del SII, uno propio o uno de mercado, necesitan contar con un certificado digital previamente adquirido para poder funcionar. Los certificados no sólo proveen una capa adicional de seguridad sino que son reconocidos como la firma electrónica que toda factura por norma está obligada a llevar. 🔐

Para adquirir los certificados digitales, el SII ha acreditado a varias empresas para emitirlos. Estas son algunas de ellas:

• Acepta
• E-CertChile (Cámara de Comercio de Santiago)
• Paperless
• IDOK (BPO Advisors)

Los certificados se pueden adquirir por al menos un año y luego deben ser renovados, aunque si lo adquieres por más años el precio disminuye.

Ahora sí, hablemos de facturadores👍

El facturador del SII: una opción sencilla y gratuita 💪

Si has utilizado el facturador del SII, te darás cuenta que tiene algunos beneficios frente a los de mercado y propios. Veamos en qué áreas destaca:

La primera de las ventajas del facturador electrónico del SII es que es gratuito y puedes acceder a él por medio de su página web. Lo único de pago que necesitas para usarlo es el certificado digital, tu computador e internet.

Dentro de los documentos que puedes emitir, están las facturas afectas electrónicas, facturas exentas electrónicas, también las notas de crédito y las notas de débito, que son complementos importantes en caso de que haya errores en la facturación. También puedes emitir guías de despacho y facturas de compra en caso de que adquieras un bien o servicio a alguien que no pueda emitir facturas.

Aún así, este sistema no está exento de limitaciones. Por ejemplo, está diseñado especialmente para empresas pequeñas o incluso medianas que deseen emitir facturas de una forma más simple. No menos importante, es que las empresas que quieran emitir facturas a través de este facturador, no pueden superar los 500 millones de pesos en ventas anuales. 

No permite emitir facturas masivamente ni de forma automatizada 🤖, por lo que si tu empresa es grande y emite facturas constantemente, lo más recomendable es utilizar un sistema de terceros o propio.

Además, este funciona independiente de otras plataformas de facturación y únicamente con los documentos que se presentan en la plataforma. Si bien no tienes la necesidad de contar con software adicional, sí puede limitar la posibilidad de integrarse con otros sistemas de finanzas para facilitar tu trabajo.

Facturador de mercado: la mejor opción para trabajar en grande ✅

Desde la implementación de la facturación electrónica obligatoria la cantidad de software de facturación de mercado se ha incrementado considerablemente. Estos cuentan con algunas ventajas adicionales si los comparamos con el del SII. Veamos cuáles son:

Algunos sistemas de facturación de mercado tienen la capacidad y la facilidad de integrarse con otros sistemas de finanzas y contabilidad, como un ERP o un software de gestión empresarial, además de permitir la emisión masiva o individual de diferentes tipos de documentos tributarios o DTE. Algo muy importante a considerar es que, a diferencia del facturador gratuito del SII, un facturador de mercado te permite emitir boletas electrónicas.

Además, tienen la ventaja de estar completamente al día en cuanto a legislación 📃, y actualizado en su funcionamiento ya que la empresa proveedora se encargará de este proceso continuamente. Esto incrementa la fiabilidad y seguridad del sistema cada día.

Los sistemas de facturación de mercado, no obstante, necesitan estar certificados por el SII. Por lo tanto, uno de los factores a los que debes prestar más atención es precisamente que cuenten con esta certificación para evitar llevarse sorpresas.

Estos facturadores, debido a que deben ser regulados y certificados por el SII, son de pago, pero sus precios pueden variar de acuerdo a la cantidad de servicios que te ofrezcan o a las necesidades o tamaño de tu empresa, aunque son más aptos para medianas y grandes compañías.

Pero tienen una desventaja en comparación al facturador del SII y es que, ya que son entidades independientes, al necesitar la certificación del SII para poder operar, en el momento que la pierdan puede ser un problema para tu negocio.

Por tal razón, es importante conocer la experiencia que tiene dicha empresa en el mercado y mirar previamente reseñas para conocer si el software que vas a adquirir es fiable. Aquí podrás ver las opciones que actualmente están acreditadas por el SII.

Facturador propio: la opción menos recomendable 👀

Cualquier empresa puede encargar el desarrollo de un software de facturación o, si está dentro de sus posibilidades y competencias, puede encargarse ella misma de hacerlo.

Sin embargo, esta opción tiene más problemas que el facturador del SII o que un facturador de mercado debido a que su diseño, desarrollo e implementación suele ser muy costoso y tomar mucho tiempo.

De igual manera, necesitarás obtener previa autorización del SII para poder usarlo, y tendrás que hacerle tu mismo las mejoras necesarias, solucionando problemas que puedan surgir durante su uso.

Este tipo de software también está expuesto a errores que pueden ser perjudiciales para el desarrollo y el control de tu facturación, algo con lo que hay que tener mucho cuidado desde el principio.🔍

Es por esto que, aunque las empresas quieran tener un control total de su facturación, esta opción es la menos conveniente de todas, incluso si la empresa es grande y dispone de los recursos para hacerlo. Hay empresas especializadas que por un precio mucho menor harán este trabajo y proveen muchos otros beneficios, liberándote de la carga del mantenimiento y la seguridad.

En conclusión ⚡

Como siempre en estos casos, no te podemos asegurar cuál opción es mejor o peor que otra, o cuál le conviene más a tu empresa.

Sin embargo, nosotros recomendamos el facturador del SII cuando estás iniciando o tu empresa es pequeña, ya que simplificará mucho la tarea de facturar y podrás dedicar tiempo a otras que son prioritarias cuando una empresa es nueva o está creciendo. Además es gratuito, por lo que será un costo menos para tu empresa en etapas donde el flujo de caja es tan importante.

Si por el contrario, tu empresa ya es mediana o grande, es importante que empieces a considerar una opción de mercado ya que tiene ventajas adicionales que pueden ser muy útiles para optimizar el crecimiento como la integración con otras plataformas, la capacidad de emitir todo tipo de documentos tributarios, llevar todas las finanzas de la empresa en un mismo sitio y su soporte técnico.